Mietgegenstände zuweisen

Nach der Freigabe eines Mietvertrags müssen die gebuchten Mietgegenstände konkret diesem Vertrag zugeordnet werden, um die rechtzeitige Aktivierung der Objekte anzustoßen und die Ressourcenplanung zu vereinfachen. Nach der Zuweisung eines Mietgegenstands zu einem Mietvertrag kann ein Umlagerungsauftrag erstellt werden, um den Mietgegenstand zu disponieren.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine Liste aller auszuliefernden Mietgegenstände aufrufen sowie die Weiterverarbeitung, Auslieferung und Rücknahme der Mietgegenstände anstoßen. Die gesamte Disposition von Mietgegenständen kann über die Fenster Auslieferungsplan und Rücknahmeplan abgewickelt werden.

Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten zur Zuweisung und Verarbeitung von Mietgegenständen in Aptean Rental:

• Mietgegenstände über den 'Auslieferungsplan' zuweisen
  • Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans'
• Mietgegenstände über den 'Rücknahmeplan' zurücknehmen
  • Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans'
• Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen und zurücknehmen
  • Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen
  • Mietgegenstände über einen Mietvertrag zurücknehmen
  • Mietgegenstände nachträglich liefern
  • Mietgegenstände gesammelt an neue Adresse im Mietvertrag umlagern
• Kommissionierungsliste erstellen
  • Kommissionierungsliste über Auslieferungs- oder Rücknahmeplan erstellen
  • Kommissionierungsliste über Auslieferungs- oder Rücknahmebelege erstellen

Mietgegenstände über den 'Auslieferungsplan' zuweisen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Liste aller auszuliefernden Mietgegenstände aufrufen und diese Mietgegenstände über die Seite Auslieferungsplan zuweisen.

Um Mietgegenstände über den Auslieferungsplan zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Auslieferungsplan über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird eine Liste aller aktiven Verträge inkl. der zugewiesenen Mietgegenstände und weiterer Vertragsparameter angezeigt.

• Markieren Sie die Zeile des Mietvertrags, dem Sie einen Mietgegenstand zuweisen möchten.
• Prüfen Sie die Angaben in der Zeile auf Richtigkeit.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.
• Wurde für die Spalte Nächster Status bereits ein Wert ausgewählt, wird dieser nun übernommen und in die Spalte Status eingetragen.
• Wurde noch kein nächster Status definiert, wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie den nächsten Status per Klick auswählen. Die möglichen Status eines Mietgegenstands werden im Objektprozessstatus der entsprechenden Mietklasse definiert.
  Informationen zum Objektprozessstatus finden Sie unter Objektprozessstatus.
• Tragen Sie in der Spalte Menge die Menge des Mietgegenstands ein, die Sie zuweisen möchten.
• Legen Sie in der Spalte Lagerortcode Auslieferung den Lagerort fest, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird.
• Falls die Werte Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung voneinander abweichen, ist der Mietgegenstand noch nicht am vorgesehenen Mietlagerort.
  • Optional Klicken Sie auf Umlagerung > Umlagerungsauftrag erstellen, um einen Umlagerungsauftrag zu erstellen.
    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Mietgegenstände zwischen Mietlagerorten umlagern.
• Sind Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung gleich, tragen Sie in der Spalte Auslieferungsdatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand ausgeliefert werden soll.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.
• Es wird ein Dialogfenster geöffnet.
• Klicken Sie auf Ja, um weitere Daten einzugeben.
• Es wird die Auslieferungs-/Rücknahmekarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder auf Richtigkeit.
• Optional Füllen Sie ggf. die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Auslieferungs-/Rücknahmekarte.
• Navigieren Sie bis zum Ende der Auslieferungs-/Rücknahmekarte, um eine Übersicht der Mietparameter zu bekommen.
• Geben Sie im Inforegister Auslieferungszeilen in der Spalte Menge zu verarbeiten die Menge der Mietgegenstände ein, die ausgeliefert werden sollen.
• Um den Auslieferungsbeleg freizugeben, klicken Sie auf Status > Freigeben.
• Um den Mietgegenstand zum angegebenen Datum auszuliefern, klicken Sie auf Buchung > Buchen.
• Die Zeile des Mietgegenstands wird aus dem Auslieferungsplan gelöscht und in den Rücknahmeplan übernommen.
  Informationen zu dieser Liste finden Sie unter Mietgegenstände über den 'Rücknahmeplan' zurücknehmen.

Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans'

Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans'

In diesem Unterabschnitt werden die einzelnen Kopfzeilenelemente des Auslieferungsplans und die zugehörigen Funktionen vorgestellt.

Spalten des 'Auslieferungsplans'

In diesem Unterabschnitt werden alle Spalten beschrieben, die im Auslieferungsplan vorkommen. Je nach Status ermöglichen verschiedene Spalten das direkte Eingeben oder Ändern von Parametern, falls dies erforderlich sein sollte.

