Mietverträge

Dieses Kapitel widmet sich der Verwaltung von Mietverträgen.

Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten:

• Mietpreisüberprüfung
• Mietvertrag anlegen
  • Hinzufügen von Mietklassen bzw. Mietklassenpaketen
  • Hinzufügen von Mietgegenständen
  • Mietvertrag freigeben
  • Mietvorlagen
  • Staffelmietvertrag erstellen
• Weitere Mietparameter festlegen
  • Mietrabatt festlegen
  • Rechnungsfrequenz festlegen
  • Erstes Rechnungsintervall festlegen
  • Mindestmietdauer festlegen
  • Benutzerdefinierte Kalender aktualisieren
  • Zusatzerlöse
    • Einrichtung von Zusatzerlösen
    • Zusatzerlöse hinzufügen
  • Variable Erlöse hinzufügen
  • Zusatzkomponenten hinzufügen
  • Attribute hinzufügen
  • Textzeilen hinzufügen
  • Bemerkungen hinzufügen
  • Mietvertrag mit verbrauchsbasierter Abrechnung erstellen
  • Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen
  • Spezifische Objektnummer bearbeiten bzw. löschen
  • Zusatzvereinbarungen hinzufügen
  • Vertrags- und AGB-Texte erstellen
  • Mietvertrag mit einer Kampagne verknüpfen
  • Zahlungskonditionen einrichten
  • Alternative Mietklasse auswählen
  • E-Mail-Einrichtungen in Mietverträgen aufrufen
  • Mehrere Kontakte im Mietvertrag hinterlegen
• Vertragsstatus
  • Belegstatus
  • Status Unterschrift
• Mietvertrag bearbeiten
  • Zeilen löschen
• Zusatzvertrag anlegen
• Datumskorrektur
• Preiscodekorrektur
• Mietvertrag stornieren
• Mietvertrag archivieren
• Archivierten Mietvertrag wiederherstellen
• Mietvertrag löschen
• Kalkulationsübersicht in Mietverträgen
• Mietenddatum in Mietvertrag festlegen
• Anmietungsanfrage aus Mietvertrag heraus erstellen
• Anmietungsvertrag aus Mietvertrag heraus erstellen
• Anmietungsvertrag mit Unterschreiben des Mietvertrags erstellen
• Mietende-Registrierungen oder Mietunterbrechungen gesammelt in einer E-Mail senden
• Verkaufsauftrag aus Mietvertrag heraus erstellen

Mietpreisüberprüfung

Mithilfe der Mietpreisüberprüfung können Sie schnell geltende Mietpreise für Mietklassen und Mietklassenpakete ermitteln und Kunden somit schnell und unkompliziert Auskunft über die zu erwartenden Kosten geben. Dies gilt sowohl für die allgemein festgesetzten Preise wie auch für kundenspezifische Preise inkl. Rabatten.

Gehen Sie zum Überprüfen von Mietpreisen wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietpreisüberprüfung über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird die Seite Mietpreisüberprüfung angezeigt. Im Feld Kontaktnr. ist der Dummykontakt automatisch hinterlegt.

• Wählen Sie in der Dropdownliste Mietklasse oder Mietklassenpaket aus, ob Sie die Mietpreise für eine Mietklasse oder ein Mietklassenpaket überprüfen möchten.
• Wählen Sie in der Dropdownliste Mietklasse bzw. Mietklassenpaket die Option aus, für die Sie den Mietpreis überprüfen möchten.
• In der Tabelle im unteren Seitenbereich wird eine Übersicht über die einzelnen Mietklassen- und Mietklassenpaketpositionen inklusive Preis-, Status- und Verbrauchsdaten angezeigt.

