E-Mail-Einrichtung Rental

Damit Sie Mietbelege per E-Mail verschicken können, sind verschiedene Einrichtungsschritte nötig. Wir empfehlen, die Reihenfolge in dieser Einrichtungsbeschreibung genau einzuhalten, um spätere Fehler zu vermeiden.

Dieses Kapitel ist in folgende Abschnitte unterteilt:

• E-Mail-Konto in Microsoft Dynamics 365 Business Central hinterlegen
  • Gmail-Konto einrichten
• E-Mail-Einrichtung
• E-Mail-Vorlagen hinterlegen

E-Mail-Konto in Microsoft Dynamics 365 Business Central hinterlegen

Zunächst muss ein E-Mail-Konto in Microsoft Dynamics 365 Business Central hinterlegt sein, das als Absenderadresse der E-Mail dient. Gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite E-Mail-Konten über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite E-Mail-Konten wird angezeigt.
• Um ein neues E-Mail-Konto anzulegen, wählen Sie in der Menüleiste Neu > E-Mail-Konto hinzufügen aus.
• Der E-Mail-Einrichtungsassistent wird geöffnet.
• Um den Assistenten zu starten, klicken Sie auf Weiter.
• Wählen Sie aus der Liste die Kontoart SMTP aus.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Das Fenster SMTP-Konto einrichten wird geöffnet.
• Füllen Sie die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus.

Gmail-Konto einrichten

Gehen Sie zum Einrichten eines Gmail-Kontos wie folgt vor:

• Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Konto an oder legen Sie ein neues Konto an.
• Öffnen Sie die Kontoverwaltung.
• Öffnen Sie in der linken Menüleiste den Punkt Sicherheit.
• Aktivieren Sie im Bereich Bei Google anmelden die Felder Über das Smartphone anmelden und Bestätigung in zwei Schritten.

• Wenn Sie alles korrekt eingerichtet haben, wird ein neues Feld App-Passwörter angezeigt.
• Dieses generierte Passwort benötigen Sie für das Feld Kennwort in Microsoft Dynamics 365 Business Central (siehe Abschnitt E-Mail-Konto in Microsoft Dynamics 365 Business Central hinterlegen).

E-Mail-Einrichtung

In der E-Mail-Einrichtung werden einzelne Einrichtungszeilen für einzelne Belegarten angelegt. Gehen Sie zum Anlegen einer Einrichtungszeile wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite E-Mail-Einrichtungsübersicht Miete über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite E-Mail-Einrichtungsübersicht Miete wird angezeigt.
• Tragen Sie in die Spalte Code einen aussagekräftigen Namen für die Einrichtungszeile ein.
• Tragen Sie in die Spalte Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für die Einrichtungszeile ein.
• Wählen Sie aus der Dropdownliste in der Spalte E-Mail-Text Herkunft aus, welcher Datensatz für die Benutzung in der Basisberichtsnummer gesammelt werden soll. Die Basisberichtsnummer muss für diesen Quelldatensatz ausgelegt sein.
• Die Spalten Basisberichtsnummer und Berichtsname werden vom System automatisch ausgefüllt.

E-Mail-Vorlagen hinterlegen

Gehen Sie zum Hinterlegen einer E-Mail-Vorlage wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite E-Mail-Vorlagen Miete über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite E-Mail-Vorlagen Miete wird angezeigt.
• Wählen Sie aus der Dropdownliste in der Spalte Art aus, für welche Belegart die E-Mail-Vorlage gelten soll.
• Tragen Sie in der Spalte Betreff ein, was in der Betreffzeile der E-Mail stehen soll.
• Optional Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Mit Dateianhang, um die E-Mail mit einem Dateianhang zu verschicken.

• Tragen Sie in der Spalte Name Dateianhang ein, wie der Anhang der E-Mail benannt werden soll.
• Wählen Sie in der Spalte E-Mail-Einrichtungscode den gewünschten Einrichtungscode aus, den Sie im Abschnitt E-Mail-Einrichtung angelegt haben. Hiermit wird festgelegt, welcher Bericht im Hintergrund verwendet wird.
• Wählen Sie in der Spalte Benutzerdefinierter Bericht ein benutzerdefiniertes Berichtslayout aus.
• Das Feld in der Spalte Beschreibung des Berichtslayouts wird vom System automatisch ausgefüllt.
• Optional Wählen Sie aus der Dropdownliste in der Spalte E-Mail-Protokollart die Protokollart aus, mit der das E-Mail-Protokoll markiert werden soll.

Die E-Mail-Einrichtung ist nun abgeschlossen. Mietbelege können nun per E-Mail verschickt werden.