Mietgegenstände über den 'Rücknahmeplan' zurücknehmen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Mietgegenstände über den Rücknahmeplan zurücknehmen. Diese Liste dient auch als Übersicht über alle ausgelieferten Mietgegenstände.

Gehen Sie zum Zurücknehmen eines Mietgegenstands wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Rücknahmeplan über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird eine Liste aller aktiven Mietverträge angezeigt.

• Wählen Sie den Mietgegenstand aus, dessen Rücknahme Sie eintragen möchten.
• Wählen Sie in der Dropdownliste der Spalte Lagerortcode Rücknahme den Code des Mietlagerorts aus, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Geben Sie in der Spalte Rücknahmedatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.
• Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem mögliche nächste Status vorgeschlagen werden. Die möglichen Status eines Mietgegenstands werden im Objektprozessstatus der entsprechenden Mietklasse definiert. Informationen zum Objektprozessstatus finden Sie unter Objektprozessstatus.
• Es wird die Auslieferungs-/Rücknahmekarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder der Auslieferungs-/Rücknahmekarte auf Richtigkeit.
• Optional Füllen Sie ggf. die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Auslieferungs-/Rücknahmekarte.
• Geben Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Menge zu verarbeiten die Menge der Mietgegenstände ein, die zurückgenommen, ausgetauscht oder in Reparatur genommen werden soll.

• Um den Rücknahmebeleg freizugeben, klicken Sie auf Status > Freigeben.
• Um den Mietgegenstand zum angegebenen Datum zurückzunehmen, klicken Sie auf Buchung > Buchen.
• Die Zeile des Mietgegenstands wird aus dem Rücknahmeplan gelöscht und der Mietvertrag wird in den Status Abschließender Ausgleich versetzt.
• Schließen Sie die Seite Rücknahmeplan.

Der Mietvertrag ist nun abgeschlossen und kann fakturiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abrechnungsfunktionalitäten.

Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans'

Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans'

In diesem Unterabschnitt werden die einzelnen Kopfzeilenelemente des Rücknahmeplans und die zugehörigen Funktionen vorgestellt.

Spalten des 'Rücknahmeplans'

In diesem Unterabschnitt werden alle Spalten beschrieben, die im Rücknahmeplan vorkommen. Je nach Status ermöglichen verschiedene Spalten das direkte Eingeben oder Ändern von Parametern, falls dies erforderlich sein sollte.

Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen und zurücknehmen

Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen

Gehen Sie zum Zuweisen von Mietgegenständen in einem freigegebenen Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie einen aktiven Mietvertrag oder legen Sie einen neuen an (siehe Mietvertrag anlegen).
• Navigieren Sie auf der Mietvertragsseite ganz nach unten zum Inforegister Objektzeilen.
• Reservieren Sie die Mietgegenstände oder planen Sie sie ein (siehe Reservierung anlegen bzw. Reservierung einplanen).
• Markieren Sie die Zeile des Mietgegenstands, den Sie zuweisen möchten.
• Klicken Sie auf Verwalten > Nächsten Status verarbeiten.
• Wurde für die Spalte Nächster Status bereits ein Wert ausgewählt, wird dieser nun übernommen und in die Spalte Status eingetragen.
• Wurde noch kein nächster Status definiert, wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie den nächsten Status per Klick auswählen. Die möglichen Status eines Mietgegenstands werden im Objektprozessstatus der entsprechenden Mietklasse definiert.
  Informationen zum Objektprozessstatus finden Sie unter Objektprozessstatus.
• Tragen Sie in der Spalte Menge die Menge des Mietgegenstands ein, die Sie zuweisen möchten.
• Legen Sie in der Spalte Lagerortcode Auslieferung den Lagerort fest, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird.
• Falls die Werte Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung voneinander abweichen, ist der Mietgegenstand noch nicht am vorgesehenen Mietlagerort.
  • Optional Klicken Sie auf Umlagerung > Umlagerungsauftrag erstellen, um einen Umlagerungsauftrag zu erstellen.
    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Mietgegenstände zwischen Mietlagerorten umlagern.
• Sind Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung gleich, tragen Sie in der Spalte Auslieferungsdatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand ausgeliefert werden soll.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.
• Es wird ein Dialogfenster geöffnet.
• Klicken Sie auf Ja, um den Auslieferungsbeleg zu öffnen.
• Es wird die Auslieferungs-/Rücknahmekarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder auf Richtigkeit.
• Optional Füllen Sie ggf. die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Auslieferungs-/Rücknahmekarte.
• Navigieren Sie zum Inforegister Auslieferungszeilen der Auslieferungs-/Rücknahmekarte, um eine Übersicht der Mietparameter zu bekommen.
• Klicken Sie in der Spalte Objektnr. auf die drei Punkte.
• Das Fenster Mietgegenstand-Reservierung - Artikel öffnet sich.
• Wählen Sie hier den gewünschten Mietgegenstand aus.
• Optional Nutzen Sie ggf. die vorhandenen Filter auf der Seite.
• Wählen Sie abschließend in der Menüleiste Auswählen > Auswählen aus.
• Das Fenster schließt sich und die Objektnummer wird in die entsprechende Zeile des Auslieferungsbelegs eingetragen.
• Geben Sie in die Spalte Menge zu verarbeiten die zu verarbeitende Menge ein.