• Optional Wählen Sie in der Dropdownliste Debitorennr. einen Debitoren aus, wenn Sie kundenspezifische Preise anzeigen möchten. Die Tabelle zeigt anschließend die Mietpreise für den ausgewählten Debitor an. Hierbei werden abweichende Mietpreise und Mietrabatte des Debitors mit berücksichtigt.
• Optional Wählen Sie im Feld Überprüfungsdatum ein anderes Datum aus, um den Preis zu einem anderen Zeitpunkt in der Zukunft oder zeitlich begrenzte Rabatte zu berücksichtigen.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Preise inkl. MwSt., um die Mietpreise inkl. der für den Debitor geltenden Mehrwertsteuer anzuzeigen. Die Werte in den Spalten VK-Preis Ohne MwSt. bzw. VK-Preis Mit MwSt. und Zeilenpreis Ohne MwSt. bzw. Zeilenpreis Mit MwSt. werden entsprechend neu berechnet.
  Informationen zum Status des Schiebereglers finden Sie in der Tabelle 'Schieberegler'.
• Optional Klicken Sie auf Reservierung > Mietklassenreservierung, um eine Mietklassenreservierung mit den ausgewählten Parametern anzulegen.
  • Es wird die Seite Bearbeiten - Mietreservierung geöffnet.
  • Reservieren Sie die gewünschte Mietklasse wie im Kapitel Reservierung über Seite 'Mietreservierung' anlegen beschrieben.

• Optional Um bei Bedarf direkt aus der Mietpreisüberprüfung einen neuen Debitor bzw. Kontakt anzulegen, wählen Sie aus der Menüzeile Neu > Neuer Kontakt bzw. Neu > Neuer Debitor.
  • Bestätigen Sie das nachfolgende Dialogfenster mit Ja.
  • Es öffnet sich eine neue Kontakt- bzw. Debitorkarte.
• Schließen Sie die Seite Bearbeiten - Mietreservierung.
• Schließen Sie die Seite Mietpreisüberprüfung.

Mietvertrag anlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Mietvertrag ohne vorheriges Mietangebot anlegen. Falls Sie einen Mietvertrag aus einem bestehenden Mietangebot erstellen möchten, befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt Mietangebot in Mietvertrag umwandeln.

Gehen Sie zum Anlegen eines Mietvertrags wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu.

• Es wird eine leere Eingabemaske für einen Mietvertrag geöffnet.

Tipp

Ein Mietvertrag kann auch direkt über die Debitorenkarte angelegt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Debitoren angezeigt.
• Wählen Sie den Debitor aus, für den Sie einen Mietvertrag anlegen möchten.
• Klicken Sie unter Neuer Beleg auf Neuer Mietvertrag.

• Es wird eine Eingabemaske für einen Mietvertrag geöffnet, bei dem das Feld Debitorenname bereits ausgefüllt ist.

• Füllen Sie die Felder in den Bereichen Allgemein und Rechnungsdetails anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus, um einen Mietvertrag anzulegen.

• Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Klicken Sie zum Hinzufügen von Posten zum Mietvertrag im Bereich Zeilen auf Verwalten > Mietklasse hinzufügen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Verwalten angezeigt wird.

• Es wird der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen geöffnet.

Hinzufügen von Mietklassen bzw. Mietklassenpaketen

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen/Mietklassenpaketen – Schritt 1

Der obere Bereich ist für das Filtern der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete vorgesehen. Im unteren Bereich werden Ihnen die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

• Wählen Sie unter Mietklasse/Mietklassenpaket aus, ob Sie nach Mietklassen oder Mietklassenpaketen filtern möchten. Wenn Sie das Feld frei lassen, werden Ihnen beide Mietarten angezeigt.

• Um eine Mietklasse hinzuzufügen, tragen Sie in die Spalte Ausgewählte Menge die gewünschte Menge ein. Das Feld Ausgewählte Einheit wird automatisch ausgefüllt.
  *Es muss ein Wert ≥1,00 eingegeben werden. Beim Wert 0,00 in der Spalte Ausgewählte Menge wird die Mietklasse nicht übernommen.
• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit der Mietklasse über die Spalte Ausgewählte Einheit. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
• Optional In der Spalte Verknüpfte Mietklassen vorhanden können Sie sehen, ob verknüpfte Mietklassen vorhanden sind. Durch Klicken auf Ja öffnet sich ein Fenster, in dem die verknüpften Mietklassen angezeigt werden. Verknüpfte Mietklassen werden automatisch mit in den Mietbeleg hinzugefügt.
• Wenn Sie die gewünschte(n) Menge(n) ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

• Um ein Mietklassenpaket hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.

• Wenn Sie die gewünschten Pakete ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 2

Im nächsten Schritt können Sie Zusatzerlöse für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Zusatzerlöse werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Anlegen einer Mietklasse).

