Rückstellungen

Sie haben in unserer ERP-Lösung die Möglichkeit, Rückstellungen abzubilden. Diese dienen dazu, potenzielle zukünftige Verpflichtungen oder unsichere Kosten zu berücksichtigen, deren genaue Höhe oder Fälligkeit noch nicht feststeht – etwa erwartete Steuernachzahlungen, Garantiemaßnahmen, anstehende Reparaturkosten oder laufende Gerichtsverfahren. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Rückstellung einrichten
• Rückstellungsbuchungsgruppe anlegen
• Rückstellungsklasse anlegen
• Rückstellung anlegen
• Zuführung von Rückstellungen
• Verwendung von Rückstellungen
• Auflösung von Rückstellungen
• Rückstellungen in IST-Kalkulation
  • Rückstellungen für die IST-Kalkulation einrichten
  • Buchung von Rückstellungen in IST-Kalkulation
  • Auflösung von Rückstellungen in IST-Kalkulation
• Rückstellungsspiegel anzeigen

Rückstellung einrichten

Um die Rückstellungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese zunächst in der Finanzbuchhaltung Einrichtung einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Navigieren Sie zum Inforegister Rückstellung.
• Um die Rückstellungsfunktion nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass der Schieberegler Aktiv aktiviert ist.
• Tragen Sie im Feld Rückstellungsnr. die Nummernserie ein, die für neu erstellte Rückstellungen verwendet werden soll.
• Tragen Sie im Feld Rückstellung Buch.-Blattvorlagenname den Buch.-Blattvorlagennamen für neu erstellte Rückstellungen ein.
• Tragen Sie im Feld Rückstellung Buch.-Blattname den Buch.-Blattnamen für neu erstellte Rückstellungen ein.

Sie haben erfolgreich die grundlegende Einrichtung für Rückstellungen vorgenommen.

Rückstellungsbuchungsgruppe anlegen

Um festzulegen, auf welche Sachkonten Rückstellungen gebucht werden sollen, ist es erforderlich, eine entsprechende Buchungsgruppe zu definieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Rückstellungsbuchungsgruppen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rückstellungsbuchungsgruppe anzulegen.
• Füllen Sie die Felder anhand der folgenden Tabelle aus:

Sie haben erfolgreich eine Buchungsgruppe für Rückstellungen angelegt.

Rückstellungsklasse anlegen

Um neu erstellte Rückstellungen gruppieren zu können, z. B. für Berichte, können Sie sogenannte Rückstellungsklassen anlegen. Sie können diese frei nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Rückstellungsklassen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rückstellungsklasse anzulegen.
• Tragen Sie in der Spalte Code einen eindeutigen Code für die neue Rückstellungsklasse ein.
• Tragen Sie in der Spalte Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für die neue Rückstellungsklasse ein.
• Tragen Sie in der Spalte Stand.-Rückstellungsbuchungsgruppe die standardmäßige Rückstellungsbuchungsgruppe ein.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellungsklasse angelegt.

Rückstellung anlegen

Um Rückstellungen für einen oder mehrere Wartungsverträge anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Rückstellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rückstellung anzulegen.
• Füllen Sie die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus:

Sie haben erfolgreich eine Rückstellung angelegt. Sie können diese später in den Fibu Buch.-Blättern, Wartungsverträgen sowie Einkaufsbelegen angeben, um die Buchung von konkreten Rückstellungswerten zu veranlassen.