• Um den Auslieferungsbeleg freizugeben, klicken Sie auf Status > Freigeben.
• Um den Mietgegenstand zum angegebenen Datum auszuliefern, klicken Sie auf Buchung > Buchen.
• Der Status des Mietgegenstands wird auf ausgeliefert geändert.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mietgegenstände des Mietvertrags.

Mietgegenstände über einen Mietvertrag zurücknehmen

Gehen Sie zum Zurücknehmen von Mietgegenständen über einen Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie den Mietvertrag, für den Sie die Mietgegenstände zurücknehmen möchten.
• Wählen Sie im Inforegister Objektzeilen die Zeile des Mietgegenstands aus, den Sie zurücknehmen möchten.

• Optional Legen Sie in der Spalte Nächster Status den nächsten Status für den Mietgegenstand fest.
• Wählen Sie in der Dropdownliste der Spalte Lagerortcode Rücknahme den Code des Mietlagerorts aus, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Geben Sie in der Spalte Rücknahmedatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Klicken Sie auf Verwalten > Nächsten Status verarbeiten.

• Es wird ein Dialogfenster geöffnet.
• Klicken Sie auf Ja, um den Rücknahmebeleg zu öffnen.
• Es wird die Auslieferungs-/Rücknahmekarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder auf Richtigkeit.
• Optional Füllen Sie ggf. die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Auslieferungs-/Rücknahmekarte.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rücknahmezeilen der Auslieferungs-/Rücknahmekarte, um eine Übersicht der Mietparameter zu bekommen.
• Geben Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Menge zu verarbeiten die Menge der Mietgegenstände ein, die zurückgenommen, ausgetauscht oder in Reparatur genommen werden soll.

• Um den Rücknahmebeleg freizugeben, klicken Sie auf Status > Freigeben.
• Um den Mietgegenstand zum angegebenen Datum zurückzunehmen, klicken Sie auf Buchung > Buchen.
• Der Status des Mietgegenstands wird auf zurückgenommen geändert.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mietgegenstände des Mietvertrags.
• Wenn alle Mietgegenstände den Status zurückgenommen aufweisen, wird der Mietvertrag in den Status Abschließender Ausgleich versetzt.

Der Mietvertrag ist nun abgeschlossen und kann fakturiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abrechnungsfunktionalitäten.

Mietgegenstände nachträglich liefern

Sie können bei aktiven Mietverträgen eine neue Lieferung erstellen und somit nachträglich Objekte einem Mietvertrag hinzufügen.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Wählen Sie einen aktiven Mietvertrag aus, für den Sie eine neue Lieferung erstellen möchten.
• Die Mietvertragskarte wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Vertrag > Neue Lieferung erstellen.
• Der Schnellerfassungsassistent wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des (Service-)Artikels oder der Ressource aus.
• Geben Sie im Feld Rücknahmedatum das Rücknahmedatum des neuen Objekts an.
• Wählen Sie im Inforegister Zeilen in dem Feld Objektart aus, ob es sich bei der Zeile um einen Artikel, einen Serviceartikel oder um eine Ressource handelt.
• Geben Sie die Objektnummer des gewünschten Objekts in das Feld Suchen oder direkt in das Feld Objektnr. ein.
• Geben Sie in das Feld Menge die gelieferte Menge des Objekts ein.
• Die restlichen Felder werden gegebenenfalls automatisch ausgefüllt.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Die Seite Bearbeiten - Auslieferungs-/Rücknahmekarte wird angezeigt.
• Füllen Sie die Auslieferungs-/Rücknahmekarte nun wie gewohnt aus.
• Buchen Sie den Auslieferungsbeleg.

Sie haben erfolgreich eine neue Lieferung für einen aktiven Mietvertrag erstellt.

