Arbeiten mit Anmietungsverträgen

Dieses Kapitel befasst sich mit dem Anlegen und Bearbeiten von Anmietungsverträgen. Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten:

Anmietungsvertrag erstellen
Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag verknüpfen
Verknüpfung zwischen einem Anmietungsvertrag und einem Mietvertrag entfernen
Vertragsstatus Anmietung
- Belegstatus Anmietung
- Bestätigungsstatus

Anmietungsvertrag erstellen

Wenn Sie das Angebot eines Anbieters annehmen möchten, können Sie einen Anmietungsvertrag auch über die Seite Anmietungsverträge anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Sie können nur einen Anmietungsvertrag abschließen, wenn Sie dazu berechtigt sind. Informationen dazu, wie Sie Benutzerberechtigungen erteilen, erhalten Sie unter Berechtigungen in Aptean Rental.

Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Eine Liste aller bereits vorhandenen Anmietungsverträge wird angezeigt.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag anzulegen.
Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
Optional Wählen Sie Mehr anzeigen aus, falls nicht alle Felder angezeigt werden.

Inforegister	Option	Beschreibung
Allgemein	Miete von Kred.-Nr.	Geben Sie hier die Nummer des Kreditors an, von dem der Artikel gemietet wird.
	Miete von Kreditorenname	Geben Sie hier den Namen des Kreditors an, von dem der Artikel gemietet wird.
	Vertragsstartdatum	Geben Sie hier das Startdatum des Vertrages an.
	Gewünschtes Startdatum Mietperiode	Wählen Sie hier das Datum für den gewünschten Beginn der Mietperiode aus, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken. Dieses Datum wird in Verbindung mit dem Vorauss. Enddatum Vertrag auch für die Berechnung des Mietpreises verwendet. Das Startdatum der Mietperiode darf nicht vor dem Vertragsstartdatum liegen.
	Vorauss. Vertragsdauer (Tage)	Geben Sie hier die geschätzte Vertragsdauer an.
	Vorauss. Enddatum Vertrag	Geben Sie hier das voraussichtliche Enddatum des Vertrags an.
	Auftragsart	Wählen Sie hier die Art des Vertrags aus. Die Auftragsart hat Einfluss auf den Buchungsprozess.
	Belegstatus	Dieses Feld zeigt an, ob der Anmietungsvertrag offen oder für die nächste Verarbeitungsstufe freigegeben ist. Dieses Feld kann nicht editiert werden.
	Status Vertrag	Dieses Feld zeigt die aktuelle Verarbeitungsstufe des Vertrags an. Dieses Feld kann nicht editiert werden.
	Bestätigungsstatus	Dieses Feld zeigt an, ob der Vertrag unterschrieben ist.
	Miete von Adresse	Geben Sie hier die Adresse des Kreditors an.
	Miete von Adresse 2	Geben Sie hier zusätzliche Adressinformationen an.
	Miete von Ort	Geben Sie hier den Ort des Kreditors an, der später auf dem Mietbeleg angezeigt wird.
	Miete von PLZ-Code	Geben Sie hier die Postleitzahl des Kreditors an.
	Miete von Länder-/Regionscode	Geben Sie hier den Landes- oder Regionscode an, falls es sich um eine ausländische Adresse handelt.
	Miete von Kontaktnr.	Geben Sie hier die Nummer des Kontakts an, an den der Mietbeleg gesendet wird.
	Miete von Kontakt	In dieser Spalte wird der Name der Kontaktperson beim Kreditor angegeben.
	E-Mail	In dieser Spalte wird die E-Mailadresse der Kontaktperson beim Kreditor angegeben, an die der Mietbeleg gesendet wird.
	Belegdatum	Dieses Feld gibt das Datum an, an dem der Beleg erstellt wurde.
	Ihre Referenz	Geben Sie hier die Referenz des Kreditors an. Der Inhalt dieses Feldes wird auf den Mietbeleg gedruckt.
	Einkäufercode	Geben Sie hier den Namen des Einkäufers an, der dem Kreditor zugewiesen ist.
	Sachbearbeiter	Geben Sie hier an, welcher Sachbearbeiter für die Bearbeitung dieses Belegs zuständig sein soll.
	Zuständigkeitseinheit	Geben Sie hier den Code der zuständigen Einheit (z. B. ein Logistikhub) an, die den beteiligten Personen zugeordnet ist.
Zeilen		Dieser Bereich wird in den weiteren Schritten und Abschnitten unterhalb dieser Tabelle beschrieben.
Objektattribute		In dieser Tabelle werden die Attribute angezeigt, die einer Mietklasse zugewiesen wurden. Weitere Informationen zum Zuweisen von Attributen finden Sie hier. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen in der Spalte Im Protokoll drucken, wenn die Attribute im gedruckten Protokoll enthalten sein sollen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Attribute nicht im gedruckten Protokoll enthalten sein sollen.

Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Klicken Sie auf Verwalten > Mietklasse hinzufügen, um dem Anmietungsvertrag eine Mietklasse hinzuzufügen.
Der Assistent zum Hinzufügen von Mietklassen wird geöffnet.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen/Mietpaketen – Schritt 1

Der obere Bereich des Assistenten ist für das Filtern der Mietklassen bzw. Mietpakete vorgesehen. Im unteren Bereich des Assistenten werden Ihnen die gefilterten Ergebnisse angezeigt. Im Inforegister Lagerortinformation wird Ihnen die verfügbare Menge des Objekts am jeweiligen Lagerort angezeigt.

Um eine Mietklasse hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie unter Mietklasse/Mietpaket die Option Mietklasse aus.
Optional Wählen Sie im Objektart-Filter für Mietklasse die gewünschte Mietklassenart (Serviceartikel, Artikel, Ressource oder Service) aus, um die angezeigten Ergebnisse weiter einzugrenzen.
Optional In der Spalte Verknüpfte Mietklassen vorhanden können Sie sehen, ob verknüpfte Mietklassen vorhanden sind. Wenn Ja, können Sie durch einen Klick in das entsprechende Feld ein Fenster öffnen, in dem die verknüpften Mietklassen angezeigt werden. Verknüpfte Mietklassen werden automatisch dem Mietbeleg hinzugefügt.
Geben Sie in die Spalte Ausgewählte Menge die gewünschte Menge an. Das Feld Ausgewählte Einheit wird automatisch ausgefüllt.
Es muss ein Wert ≥1,00 eingegeben werden, damit die Mietklasse übernommen wird.
Optional Ändern Sie bei Bedarf die Ausgewählte Einheit, indem Sie in der entsprechenden Zeile eine für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus der Dropdownliste auswählen. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.

Tipp

Sie können die benötigte Menge einer Mietklasse mit einer festen Größe automatisch berechnen lassen. Klicken Sie dazu in die gewünschte Mietklassenzeile und anschließend in der Menüleiste auf Einheitenrechner. Diese Option wird nur für Mietklassen der Objektart=Artikel angezeigt. Geben Sie anschließend die erforderlichen Werte im Dialogfenster ein. Die Ausgewählte Menge wird anschließend automatisch aktualisiert.

Um diese Funktion nutzen zu können, muss an der Mietklasse eine Berechnungseinheit hinterlegt sein. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Alternative Einheit zur Auslieferung hinterlegen.

Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
Wenn Sie die gewünschte(n) Mietklasse(n) ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Um stattdessen ein Mietpaket hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie unter Mietklasse/Mietpaket die Option Mietpaket aus.
Um ein Mietpaket hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Ausgewählt.

Hinweis

Wenn Sie eine als Optional gekennzeichnete Mietklasse in einem Mietpaket deaktivieren, werden die zugehörigen Preiszeilen der Mietklasse ebenfalls deaktiviert und ausgeblendet.

Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
Wenn Sie die gewünschten Pakete ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 2

In diesem Schritt können Sie Zusatzerlöse für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietpakete aus- oder abwählen. Zusatzerlöse werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Anlegen einer Mietklasse ).

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Ausgewählt für alle Preiszeilen, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten. Deaktivieren Sie ggf. Preiszeilen, die nicht in den Mietvertrag übernommen werden sollen.

Hinweis

Preiszeilen mit der Anforderung Notwendig können nicht abgewählt werden.

