Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools bei der Recherche und Texterstellung erstellt. Vor der Veröffentlichung wurde er von unserem Redaktionsteam redaktionell und inhaltlich geprüft und einem Faktencheck unterzogen.

Schadensdokumentation

Sie können in Aptean Rental Schäden, die während der Mietperiode an (Service-)Artikeln entstehen, an unterschiedlichen Stellen im Mietprozess erfassen, bebildern und drucken.

Dieses Kapitel ist in folgende Abschnitte unterteilt:

Weitere Informationen zum direkten Erfassen von Schäden an Serviceartikeln finden Sie unter Schaden am Serviceartikel erfassen.

Schäden registrieren

Wenn während der Mietperiode Schäden an einem Mietobjekt entstehen sollten oder bereits vor der Mietperiode vorhanden waren, können diese an verschiedenen Stellen im Mietprozess erfasst werden.

  • Vor der Mietperiode vorhandene Schäden können über die Zeilen eines Auslieferungsbelegs erfasst werden.
  • Während der laufenden Mietperiode entstandene Schäden können über die Objektzeilen eines Mietvertrags erfasst werden.
  • Mit Ende der Mietperiode können entstandene Schäden über die Zeilen eines Rücknahmebelegs erfasst werden.

Diese Fälle werden in den nachfolgenden Abschnitten genauer beschrieben.

Tipp

Sie können zulassen, dass Abschlussrechnungen für Mietverträge trotz erfasster Schäden an Serviceartikeln im Vertrag (z. B. bei Auslieferung oder Rücknahme) gebucht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtung Rental. Sie können diese Einstellung auch nur für einzelne Schäden vornehmen. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Mietvertrag über die Schnellsuche (ALT+Q) und navigieren Sie zum Inforegister Objektzeilen. Klicken Sie in der Spalte Schäden vorhanden auf Ja. Aktivieren Sie anschließend im Dialogfenster das Kontrollkästchen Nicht mietvertraglich relevant. Der betreffende Schaden beeinflusst dann weder die Erstellung der Abschlussrechnung noch den Abschluss des Vertrags.

Vorhandene Schäden über Auslieferungszeilen registrieren

Über die Auslieferungszeilen können Sie bereits vorhandene Schäden am Mietobjekt registrieren. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die gewünschte Auslieferung (siehe Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen).
  • Navigieren Sie zum Inforegister Auslieferungszeilen.
  • Wählen Sie Schäden > Vorherigen Schaden erfassen aus der Menüleiste des Inforegisters.
  • Die Seite Schaden Auslieferung/Rücknahme wird geöffnet.

Hinweis

Falls an dieser Stelle bereits Schadenseinträge angelegt sind, so wurden diese direkt am Serviceartikel hinterlegt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Serviceartikelschäden.

  • Tragen Sie in der Spalte Schadensbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für den entstandenen Schaden ein.
  • Optional Klicken Sie auf die Option Bilder hochladen..., um Bilder für den Schaden hochzuladen. Die Spalte Anzahl Bilder zeigt an, wie viele Bilder hochgeladen wurden.
  • Falls der Schaden bereits dokumentiert wurde (z. B. direkt am Serviceartikel), wird automatisch das Kontrollkästchen Vorhandener Schaden aktiviert. Für Schäden, die Sie an dieser Stelle hinzufügen, kann das Kontrollkästchen in der Spalte Vorhandener Schaden nicht aktiviert werden. Dieses wird automatisch mit dem Erstellen einer Rücknahme aktiviert.
  • Schließen Sie die Seite Schaden Auslieferung/Rücknahme.

Sie haben erfolgreich Schäden über die Auslieferungszeilen hinzugefügt. Diese Schäden werden im gedruckten Bericht separat als bereits vorhandene Schäden ausgewiesen.

Entstandene Schäden über Rücknahmezeilen registrieren

Über die Rücknahmezeilen können Sie Schäden registrieren, die während der Mietperiode am Mietobjekt entstanden sind. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die gewünschte Rücknahme (siehe Mietgegenstände über einen Mietvertrag zurücknehmen).
  • Navigieren Sie zum Inforegister Rücknahmezeilen.
  • Wählen Sie Schäden > Schaden erfassen aus der Menüleiste des Inforegisters.
  • Die Seite Schaden Auslieferung/Rücknahme wird geöffnet.
  • Tragen Sie in der Spalte Schadensbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für den entstandenen Schaden ein.
  • Optional Klicken Sie auf die Option Bilder hochladen..., um Bilder für den Schaden hochzuladen. Die Spalte Anzahl Bilder zeigt an, wie viele Bilder hochgeladen wurden.
  • Falls der Schaden bereits dokumentiert wurde, wird automatisch das Kontrollkästchen Vorhandener Schaden aktiviert.
  • Wenn der Schaden nach Abschluss der Rücknahme beim Kunden erfasst wird, wird das Kontrollkästchen Registriert nach Unterschrift automatisch aktiviert.
  • Schließen Sie die Seite Schaden Auslieferung/Rücknahme.

Sie haben erfolgreich Schäden über die Rücknahmezeilen hinzugefügt.

Entstandene Schäden über einen Mietvertrag registrieren

Während der laufenden Mietperiode entstandene Schäden können über die Objektzeilen eines Mietvertrags erfasst werden. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den gewünschten Mietvertrag.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Objektzeilen.
  • Wählen Sie Service > Schäden registrieren aus der Menüleiste.
  • Die Seite Schaden erfassen wird angezeigt.
  • Wählen Sie im Feld Erfassungsdatum das Datum aus, an dem Sie den Schaden registrieren möchten.
  • Tragen Sie im Feld Schadensbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung des Schadens ein.
  • Optional Laden Sie bei Bedarf im Inforegister Schadensbilder Bilder des Schadens hoch, indem Sie auf Bilddateien auswählen klicken.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Sie haben den Schaden erfolgreich registriert.