Mietgegenstände gesammelt an neue Adresse im Mietvertrag umlagern

Mietgegenstände können gesammelt in einem Mietvertrag auf eine andere Lieferadresse umgelagert werden. Weicht die Lieferadresse von der Abholadresse des Mietgegenstands ab, kann die Umlagerung mit einer Funktion für alle Zeilen gleichzeitig durchgeführt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Lieferadresse zuerst über das Anlegen eines Zusatzvertrags geändert werden muss.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie einen Mietvertrag.
• Legen Sie einen Zusatzvertrag an.
• Ändern Sie im Inforegister Lieferung die Lieferadresse.
• Aktivieren Sie den Zusatzvertrag.
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt.
• Klicken Sie auf Ja, um alle Zeilen des Mietvertrags auf die neue Lieferadresse umzuschreiben. Wenn das Dialogfenster nicht bestätigt wird, müssen alle Zeilen bei Bedarf manuell auf die neue Lieferadresse aktualisiert und umgelagert werden.
• Der Zusatzvertrag wird aktiviert und die Lieferadresse in den Vertragszeilen des Mietvertrags aktualisiert.

Anschließend müssen die Mietgegenstände umgelagert werden, um die Informationen der Vertragshistorie aktuell zu halten. Mittels der entsprechenden Aktion kann dies für alle Zeilen gleichzeitig durchgeführt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Aktion Umlagerung an neue Adresse über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Sie alle Mietgegenstände oder nur eine Auswahl von Mietgegenständen umlagern möchten.
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Sie den erstellten Umlagerungsauftrag buchen möchten.
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt, dass der Umlagerungsauftrag erhalten wurde.
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt, dass ein Umlagerungsauftrag gebucht wurde.

Sie haben erfolgreich Mietgegenstände in einem Mietvertrag an eine neue Adresse umgelagert.

Kommissionierungsliste erstellen

Sie haben die Möglichkeit, Kommissionierungslisten zu erstellen, die alle wichtigen Informationen zur Erfüllung eines Auftrags enthalten. Dies erleichtert sowohl dem Lagerpersonal die Kommissionierung der Mietgegenstände als auch den Zulieferern die Streckenplanung.

Um eine Kommissionierungsliste zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietkommissionierungslisten über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird das Fenster zum Erstellen von Kommissionierungslisten angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um eine neue Mietkommissionierungsliste anzulegen.
• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus:

• Klicken Sie auf Hinzufügen > Zeilen hinzufügen.
• Es wird eine Liste aller Zeilen angezeigt, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen können.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
• Markieren Sie die Zeilen, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf OK, um die Kommissionierungsliste zu erstellen.

Sie haben erfolgreich eine Kommissionierungsliste erstellt.

Kommissionierungsliste über Auslieferungs- oder Rücknahmeplan erstellen

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Kommissionierungsliste direkt über den Auslieferungsplan oder Rücknahmeplan zu erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Auslieferungsplan bzw. Rücknahmeplan über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird eine Liste aller Zeilen angezeigt, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen können.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
• Markieren Sie die Zeilen, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf Belege > Kommissionierungsliste erstellen.
• Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob sie eine neue Kommissionierungsliste erstellen möchten oder ob die entsprechenden Zeilen zu einer bestehenden Kommissionierungsliste hinzugefügt werden sollen.
• Wählen Sie Zu neuer Kommissionierungsliste hinzufügen aus, um eine neue Kommissionierungsliste zu erstellen.
• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus:

• Klicken Sie auf Schließen, um die Kommissionierungsliste zu erstellen.

Sie haben erfolgreich eine Kommissionierungsliste über den Auslieferungs- oder Rücknahmeplan erstellt.

Kommissionierungsliste über Auslieferungs- oder Rücknahmebelege erstellen

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Kommissionierungsliste direkt über einen Auslieferungs- oder Rücknahmebeleg zu erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie den gewünschten Auslieferungs- oder Rücknahmebeleg.
• Wählen Sie in der Menüleiste Prozess > Kommissionierungsliste erstellen aus.
• Die Werte in der Spalte Zu verarbeitende Menge des Auslieferungs- bzw. Rücknahmebelegs werden auf 0 gesetzt.
• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.

• Klicken Sie auf Hinzufügen > Zeilen hinzufügen.
• Es wird eine Liste aller Zeilen angezeigt, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen können.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
• Markieren Sie die Zeilen, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf OK, um die Kommissionierungsliste zu erstellen.
• Optional Um die Spalte Zu verarbeitende Menge automatisch mit den Werten aus den Auslieferungs- bzw. Rücknahmezeilen zu füllen, wählen Sie in der Menüleiste der Kommissionierungsliste Verarbeitung > Zu verarbeitende Menge festlegen aus.
• Um die Kommissionierungsliste freizugeben, wählen Sie in der Menüleiste Status > Freigeben aus.
• Um die Kommissionierungsliste zu registrieren, wählen Sie Status > Registrieren aus.
• Die Werte aus der Spalte Zu verarbeitende Menge in der Kommissionierungsliste werden in den Auslieferungs- bzw. Rücknahmebeleg übernommen.