Zusatzerlöse mit Erlösartikelnr.=VERSICHERUNG sind automatisch abgewählt, wenn der im Mietvertrag angegebene Debitor als Selbstversicherer eingerichtet ist. Um Versicherungszeilen dennoch in den Mietvertrag zu übernehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Preiszeile und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Tipp

Um die Auswahl der Mietklassen bzw. Mietpakete zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
Um die ausgewählten Mietklassen bzw. Mietpakete direkt in den Mietbeleg zu übernehmen, ohne die weiteren Schritte des Assistenten anzuzeigen, klicken Sie auf Hinzufügen. Der Assistent wird anschließend neu gestartet.

Wenn Sie die gewünschten Preiszeilen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
Es wird der dritte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 3

In diesem Schritt können Sie Vertragskomponenten für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietpakete aus- oder abwählen. Vertragskomponenten werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragskomponenten zuweisen ). Wenn keine Vertragskomponenten für diese Mietklasse bzw. das Mietpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Ausgewählt für alle Vertragskomponenten, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten. Deaktivieren Sie ggf. Vertragskomponenten, die nicht in den Mietvertrag übernommen werden sollen.

Hinweis

Vertragskomponenten mit der Anforderung Notwendig können nicht abgewählt werden.

Tipp

Um die Auswahl der Preiszeilen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
Um die ausgewählten Mietklassen bzw. Mietpakete direkt in den Mietbeleg zu übernehmen, ohne die weiteren Schritte des Assistenten anzuzeigen, klicken Sie auf Hinzufügen. Der Assistent wird anschließend neu gestartet und der erste Schritt wird angezeigt.

Wenn Sie die gewünschten Vertragskomponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
Es wird der vierte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 4

In diesem Schritt können Sie Vertragstexte für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietpakete aus- oder abwählen. Vertragstexte werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragstexte zuweisen ). Wenn keine Vertragstexte für diese Mietklasse bzw. das Mietpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Ausgewählt für alle Vertragstexte, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten. Deaktivieren Sie ggf. Vertragstexte, die nicht in den Mietvertrag übernommen werden sollen.

Hinweis

Vertragstexte mit der Anforderung Notwendig können nicht abgewählt werden.

Tipp

Um die Auswahl der Vertragskomponenten zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
Um die ausgewählten Mietklassen bzw. Mietpakete direkt in den Mietbeleg zu übernehmen, ohne die weiteren Schritte des Assistenten anzuzeigen, klicken Sie auf Hinzufügen. Der Assistent wird anschließend neu gestartet und der erste Schritt wird angezeigt.

Wenn Sie die gewünschten Vertragstexte ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.

Hinweis

Wenn es sich bei der hinzuzufügenden Mietklasse um eine verknüpfte Mietklasse handelt, kann im nächsten Schritt die verknüpfte Mietklasse ebenfalls hinzugefügt oder abgewählt werden. Ein Abwählen ist nur möglich, wenn es sich nicht um eine notwendige Mietklasse handelt. Soll die verknüpfte Mietklasse ebenfalls hinzugefügt werden, können im Anschluss die hinterlegten Zusatzerlöse, Vertragskomponenten und Vertragstexte der verknüpften Mietklasse an- oder abgewählt werden.
Verknüpfte Mietklassen sind in den Zeilen des Mietvertrags an einer Einrückung unterhalb der Hauptmietklasse zu erkennen.
Zudem ist das Kontrollkästchen in der Spalte Verknüpft mit Mietzeile aktiviert.
Wird die Hauptmietklasse nachträglich aus den Vertragszeilen gelöscht, bleibt die verknüpfte Mietklasse als eigenständige Mietklasse in den Vertragszeilen bestehen.

Es wird der fünfte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 5

Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
Optional Sie können den Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen auch neu starten, indem Sie auf Neu Starten klicken. Die vorherigen Eingaben wurden in den Beleg übernommen und der erste Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen wird angezeigt.

Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
Prüfen Sie nach Abschluss des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen die Parameter der einzelnen Zeilen.
Optional Passen Sie die Parameter der einzelnen Zeilen nach Bedarf an.

