Aktualisiert: 10.07.2026

Funktionen

Dieses Kapitel beschreibt die Funktionen, die Sie mit Aptean ECM Connect x Continia Expense Management ausführen können. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Automatische Archivierung bei Buchung

Dies ist die Kernfunktion der Erweiterung. Wenn Archivierung von Beleganhängen aktiviert ist, läuft der folgende Prozess vollautomatisch ohne Benutzereingriff ab:

Einzelnen Beleg buchen

Wenn ein einzelner Beleg in Continia Expense Management gebucht wird, erfasst die Erweiterung sofort alle zugehörigen Anhänge und stellt sie für den Export in das angebundene Dokumentenmanagementsystem über die Aptean ECM Connect Filebox-Exportposten bereit.

Abrechnung buchen

Wenn eine Abrechnung gebucht wird, archiviert die Erweiterung die Anhänge sämtlicher Belege, die zu dieser Abrechnung gehören.

Archivierungsstatus

Nachdem alle Anhänge eines Belegs erfolgreich für den Dokumentenmanagementsystem-Export vorgemerkt wurden, erhält der Beleg das Kennzeichen Archiviert. Dieses verhindert, dass dieselben Anhänge erneut in die Warteschlange aufgenommen werden.

Hinweis

Wird ein Aptean ECM Connect Filebox-Exportposten gelöscht (z. B. bei der Fehleranalyse), wird das Kennzeichen Archiviert des zugehörigen Belegs automatisch zurückgesetzt, sodass eine erneute Archivierung möglich ist.

Stapelarchivierung gebuchter Belege

Falls Belege gebucht wurden, bevor die Einstellung Archivierung von Beleganhängen aktiviert war, oder falls die Archivierung aus einem anderen Grund fehlgeschlagen ist, können Sie mit der Stapelarchivierungsaktion alle ausstehenden Ausgaben auf einmal verarbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn Ausgabenanhänge archivieren aktiviert ist.

  • Suchen Sie die Seite ECM Connect 365 Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Stapellauf Belegarchivierung.
  • Der Prozess ermittelt alle gebuchten Belege, die noch nicht archiviert wurden, und stellt ihre Anhänge für den Dokumentenmanagementsystem-Export bereit.
  • Es wird eine Meldung angezeigt, wenn keine Belege zur Archivierung vorhanden sind.

Sie haben erfolgreich die Stapelarchivierung gebuchter Belege ausgeführt.

Archivierungsstatus manuell verwalten

In Ausnahmesituationen, z. B. bei der Migration historischer Daten oder bei der Korrektur des Archivierungsstatus nach einem Systemfehler, können Sie das Kennzeichen Archiviert für eine oder mehrere Belege manuell setzen oder löschen. Dazu dient der Bericht Stapellauf Spesenbelege als Archiviert markieren. Gehen Sie wie folgt vor, um den Bericht auszuführen und den Archivierungsstatus manuell zu verwalten:

  • Suchen Sie die Seite ECM Connect 365 Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Stapellauf Belegarchivierung > Stapellauf Spesenbelege als Archiviert markieren.
  • Wählen Sie den gewünschten Status des Schieberegler Setze Archiviert auf anhand der nachfolgenden Tabelle aus:
Status des Schiebereglers Auswirkung
Aktiviert Diese Option kennzeichnet die ausgewählten Belege als archiviert. Verwenden Sie diese Option, um eine erneute Archivierung für Dokumente zu unterdrücken, die bereits über einen anderen Weg im Dokumentenmanagementsystem vorhanden sind.
Nicht aktiviert Diese Option setzt den Archivierungsstatus zurück. Die nächste automatische Archivierung oder die Stapelarchivierung verarbeitet die Anhänge der ausgewählten Belege dann erneut.
  • Legen Sie auf der folgenden Seite Filter fest, um die gewünschten Ausgaben auszuwählen, z. B. Filterung nach Lfd. Nr. oder Abrechnungs Nr..
  • Klicken Sie auf OK, um die Änderung zu übernehmen.

Sie haben erfolgreich den Archivierungsstatus manuell verwaltet.