Zuführung von Rückstellungen

Um eine Rückstellung für einen potentiellen Kostenaufwand zu bilden, müssen Sie zunächst einen Betrag zuführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Wartungsvertrag anzulegen oder öffnen Sie einen bereits vorhandenen Wartungsvertrag. Mehr Informationen zur Erstellung von Wartungsverträgen finden Sie unter Wartungsverträge.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rückstellungen.
• Wählen Sie unter Rückstellungsnr. die Nummer einer zuvor angelegten Rückstellung aus.
• Die Felder Beschreibung, Gültig ab sowie Gültig bis werden automatisch mit den auf der Rückstellungskarte definierten Werten ausgefüllt.
• Geben Sie im Feld Zuführungswert die Höhe der Rückstellung als negativen Zahlenwert an, z. B. -5.000,00.
• Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Inforegisters auf Zuführungsbuchung erstellen.
• Das Fenster Rückstellungsbuchungen erstellen wird geöffnet.
• Wählen Sie im Feld Buchungsdatum das gewünschte Buchungsdatum aus.
• Geben Sie im Feld Belegnr. die Belegnummer für die Buchung an.
• Geben Sie im Feld Buchungsbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung der Buchung an. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Standardbeschreibung Rückstellungswartungsvertrag [Wartungsvertrags-Nr.] verwendet.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Die Zuführungsbuchung wird erstellt und die Seite Fibu Buch.-Blätter geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen, um die Zuführung der Rückstellung zu buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Buchung wird durchgeführt.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellung für einen Wartungsvertrag erstellt. Auf der Wartungsvertragskarte wird das Kontrollkästchen in der Spalte Gebucht im Inforegister Rückstellungen nun automatisch aktiviert. Auf der Seite Rückstellungen werden die Felder Anz. der Wartungsverträge sowie Wert der zugehörigen Rückstellung ebenfalls automatisch aktualisiert.

Verwendung von Rückstellungen

Rückstellungen können in Anspruch genommen werden, um z. B. die Kosten von Ersatzteilen aus Einkaufsbestellungen zu decken. Gehen Sie wie folgt vor, um Rückstellungen in Einkaufsrechnungen zu verwenden:

• Öffnen Sie die Seite Einkaufsrechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie die Einkaufsrechnung, zu der Sie eine Rückstellung hinzufügen möchten, oder klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rechnung zu erstellen.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Füllen Sie die Felder anhand der Angaben der folgenden Tabelle aus:

Ihre Angaben werden automatisch gespeichert. Sie haben erfolgreich eine Rückstellungsverwendung gebucht. Sobald Sie die Einkaufsrechnung buchen, wird der Wert der zugehörigen Rückstellung auf der Seite Rückstellungen ebenfalls automatisch aktualisiert.

Auflösung von Rückstellungen

Rückstellungen können aufgrund verschiedener Faktoren aufgelöst werden, z. B. weil die Verpflichtung erfüllt wurde, die Höhe der benötigten Rückstellung angepasst werden muss oder die Rechtslage sich geändert hat. Gehen Sie zur Auflösung einer Rückstellung wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Wartungsvertrag und navigieren Sie zum Inforegister Rückstellungen.
• Klicken Sie in die Zeile der Rückstellung, für die Sie eine Auflösungsbuchung durchführen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Auflösungsbuchung erstellen.
• Das Fenster Rückstellungsbuchungen erstellen wird geöffnet.
• Wählen Sie im Feld Buchungsdatum das gewünschte Buchungsdatum aus.
• Geben Sie im Feld Belegnr. die Belegnummer für die Buchung an.
• Geben Sie im Feld Buchungsbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung der Buchung an. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Standardbeschreibung Rückstellungswartungsvertrag [Wartungsvertrags-Nr.] verwendet.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Die Auflösungsbuchung wird erstellt und die Seite Fibu Buch.-Blätter geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen, um die Auflösung der Rückstellung zu buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Buchung wird durchgeführt.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellungsauflösung gebucht. Auf der Seite Rückstellungen wird der Wert der zugehörigen Rückstellung ebenfalls automatisch aktualisiert.

Rückstellungen in IST-Kalkulation

Sie haben die Möglichkeit, Rückstellungen für einen Serviceartikel über die IST-Kalkulation zu buchen oder aufzulösen. Die Einrichtung und der Prozess hierzu werden in den nachfolgenden Unterabschnitten erläutert.