Option	Beschreibung
Mietklasse	In dieser Spalte wird der Name der hinzugefügten Mietklasse angegeben.
Preisbeschreibung	In dieser Spalte wird eine Beschreibung der Mietzeilenposition angegeben.
Kostenartikelnr.	In dieser Spalte wird die Kostenartikelnummer der Mietzeile angegeben.
Objektnummernart	In dieser Spalte wird der Ursprung der Objektnummer angegeben. Intern bedeutet, dass die Objektnummer entweder die Nummer des Serviceartikels, Artikels oder der Ressource ist. Kreditor bedeutet, dass die Objektnummer die Nummer ist, die beim Kreditor verwendet wird. Alternativ bedeutet, dass eine andere Nummernserie für die Erstellung der Objektnummer verwendet wurde.
Objektart	In dieser Spalte wird die Art des Mietklassenobjekts angegeben.
Objektnr.	In dieser Spalte wird die Nummer des Mietklassenobjekts angegeben. Wenn der Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellt wurde und dem Artikel in der Mietvertragszeile eine Kreditoren-Artikelnummer zugewiesen ist, wurde diese automatisch als Objektnummer übernommen. In diesem Fall wird die Objektnummernart auf Kreditor gesetzt.
Beschreibung	In dieser Spalte wird die Beschreibung des Mietklassenobjekts angegeben.
Beschreibung 2	siehe Beschreibung
Serviceartikel automatisch erstellen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn automatisch ein Serviceartikel angelegt werden soll, sobald das Anmietungsobjekt angeliefert wird.
Menge	In dieser Spalte wird die Menge des Postens in der jeweiligen Zeile angezeigt. Der Wert dieser Spalte wird mit dem Wert in der Spalte VK-Preis Ohne MwSt. multipliziert und ergibt somit die Summe in der Spalte Zeilenbetrag Ohne MwSt..
Einheitencode (Auslieferung)	In dieser Spalte wird der Code der Einheit angegeben, in der die Mietzeile ausgeliefert wird.
Verknüpft mit Mietzeile	In dieser Spalte wird angegeben, ob die Mietzeile mit einer Mietklasse verknüpft ist. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, gehört die Mietzeile zu einer Mietklasse und wird darüber gesteuert.
VK-Preis Ohne MwSt.	In dieser Spalte wird der Brutto-Einzelpreis des Mietzeilenpostens angegeben. Der Wert dieser Spalte wird mit dem Wert in der Spalte Menge multipliziert und ergibt somit die Summe in der Spalte Zeilenbetrag Ohne MwSt..
Einheitencode (Rechnung)	In dieser Spalte wird der Code der Einheit angegeben, in der die Mietzeile fakturiert wird.
Preistyp	In dieser Spalte wird der Preistyp für diese Mietzeile angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Preistypen und Definitionen.
Preisbasis	In dieser Spalte wird die Preisbasis der jeweiligen Mietzeile angegeben. Informationen zur Preisbasis finden Sie unter Preisbasis.
Rechnungskalender	In dieser Spalte wird der Rechnungskalender für die Mietzeile angegeben. Ist das Feld leer, werden alle Tage der Vertragslaufzeit fakturiert. Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten
Zeilenrabatt %	In dieser Spalte wird der Rabatt in Prozent für die jeweilige Mietzeile angegeben. Ist die Spalte leer, wird kein Rabatt angewendet. Der eingegebene Wert muss ≥0 und ≤100 sein und darf maximal 5 Dezimalstellen nicht überschreiten. Der Rabatt wird automatisch berechnet und in der Spalte Zeilenbetrag Ohne MwSt. berücksichtigt.
Zeilenbetrag Ohne MwSt.	In dieser Spalte wird der die Bruttosumme der Mietzeile angegeben. Der Wert wird automatisch berechnet und ergibt sich aus der Multiplikation der Spalte Menge mit der Spalte VK-Preis Ohne MwSt. abzüglich des prozentualen Anteils in der Spalte Zeilenrabatt %.