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Preiszeilen, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Preiszeilen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der dritte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 3

Im nächsten Schritt können Sie Vertragskomponenten für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragskomponenten werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragskomponenten zuweisen). Wenn keine Vertragskomponenten für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragskomponenten, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragskomponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Preiszeilen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der vierte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 4

Im nächsten Schritt können Sie Vertragstexte für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragstexte werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragstexte zuweisen). Wenn keine Vertragstexte für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragstexte, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragstexte ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um ggf. die Auswahl der Vertragskomponenten zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• Es wird der fünfte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 5

• Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
• Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
  • Optional Sie können den Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen auch neu starten, indem Sie auf Starten klicken. Die vorherigen Eingaben bleiben erhalten und der erste Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen wird angezeigt.

• Im Mietvertrag werden Mietklassenpakete (grün) und Mietklassen (blau) wie folgt dargestellt:

• Optional Fügen Sie einzelnen Mietklassen einen Rabatt hinzu. Informationen zum Hinzufügen von Mietrabatten finden Sie unter Mietrabatte.
• Optional Fügen Sie Zusatzerlöse hinzu. Informationen zum Hinzufügen von Zusatzerlösen finden Sie unter Zusatzerlöse hinzufügen.
• Optional Weisen Sie einer Zeile eine spezifische Objektnummer zu. Informationen zum Zuweisen einer spezifischen Objektnummer finden Sie unter Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen.
• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit der Mietklasse über die Spalte Einheitencode (Auslieferung) im Inforegister Zeilen. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Prüfen Sie vor dem Freigeben und Drucken des Vertrags ggf. die Verfügbarkeit der gewählten Mietklassen. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Verfügbarkeit von Posten prüfen.
• Optional Um eine Mietklassenkarte bzw. Mietklassenpaketkarte direkt aus dem Mietvertrag heraus aufzurufen, markieren Sie die gewünschte Mietklasse im Bereich Zeilen und wählen Verwalten > Mietklasse bzw. Mietklassenpaket aus der Menüzeile.
• Der Mietvertrag ist nun fertig und kann freigegeben werden.

Hinzufügen von Mietgegenständen

• Klicken Sie zum Hinzufügen von Mietgegenständen zum Mietvertrag im Inforegister Zeilen auf Verwalten > Mietgegenstand hinzufügen.

• Es wird der Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen geöffnet.

Hinzufügen von Mietgegenständen bzw. Ressourcen

Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen – Schritt 1

Der obere Bereich ist für das Filtern der Mietgegenstände bzw. Ressourcen vorgesehen. Im unteren Bereich werden Ihnen die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

• Wählen Sie unter Objektartfilter aus, ob Sie nach Artikeln, Serviceartikeln, Ressourcen oder Serviceleistungen filtern möchten. Wenn Sie das Feld frei lassen, werden Ihnen alle Objektarten angezeigt.
• Wenn Sie eine Objektart ausgewählt haben, erscheint das Feld Objektnummernfilter, in dem Sie bei Bedarf nach bestimmten Objektnummern suchen können.

Hinweis

Zusätzlich zu den Filteroptionen unter Objektartfilter, Kategorie Mietgegenstand und Textsuche haben Sie die Möglichkeit, nach Attributen zu filtern. Diese werden in den Artikel- oder Serviceartikelkarten hinterlegt. Vorraussetzung für die Suche nach Attributen ist, dass Sie unter Objektartfilter etwas ausgewählt haben.

• Wählen Sie den Punkt Mietgegenstände > Nach Attributen filtern aus.

• Ein neues Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Attributcode und den Attributwert eintragen können.
• Bestätigen Sie die eingetragenen Attributwerte mit OK.