Rückstellungen für die IST-Kalkulation einrichten

Bevor Sie Rückstellungen über die IST-Kalkulation buchen oder auflösen können, müssen Sie die Verwendung von Rückstellungen für die IST-Kalkulation einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Navigieren Sie zum Inforegister IST-Kalkulation.
• Vervollständigen Sie im Bereich Rückstellung die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle:

Sie haben erfolgreich die Einrichtung für Rückstellungen aus der IST-Kalkulation abgeschlossen. Die hinterlegten Rückstellungen legen fest, auf welche Sachkonten die Rückstellungen aus der IST-Kalkulation bei der Buchung übertragen werden.

Buchung von Rückstellungen in IST-Kalkulation

Die Werte der IST-Kalkulation können von der Soll-Kalkulation abweichen, z. B. weil noch nicht alle Kosten oder Rabatte gebucht wurden. In diesem Fall können Sie eine Rückstellung buchen, um die IST-Kalkulation an die Soll-Kalkulation anzunähern. Um Rückstellungen über die IST-Kalkulation buchen zu können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Sie haben eine Verkaufskalkulation mit einer zugehörigen Soll-Kalkulation angelegt.
• Sie haben aus dieser Verkaufskalkulation eine Einkaufsbestellung erstellt.

Gehen Sie anschließend wie folgt vor, um über die IST-Kalkulation eine Rückstellung zu buchen:

• Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceartikel.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
• Wählen Sie in der IST-Kalkulation im Inforegister Serviceartikel im Feld Soll-Kalkulationsnr. die Soll-Kalkulation aus, mit der Sie die IST-Kalkulation des Serviceartikels vergleichen möchten. Zur Auswahl stehen nur Soll-Kalkulationen des gleichen Serviceartikels.
• Navigieren Sie zum Inforegister Übersicht. Mehr Informationen zum Inforegister erhalten Sie hier.
• Tragen Sie für die gewünschten Kostenbereiche im Feld Rückstellung zu buchen die Höhe der Kosten, die zurückgestellt werden sollen, ein, z. B. 5.000,00.
• Tragen Sie im Feld Buchungsbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für die Buchung ein.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Rückstellung erstellen.
• Die Seite Fibu Buch.-Blätter wird mit der erstellten Buch.-Blattzeile geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen, um die Rückstellung zu buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Buchung wird durchgeführt.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellung aus der IST-Kalkulation gebucht.

Auflösung von Rückstellungen in IST-Kalkulation

Sobald die offenen Kosten oder Rabatte gebucht wurden, können Sie die zugehörigen Rückstellungen auflösen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceartikel.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
• Wählen Sie in der IST-Kalkulation im Inforegister Serviceartikel im Feld Soll-Kalkulationsnr. die Soll-Kalkulation aus, mit der Sie die IST-Kalkulation des Serviceartikels vergleichen möchten. Zur Auswahl stehen nur Soll-Kalkulationen des gleichen Serviceartikels.
• Navigieren Sie zum Inforegister Übersicht. Mehr Informationen zum Inforegister erhalten Sie hier.
• Tragen Sie für die gewünschten Kostenbereiche im Feld Rückstellung aufzulösen die Höhe der Kosten, die aufgelöst werden sollen, ein, z. B. 20.000,00.
• Tragen Sie im Feld Buchungsbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für die Buchung ein.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Rückstellung auflösen.
• Die Seite Fibu Buch.-Blätter wird mit der erstellten Buch.-Blattzeile geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen, um die Auflösung zu buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Buchung wird durchgeführt.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellung aus der IST-Kalkulation aufgelöst.

Rückstellungsspiegel anzeigen

Um einen besseren Überblick über Ihre Rückstellungen zu erhalten, können Sie in unserer ERP-Lösung einen Rückstellungsspiegel anzeigen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Rückstellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Berichte > Drucken.
• Füllen Sie die Felder anhand der Informationen der folgenden Tabelle aus:

• Nehmen Sie weitere Einstellungen nach Bedarf vor.
• Klicken Sie auf Drucken, um den Rückstellungsspiegel zu drucken.

Sie haben erfolgreich einen Rückstellungsspiegel erstellt.