Quellbelegnr.	In dieser Spalte wird die Nummer des verknüpften Mietvertrags angegeben, wenn der Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellt wurde.
Herkunftsbeleg-Zeilennr.	In dieser Spalte wird die Zeilennummer des verknüpften Mietvertrags angegeben, wenn der Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellt wurde.
Herkunftsobjekt-Zeilennr.	In dieser Spalte wird die Objektzeilennummer des verknüpften Mietvertrags angegeben, wenn der Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellt wurde.
Lief. an Lagerortcode	In dieser Spalte wird der Lagerort angegeben, an den der Kreditor den Mietgegenstand liefern soll. Wenn der Lagerortcode des Kreditors ausgewählt wird, wird das Feld Angeforderte Direktlieferung automatisch aktiviert.
Zustellercode	Wählen Sie hier den Zusteller aus, mit dem der Mietgegenstand voraussichtlich geliefert wird.
Zustellertransportartencode	In dieser Dropdownliste können Sie einen Code für die Zustellart auswählen. Dies kann z. B. eine Standardlieferfrist von 7 Tagen, eine Expresslieferung oder eine Speditionslieferung sein.
Warenausg.-Zeit	Geben Sie hier die Zeit zwischen der Warenlieferung aus dem Lager bis zur Auslieferung an.
Angeforderte Direktlieferung	In dieser Spalte wird angegeben, ob eine direkte Lieferung gefordert ist, wenn der Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag verknüpft ist.
Angeforderte Direktrücknahme	In dieser Spalte wird angegeben, ob eine direkte Rücknahme gefordert ist, wenn der Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag verknüpft ist.
Gewünschtes Lieferdatum	In dieser Spalte wird das gewünschte Lieferdatum für diese Mietzeile angegeben, damit der Mietgegenstand rechtzeitig an den Debitor geliefert werden kann.
Angeforderte Anlieferungszeit Präfix	In dieser Spalte wird angegeben, ob der Mietgegenstand bis zu einer bestimmten Zeit oder ab einer bestimmten Zeit angeliefert werden soll.
Angeforderte Anlieferungszeit	In dieser Spalte wird angegeben, zu welcher Zeit der Mietgegenstand angeliefert werden soll.
Gewünschtes Startdatum Mietperiode	In dieser Spalte wird das Datum für den vom Debitor gewünschten Beginn der Mietperiode angegeben. Dieses Datum wird in Verbindung mit dem Vorauss. Enddatum Vertrag auch für die Berechnung des Mietpreises verwendet. Das Datum wird automatisch mit dem Datum aus dem Vertragskopf gefüllt, kann aber für jede Hauptzeile einer Mietklasse oder eines Mietpakets separat geändert werden.
Vorauss. Enddatum Vertrag	In dieser Spalte wird das voraussichtliche Enddatum des Mietvertrags angegeben.
Registriertes Mietstartdatum	In dieser Spalte wird das registrierte Mietstartdatum angegeben. Dieses Feld kann dafür genutzt werden, empfangene Anmietungsrechnungen von Kreditoren zu überprüfen.
Registriertes Mietenddatum	In dieser Spalte wird das registrierte Mietenddatum angegeben. Dieses Feld kann dafür genutzt werden, empfangene Anmietungsrechnungen von Kreditoren zu überprüfen.
Rechnung vom	In dieser Spalte wird angegeben, ab wann die Rechnungsstellung erfolgen soll.
Rechnung bis	In dieser Spalte wird angegeben, bis wann die Rechnungsstellung erfolgt sein sollte.
Bereits gelief. Menge	In dieser Spalte wird die bereits angelieferte Menge der Mietgegenstände angegeben.
Menge zurückgenommen	In dieser Spalte wird angegeben, wie viele Mietgegenstände zurückgenommen wurden.
Shortcutdimensionscode 1	Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 1 ein.
Shortcutdimensionscode 2	Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 2 ein.
Rechnungsstatus	In dieser Spalte wird der Rechnungsstatus der Mietvertragszeile angegeben.