• Um einen Mietgegenstand hinzuzufügen, tragen Sie in die Spalte Ausgewählte Menge die gewünschte Menge ein.
  *Es muss ein Wert ≥1,00 eingegeben werden. Beim Wert 0,00 in der Spalte Ausgewählte Menge wird der Mietgegenstand nicht übernommen.
  Mit dem Eintragen eines Werts wird ebenfalls geprüft, ob der Mietgegenstand bzw. die Ressource für den im Mietvertrag angegebenen Zeitraum reserviert werden kann. Ist dies nicht der Fall, kann unter Mietgegenstände > Mietgegenstand-Verfügbarkeit nach Datum die Reservierungsseite des ausgewählten Mietgegenstands bzw. der ausgewählten Ressource geöffnet werden. Weitere Informationen zu Reservierungen finden Sie unter Reservierungen.
• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit des Mietgegenstands über die Spalte Ausgewählte Einheit. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
• Optional In der Spalte Verknüpfte Mietklassen vorhanden können Sie sehen, ob verknüpfte Mietklassen vorhanden sind. Durch Klicken auf Ja öffnet sich ein Fenster, in dem die verknüpften Mietklassen angezeigt werden. Verknüpfte Mietklassen werden automatisch mit in den Mietbeleg hinzugefügt.
• Wenn Sie die gewünschte(n) Menge(n) ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen – Schritt 2

Im nächsten Schritt können Sie Zusatzerlöse für die zuvor ausgewählten Mietgegenstände bzw. Ressourcen aus- oder abwählen. Zusatzerlöse werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Anlegen einer Mietklasse). Wenn diese Mietklasse dann einem Mietgegenstand zugeordnet wird, werden die Zusatzerlöse automatisch dem Mietgegenstand bzw. der Ressource zugewiesen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Preiszeilen, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Preiszeilen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Mietgegenstände bzw. Ressourcen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietgegenstände bzw. Ressourcen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der dritte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen – Schritt 3

Im nächsten Schritt können Sie Vertragskomponenten für die zuvor ausgewählten Mietgegenstände bzw. Ressourcen aus- oder abwählen. Vertragskomponenten werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragskomponenten zuweisen). Wenn diese Mietklasse dann einem Mietgegenstand bzw. einer Ressource zugeordnet wird, werden die Zusatzerlöse automatisch dem Mietgegenstand bzw. der Ressource zugewiesen.
Wenn keine Vertragskomponenten für diese Mietgegenstände bzw. Ressourcen hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragskomponenten, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragskomponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Preiszeilen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietgegenstände bzw. Ressourcen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der vierte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen – Schritt 4

Im nächsten Schritt können Sie Vertragstexte für die zuvor ausgewählten Mietgegenstände bzw. Ressourcen aus- oder abwählen. Vertragstexte werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragstexte zuweisen). Wenn diese Mietklasse dann einem Mietgegenstand bzw. einer Ressource zugeordnet wird, werden die Zusatzerlöse automatisch dem Mietgegenstand bzw. der Ressource zugewiesen.
Wenn keine Vertragstexte für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragstexte, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragstexte ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um ggf. die Auswahl der Vertragskomponenten zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietgegenstände bzw. Ressourcen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• Es wird der fünfte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen – Schritt 5

• Der Assistent für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen ist abgeschlossen.
• Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
  • Optional Sie können den Assistenten für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen auch neu starten, indem Sie auf Starten klicken. Die vorherigen Eingaben bleiben erhalten und der erste Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietgegenständen und Ressourcen wird angezeigt.

• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit des Mietgegenstands über die Spalte Einheitencode (Auslieferung) im Inforegister Zeilen. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Um eine Mietgegenstandskarte direkt aus dem Mietvertrag heraus aufzurufen, markieren Sie den gewünschten Mietgegenstand im Bereich Zeilen und wählen Verwalten > Mietgegenstand aus der Menüzeile.
• Der Mietvertrag ist nun fertig und kann freigegeben werden.

Mietvertrag freigeben

• Klicken Sie zum Veröffentlichen des Mietvertrags auf Status > Freigeben.

• Der Status Vertrag wird in Inaktiv geändert.
• Klicken Sie zum Drucken des Mietvertrags auf Drucken und Senden > Vertrag drucken...

• Es wird ein Popupfenster geöffnet.

• Klicken Sie auf Senden an..., wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und klicken Sie abschließend auf OK, um eine lokale Kopie des Mietvertrags zu speichern.
  oder
  Klicken Sie auf Drucken, um eine PDF-Datei des Mietvertrags in einem neuen Browserfenster zu öffnen.
  oder
  Klicken Sie auf Vorschau & schließen, um eine Vorschau des Mietvertrags in einem weiteren Popupfenster zu öffnen.
  oder
  Klicken Sie auf Abbrechen, um den Druckvorgang abzubrechen.
• Falls Sie auf Senden an..., Drucken oder Vorschau geklickt haben, kann der Vertrag nun unterschrieben werden.
• Klicken Sie zum Unterschreiben des Mietvertrags auf Status > Unterschreiben.