Tipp

Um die erfassten Schäden einzusehen, wählen Sie im Mietvertrag Zugehörig > Historie > Schäden aus der Menüleiste. Auf dieser Seite werden alle für diesen Mietvertrag erfassten Schäden angezeigt. Die Spalte Quellbelegart zeigt die Herkunft des Schadens an, z. B. eine Schadensforderung, eine Mietvertragsregistrierung oder einen vorhandenen Schaden bei Auslieferung. Über die Spalten Reparaturdatum und Servicebelegnummer ist ersichtlich, ob der Schaden bereits behoben wurde.

Schadensforderung über Auslieferungs- und Rücknahmeplan erstellen

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, die Schadensforderung für (Service-)Artikel über den Auslieferungs- und Rücknahmeplan zu erstellen.

Tipp

Sie können Schadensforderungen auch über einen Mietvertrag erstellen. Navigieren Sie zum Inforegister Objektzeilen des jeweiligen Mietvertrags und wählen Sie Service > Schadensforderung aus der Menüleiste.

Gehen Sie zum Erstellen einer Schadensforderung über den Auslieferungs- oder Rücknahmeplan wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Auslieferungsplan oder Rücknahmeplan über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Auslieferungsplan oder Rücknahmeplan wird angezeigt.
  • Wählen Sie die gewünschten Zeilen des jeweiligen Auslieferungs- oder Rücknahmeplans aus.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Service > Schadensforderung.
  • Die Seite Schadensforderungen wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Die Schadensforderungskarte wird angezeigt.

Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Inforegister Feld Beschreibung
Allgemein
Berichtsdatum Geben Sie hier das Datum ein, an dem der Schaden gemeldet wurde.
Status Gibt den aktuellen Status der Schadensforderung an.
Servicebeleg gebucht Gibt an, ob der mit der Schadensforderung verknüpfte Servicebeleg gebucht wurde.
Beschreibung Geben Sie hier eine Beschreibung für die Schadensforderung an.
Vertrag und Objekt
Mietvertragsnr. Gibt die Mietvertragsnummer des betroffenen Mietvertrags an.
Objektnr. Geben Sie hier die Objektnummer des betroffenen Objekts an.
Objektart Geben Sie hier die Objektart des betroffenen Objekts an.
Kostenvoranschlag
Servicebelegart Gibt die Art des Servicebelegs an, der mit der Schadensforderung verknüpft ist.
Preise inkl. MwSt. Geben Sie hier an, ob der Kostenvoranschlag die MwSt. enthält.
Servicebelegnr. Geben Sie hier die Servicebelegnummer des verknüpften Servicebelegs an.
Kostenvoranschlag inkl./ohne MwSt. Gibt den Kostenvoranschlag an.
Gemeldete Schäden
Schadensbeschreibung Geben Sie hier eine Beschreibung des Schadens an.
Anzahl Bilder Gibt an, wie viele Bilder für diesen Schaden hochgeladen wurden.
Schadensbilder Optional Laden Sie hier Bilder für Ihre Schadensforderung hoch.
  • Füllen Sie die Felder mit den von Ihnen gewünschten Informationen aus.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben.
  • Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Schadensforderung über einen Rücknahme- oder Auslieferungsplan erstellt.

Berichte für Schäden an zurückgenommenen Mietobjekten drucken

Mit Aptean Rental haben Sie die Möglichkeit, einen Schadensbericht über die während der Vermietung erfassten sowie bei Auslieferung bereits vorhandenen Schäden zu drucken oder zu versenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Mietauslieferungs/-rücknahmeübersicht über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die gewünschte Rücknahme, für die Sie einen Schadensbericht erstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Schadensbericht drucken.
  • Optional Nehmen Sie nach Bedarf die folgenden Druckeinstellungen vor:
Option Beschreibung
Kopf-/Fußzeile ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kopf- und Fußzeile nicht im Druck dargestellt werden sollen.
Rücksendeadresse ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Rücksendeadresse nicht im Druck dargestellt werden soll.
Als E-Post drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Beleg als E-Post gedruckt werden soll.
Kommunikationsdetails drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kommunikationsdetails im Druck dargestellt werden sollen.
Kundenunterschrift drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kundenunterschrift im Druck dargestellt werden soll.
Kred.-Art.-Nr. drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kreditoren-Artikelnummer anstelle der Artikelnummer im Druck dargestellt werden soll.
Option 'Schaden' Wählen Sie hier aus, welche Schäden gedruckt werden sollen. Sie können zwischen Alle und Nach Unterschrift registriert wählen.
Schadensbilder drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Schadensbilder im Druck dargestellt werden sollen.
  • Klicken Sie auf Drucken, um den Beleg mit den gewünschten Einstellungen zu drucken.

Sie haben erfolgreich den Schadensbericht gedruckt.

Tipp

Um den Schadensbericht per E-Mail zu versenden, klicken Sie in der Menüleiste der geöffneten Rücknahme auf Drucken/Senden > Schadensbericht per E-Mail senden. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Der Schadensbericht wird als elektronischer Beleg gespeichert und kann anschließend per E-Mail versendet werden.