Navigieren Sie in den Vertragszeilen zur Option VK-Preis Ohne MwSt..
Geben Sie den mit dem Kreditor vereinbarten Preis für die Mietklasse ein.
Tragen Sie unter Einheitencode die Einheit des zu fakturierenden Preises ein.
Tragen Sie unter Preistyp ein, wie die Abrechnung der Mietklasse erfolgen soll.
Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails.
Tragen Sie unter Rechnungsfrequenz die Häufigkeit der Fakturierung ein.

Im Anschluss kann der Anmietungsvertrag freigegeben werden.

Anmietungsvertrag aus einer Anmietungsanfrage heraus erstellen

Wenn Sie das Angebot eines Anbieters annehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit, mit dem gewünschten Anbieter einen Anmietungsvertrag abzuschließen. Sie können diesen Anmietungsvertrag direkt aus einer freigegebenen Anmietungsanfrage heraus erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Sie können nur einen Anmietungsvertrag abschließen, wenn Sie dazu berechtigt sind. Informationen dazu, wie Sie Benutzerberechtigungen erteilen, erhalten Sie unter Berechtigungen in Aptean Rental.

Öffnen Sie die Seite Anmietungsanfragen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Eine Liste aller vorhandenen Anmietungsanfragen wird angezeigt.
Öffnen Sie die Anmietungsanfrage, die Sie in einen Anmietungsvertrag umwandeln möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Vertrag anlegen.
Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob Sie den neuen Vertrag öffnen möchten.
Klicken Sie auf Ja, um den neuen Vertrag zu öffnen.
Der neu angelegte Anmietungsvertrag wird angezeigt. Die Informationen aus Ihrer Anmietungsanfrage wurden im Vertrag übernommen.
Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Tragen Sie unter VK-Preis Ohne MwSt. den mit dem Kreditor vereinbarten Preis für die Mietklasse ein.
Tragen Sie unter Einheitencode die Einheit des zu fakturierenden Preises ein.
Tragen Sie unter Preistyp ein, wie die Abrechnung der Mietklasse erfolgen soll.
Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails.
Tragen Sie unter Rechnungsfrequenz die Häufigkeit der Fakturierung ein.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben, um den Vertrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.

Sobald Sie einen Anmietungsvertrag freigeben, wird der Beleg für diesen Vertrag automatisch archiviert. Das Archiv können Sie über die Menüleiste aufrufen. Klicken Sie hierfür auf Zugehörig > Vertrag > Historie > Archiv. Anschließend wird das Anmietungsarchiv geöffnet, in dem Sie alle archivierten Belege einsehen können.

Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellen

Sie können auch direkt einen Anmietungsvertrag über einen regulären Mietvertrag abschließen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Sie können nur einen Anmietungsvertrag abschließen, wenn Sie dazu berechtigt sind. Informationen dazu, wie Sie Benutzerberechtigungen erteilen, erhalten Sie unter Berechtigungen in Aptean Rental.

Hinweis

Um einen Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag erstellen zu können, muss dem Mietgegenstand eine Kreditoren-Artikelnummer zugewiesen sein. Andernfalls kann der Anmietungsvertrag nicht erstellt werden und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Tipp

Wenn das Feld Objektnr. in den Mietvertragszeilen ausgefüllt ist und Sie einen Anmietungsvertrag erstellen, werden die Werte der Felder Bruttogewicht je Einheit, Nettogewicht je Einheit, Volumen je Einheit, Länge je Einheit, Breite je Einheit und Höhe je Einheit aus dem (Service-)Artikel automatisch in die Anmietungsvertragszeilen übertragen, skaliert mit dem Wert im Feld Menge je Einheit der Mietzeile. Um diese Felder im Anmietungsvertrag anzuzeigen, können diese bei Bedarf über die Personalisieren-Funktion hinzugefügt werden.

Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Eine Liste aller bereits vorhandenen Mietverträge wird angezeigt.
Öffnen Sie einen Mietvertrag, der einen Mietgegenstand enthält, für den Sie einen Anmietungsvertrag erstellen möchten.
Navigieren Sie zum Inforegister Objektzeilen.
Wählen Sie den Mietgegenstand aus, für den Sie einen Anmietungsvertrag abschließen möchten.
Klicken Sie auf Anmietung > Anmietungsvertrag erstellen.
Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie wählen können, mit welchem Kreditor der Anmietungsvertrag abgeschlossen werden soll.
Klicken Sie auf Ja, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Ein neues Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie wählen können, ob Sie den neu erzeugten Vertrag öffnen möchten.
Klicken Sie auf Ja, um den neuen Anmietungsvertrag zu öffnen.
Der neu angelegte Anmietungsvertrag wird angezeigt. Die Informationen aus dem regulären Vertrag wurden übernommen.