• Der Status Vertrag wird in Aktiv geändert.
• Der Mietvertrag ist nun erstellt und unterschrieben.
• Blättern Sie an das untere Ende des Mietvertrags. Dort sind nun die Vertragsobjekte in einer neuen Liste aufgeführt und können über die Schaltfläche Verwalten weiterbearbeitet werden, z. B. den nächsten Status verwalten (siehe Prozessablauf), Umlagerungsaufträge erstellen oder Zeilen zusammenführen.

Nächste Schritte:

• Weitere Mietparameter festlegen
• Vertragsstatus
• Mietgegenstände reservieren
• Mietgegenstände einplanen
• Mietgegenstände aktivieren
• Mietgegenstand zuweisen
• Zusatzvertrag anlegen

Vertrag kopieren

Falls Sie einen neuen Vertrag mit den Daten eines vorherigen Angebots, Vertrags oder einer Mietvorlage erstellen möchten, ist dies in wenigen Schritten möglich. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Erstellen Sie einen neuen Vertrag über Neu in der Kopfzeile.
• Füllen Sie im Inforegister Allgemein die Felder Debitorenname, Vertragsstartdatum, ggf. Vorauss. Vertragsdauer (Tage), Vorauss. Enddatum Vertrag und Auftragsart aus.
  Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Mietvertrag anlegen.

• Klicken Sie in der Kopfzeile des Mietvertrags auf Vertrag > Kopieren.

• Es wird das Popupfenster Beleg auswählen geöffnet.

• Geben Sie im Inforegister Optionen in der Dropdownliste Aus Belegart kopieren an, ob Sie ein Angebot, einen Vertrag oder eine Vertragsvorlage (Mietvorlage) kopieren möchten.
• Wählen Sie in der Zeile Belegnr. die Angebots-, Vertrags- oder Mietvorlagennummer aus, die Sie kopieren möchten.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Kopfzeile kopieren, wenn Sie die Kopfzeile in den kopierten Beleg übernehmen möchten. Andernfalls ist die Kopfzeile leer.
  Informationen zum Status des Schiebereglers finden Sie in der Tabelle 'Schieberegler'.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Preise neu berechnen, wenn Sie die Preise der Mietpreiszeilen im kopierten Beleg neu berechnen lassen möchten. Andernfalls bleiben die Preise aus dem kopierten Beleg bestehen.
  Informationen zum Status des Schiebereglers finden Sie in der Tabelle 'Schieberegler'.

• Bestätigen Sie die Eingabe per Klick auf OK.
• Es werden nun alle Parameter aus dem kopierten in den neuen Mietvertrag übernommen (auch die im ersten Schritt angelegten Angaben werden überschrieben).
• Sie können den Mietvertrag nun bearbeiten oder direkt weiterverarbeiten, wie unter Mietvertrag freigeben beschrieben.

Mietvorlagen

Mithilfe von Mietvorlagen können Sie Standard-Mietverträge mit ähnlichen Parametern schneller erstellen. Dies wird bewerkstelligt, indem Sie beispielsweise Mietklassen, Rechnungspläne und AGBs vordefinieren.

Gehen Sie zum Erstellen einer Mietvorlage wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietvorlagen über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietvorlagen angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um eine neue Mietvorlage zu erstellen.

• Es wird eine neue Mietvorlagenmaske mit automatisch vergebener Mietvorlagennummer geöffnet.

• Vergeben Sie unter Vorlagenbeschreibung eine eindeutige Bezeichnung für die Mietvorlage. Wählen Sie eine Beschreibung, mit der Sie die Mietvorlage von anderen Mietvorlagen auf einen Blick abgrenzen können.
• Geben Sie unter Vertragsstartdatum ein Startdatum ein, das für alle mit dieser Mietvorlage erstellten Mietverträge übernommen wird.
• Geben Sie unter Standard-Vertragsdauer die Dauer an, die für alle mit dieser Mietvorlage erstellten Mietverträge gilt.
  Tragen Sie eine ganze Zahl als Wert direkt gefolgt von der Einheit ein, z. B. 5T entspricht 5 Tagen inkl. Wochenende und Feiertagen oder 1M entspricht 1 Monat. Folgende Einheiten sind möglich: T = Tag; WT = Werktag; W = Woche; M = Monat; Q = Quartal; J = Jahr.
• Wählen Sie unter Auftragsart die Standard-Auftragsart für die Mietvorlage aus.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Interner Vertrag, falls der Vertrag intern gebucht werden soll.
  Informationen zum Einrichten eines internen Debitors finden Sie unter Interne Verrechnung einrichten.
  Informationen zum Status des Schiebereglers finden Sie in der Tabelle 'Schieberegler'.
• Klicken Sie zum Hinzufügen von Posten zur Mietvorlage im Bereich Zeilen auf Zeile > Funktionen > Mietklasse hinzufügen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Zeile angezeigt wird.

• Es wird der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen geöffnet. Befolgen Sie die Schritte im Assistenten, um der Mietvorlage Mietklassen hinzuzufügen.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen/Mietklassenpaketen – Schritt 1

Der obere Bereich ist für das Filtern der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete vorgesehen. Im unteren Bereich werden Ihnen die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

• Wählen Sie unter Mietklasse/Mietklassenpaket aus, ob Sie nach Mietklassen oder Mietklassenpaketen filtern möchten. Wenn Sie das Feld frei lassen, werden Ihnen beide Mietarten angezeigt.

• Um eine Mietklasse hinzuzufügen, tragen Sie in die Spalte Ausgewählte Menge die gewünschte Menge ein. Das Feld Ausgewählte Einheit wird automatisch ausgefüllt.
  *Es muss ein Wert ≥1,00 eingegeben werden. Beim Wert 0,00 in der Spalte Ausgewählte Menge wird die Mietklasse nicht übernommen.
• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit der Mietklasse über die Spalte Ausgewählte Einheit. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
• Optional In der Spalte Verknüpfte Mietklassen vorhanden können Sie sehen, ob verknüpfte Mietklassen vorhanden sind. Durch Klicken auf Ja öffnet sich ein Fenster, in dem die verknüpften Mietklassen angezeigt werden. Verknüpfte Mietklassen werden automatisch mit in den Mietbeleg hinzugefügt.
• Wenn Sie die gewünschte(n) Menge(n) ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

• Um ein Mietklassenpaket hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.

• Wenn Sie die gewünschten Pakete ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 2

Im nächsten Schritt können Sie Zusatzerlöse für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Zusatzerlöse werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Anlegen einer Mietklasse).

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Preiszeilen, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Preiszeilen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der dritte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 3

Im nächsten Schritt können Sie Vertragskomponenten für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragskomponenten werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragskomponenten zuweisen). Wenn keine Vertragskomponenten für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragskomponenten, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragskomponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Preiszeilen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der vierte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 4

Im nächsten Schritt können Sie Vertragstexte für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragstexte werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragstexte zuweisen). Wenn keine Vertragstexte für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragstexte, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragstexte ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um ggf. die Auswahl der Vertragskomponenten zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• Es wird der fünfte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 5

• Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
• Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
  • Optional Sie können den Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen auch neu starten, indem Sie auf Starten klicken. Die vorherigen Eingaben bleiben erhalten und der erste Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen wird angezeigt.

• Prüfen Sie nach Abschluss des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen die Parameter der einzelnen Zeilen und passen Sie diese optional nach Bedarf an.

• Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Wählen Sie im Inforegister Rechnungsdetails im Dropdownmenü Rechnungsfrequenz die Standard-Rechnungsfrequenz aus.
• Optional Wählen Sie in den Dropdownmenüs Shortcutdimensionscode 1 und Shortcutdimensionscode 2 Codes für Shortcutdimensionen aus.
• Optional Wählen Sie im Inforegister Allgemeine Geschäftsbedingungen die gewünschten AGB-Zeilen aus.
  Informationen zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen finden Sie unter Vertrags- und AGB-Texte erstellen.
• Um die Mietvorlage verwenden zu können, müssen Sie sie freigeben. Klicken Sie hierzu in der Kopfzeile auf Status > Freigeben.