Hinweis

Wenn dem Mietgegenstand aus dem Mietvertrag eine Kreditoren-Artikelnummer zugewiesen wurde, wird diese als Objektnummer im Anmietungsvertrag übernommen und die Objektnummernart auf Kreditor gesetzt. Dies dient der eindeutigen Identifikation, ob ein Artikel ein Bestandsartikel oder ein angemieteter Artikel ist. Wird die Verknüpfung zum Mietvertrag aufgehoben, z. B. indem der Anmietungsvertrag gelöscht wird, wird die Objektnummer in den Vertrags- und Objektzeilen des Mietvertrags von der Kreditoren-Artikel auf die reguläre Artikelnummer zurückgesetzt.

Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Tragen Sie unter VK-Preis Ohne MwSt. den mit dem Kreditor vereinbarten Preis für die Mietklasse ein.
Tragen Sie unter Einheitencode die Einheit des zu fakturierenden Preises ein.
Tragen Sie unter Preistyp ein, wie die Abrechnung der Mietklasse erfolgen soll.
Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails.
Tragen Sie unter Rechnungsfrequenz die Häufigkeit der Fakturierung ein.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben, um den Vertrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.
Der Belegstatus wird in Freigegeben geändert.

Anmietungsvertrag freigeben

Um einen Anmietungsvertrag freizugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Anmietungsvertrags auf Status > Freigeben, um den Anmietungsvertrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.
Der Status Vertrag wird in Inaktiv geändert.
Klicken Sie zum Drucken des Anmietungsvertrags auf Drucken und Senden > Vertrag drucken...
Es wird ein Dialogfenster geöffnet.
Klicken Sie auf Senden an....
Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus.
Klicken Sie auf OK, um eine lokale Kopie des Anmietungsvertrags zu speichern.
oder
Klicken Sie auf Drucken, um eine PDF-Datei des Anmietungsvertrags in einem neuen Browserfenster zu öffnen.
oder
Klicken Sie auf Vorschau & schließen, um eine Vorschau des Anmietungsvertrags in einem weiteren Popupfenster zu öffnen.
oder
Klicken Sie auf Abbrechen, um den Druckvorgang abzubrechen.
Falls Sie auf Senden an..., Drucken oder Vorschau geklickt haben, kann der Anmietungsvertrag nun bestätigt werden.
Klicken Sie zum Bestätigen des Anmietungsvertrags auf Status > Bestätigen.
Der Status Vertrag wird in Aktiv geändert.
Der Anmietungsvertrag ist nun erstellt und bestätigt.

Tipp

Ab jetzt werden die Objektzeilen in einem neuen Inforegister aufgeführt und können über die Schaltfläche Verwalten weiterbearbeitet werden, z. B. den nächsten Status verwalten (siehe Prozessablauf), Umlagerungsaufträge erstellen oder Zeilen zusammenführen.

Anmietungsvertrag abschließen

Ein Anmietungsvertrag kann abgeschlossen werden, wenn alle Mietgegenstände zurückgenommen und alle Rechnungsbelege gebucht wurden. Um einen Anmietungsvertrag abzuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Eine Liste aller bereits vorhandenen Anmietungsverträge wird angezeigt.
Öffnen Sie den Anmietungsvertrag, den Sie abschließen möchten.
Wählen Sie Aktionen > Funktionen > Vertrag abschließen.
Es wird ein Dialogfenster mit einem Hinweis angezeigt, dass für abgeschlossene Verträge keine neuen Rechnungen erstellt oder gebucht werden können.
Klicken Sie auf Ja, um den Anmietungsvertrag abzuschließen.
Der Anmietungsvertrag erhält den Vertragsstatus Geschlossen.

Um das Abschließen des Anmietungsvertrags aufzuheben, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Aktionen > Funktionen > Abgeschlossenen Vertrag zurücksetzen.
Der Anmietungsvertrag erhält den Vertragsstatus Abschließender Ausgleich.

Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag verknüpfen

Um einen Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

Neben der in diesem Abschnitt beschriebenen Möglichkeit, in einem Anmietungsvertrag einen Mietvertrag zum Verknüpfen auszuwählen, besteht noch die Möglichkeit, aus einem Mietvertrag heraus einen Anmietungsvertrag zu erstellen, der dann automatisch mit dem Mietvertrag verknüpft ist.

Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Es wird eine Liste aller Anmietungsverträge angezeigt.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag zu erstellen, oder öffnen Sie einen vorhandenen Anmietungsvertrag.
Wählen Sie im Inforegister Zeilen die Option Funktionen > Verknüpfung erstellen aus.
Das Fenster Vertragszeilen wird geöffnet, in dem Sie mögliche Mietverträge zum Verknüpfen auswählen können.
Optional Filtern Sie die Mietverträge bei Bedarf nach bestimmten Kriterien.
Wählen Sie den gewünschten Mietvertrag aus.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Der Anmietungsvertrag ist nun mit dem gewünschten Mietvertrag verknüpft.

Verknüpfung zwischen einem Anmietungsvertrag und einem Mietvertrag entfernen

Um die Verknüpfung zwischen einem Anmietungsvertrag und einem Mietvertrag zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Es wird eine Liste aller Anmietungsverträge angezeigt.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag zu erstellen, oder öffnen Sie einen vorhandenen Anmietungsvertrag.
Wählen Sie im Inforegister Zeilen die Option Funktionen > Verknüpfung entfernen aus.
Es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie bestätigen müssen, ob Sie die bestehende Verknüpfung zu einem Mietvertrag wirklich entfernen möchten.
Wenn Sie die Verknüpfung entfernen möchten, bestätigen Sie mit Ja.
Der Anmietungsvertrag ist nun nicht mehr mit dem gewünschten Mietvertrag verknüpft.

Vertragsstatus Anmietung

Ein Anmietungsvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Vertragsstatus. Der derzeitige Status des Anmietungsvertrags kann im Register Allgemein des Anmietungsvertrags eingesehen werden. Der Vertragsstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Vertragsstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Anmietungsvertragsstatus	Beschreibung
Offen	Sobald der Anmietungsvertrag erstellt wird, erhält dieser den Vertragsstatus Offen.
Inaktiv	Sobald ein Anmietungsvertrag freigegeben, aber noch nicht unterschrieben wurde, erhält dieser den Status Inaktiv.
Aktiv	Sobald ein Anmietungsvertrag unterschrieben wurde, erhält dieser den Status Aktiv. Die Unterschrift aktiviert auch die Anmietungsvertragszeilen, in denen die Anmietungsvertragsgegenstände verarbeitet werden können. Des Weiteren ist nun auch der Rechnungsplan des Anmietungsvertrags verfügbar.
Abschließender Ausgleich	Sobald alle Anmietungsvertragsgegenstände in den Anmietungsvertragszeilen zurückgenommen wurden, erhält der Anmietungsvertrag den Status Abschließender Ausgleich. Das bedeutet, dass noch Erlöszeilen für die finale Rechnungsstellung offen sind.
Geschlossen	Sobald die Schlussrechnung für diesen Anmietungsvertrag gebucht wurde, erhält der Anmietungsvertrag den Status Geschlossen. Dieser Anmietungsvertrag ist nun abgeschlossen.

Belegstatus Anmietung

Ein Anmietungsvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Belegstatus. Der derzeitige Status des Anmietungsvertrags kann im Register Allgemein des Anmietungsvertrags eingesehen werden. Der Belegstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Belegstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Belegstatus	Beschreibung
Offen	Sobald der Anmietungsvertrag erstellt wird, erhält dieser den Belegstatus Offen.
Freigegeben	Sobald ein Anmietungsvertrag freigegeben wurde, erhält dieser den Belegstatus Freigegeben.

Bestätigungsstatus

Ein Anmietungsvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Bestätigungsstatus. Der derzeitige Status des Anmietungsvertrags kann im Register Allgemein des Anmietungsvertrags eingesehen werden. Der Bestätigungsstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Bestätigungsstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Bestätigungsstatus	Beschreibung
leer	Wenn ein Anmietungsvertrag erstellt wurde, ist der Bestätigungsstatus leer.
Bestätigt	Sobald ein Anmietungsvertrag bestätigt wurde, erhält dieser den Status Bestätigt.