• Schließen Sie die Seite Mietvorlage.

Sie können die Mietvorlage nun verwenden, wenn Sie die Funktion Vertrag kopieren nutzen.

Staffelmietvertrag erstellen

Mit Hilfe eines Staffelmietvertrags können Sie je nach Vertragslänge unterschiedliche Preise definieren, sodass beispielsweise ab einer bestimmten Vertragslänge ein anderer Preis für die Vermietung herangezogen wird. Die Verwendung eines Staffelmietvertrags wird über Preiscodes ermöglicht. Um Preiscodes verwenden zu können, muss zunächst die Erweiterte Preisermittlung aktiviert werden. Weitere Informationen zum Einrichten der Preiscodes für einzelne Mietklassen finden Sie hier. Gehen Sie zum Erstellen eines Staffelmietvertrags wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie einen bestehenden Mietvertrag oder legen Sie einen neuen an.
• Fügen Sie eine Mietklasse hinzu, die mit einem Preiscode der Art Auf Vertragslänge basierend versehen ist. Weitere Informationen zum Einrichten der Preiscodes für einzelne Mietklassen finden Sie hier.
• Die im Preiscode definierten Preise werden automatisch für den Staffelmietvertrag herangezogen.

Weitere Mietparameter festlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Mietrabatt und die Rechnungsfrequenz für einen Mietvertrag festlegen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie nachträglich Zusatzerlöse hinzufügen oder Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen können. Auch das Erstellen von Vertrags- und AGB-Texten wird in diesem Abschnitt erläutert.

• Mietrabatt festlegen
• Rechnungsfrequenz festlegen
• Erstes Rechnungsintervall festlegen
• Mindestmietdauer festlegen
• Benutzerdefinierte Kalender aktualisieren
• Zusatzerlöse
  • Einrichtung von Zusatzerlösen
  • Zusatzerlöse hinzufügen
• Variable Erlöse hinzufügen
• Zusatzkomponenten hinzufügen
• Attribute hinzufügen
• Textzeilen hinzufügen
• Bemerkungen hinzufügen
• Mietvertrag mit verbrauchsbasierter Abrechnung erstellen
• Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen
• Spezifische Objektnummer bearbeiten bzw. löschen
• Zusatzvereinbarungen hinzufügen
• Vertrags- und AGB-Texte erstellen
• Mietvertrag mit einer Kampagne verknüpfen
• Zahlungskonditionen einrichten
• Alternative Mietklasse auswählen
• E-Mail-Einrichtungen in Mietverträgen aufrufen
• Mehrere Kontakte im Mietvertrag hinterlegen

Mietrabatt festlegen

Informationen zum Festlegen eines Mietrabatts finden Sie im Kapitel Mietrabatte.

Rechnungsfrequenz festlegen

Standardmäßig wird bei neuen Mietverträgen die Standard-Rechnungsfrequenz festgelegt, die in der TRASER-Einrichtung Rental ausgewählt wurde. Sie können die Rechnungsfrequenz bei Mietverträgen jedoch ändern. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, bei dem Sie die Rechnungsfrequenz ändern möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails und klicken Sie in die Dropdownliste Rechnungsfrequenz.
• Es wird ein Popupfenster geöffnet, in dem Sie eine (abweichende) Rechnungsfrequenz auswählen können.

• Klicken Sie auf die gewünschte Rechnungsfrequenz und schließen Sie ggf. das Popupfenster mit Klick auf OK.

• Es wird wieder der Mietvertrag angezeigt.
• Sie können den Mietvertrag nun freigeben oder weitere Änderungen vornehmen.

Erstes Rechnungsintervall festlegen

Mit Festlegen eines ersten Rechnungsintervalls können Sie unabhängig von der festgelegten Rechnungsfrequenz bestimmen, wann die erste Rechnung an den Kunden gestellt werden soll. Nachdem die erste Rechnung an den Kunden gestellt wurde, werden die nachfolgenden Rechnungen gemäß der im Mietvertrag festgelegten Rechnungsfrequenz erstellt. Gehen Sie zum Festlegen eines ersten Rechnungsintervalls wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, für den Sie ein erstes Rechnungsintervall festlegen möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
• Wählen Sie im Feld Erstes Rechnungsintervall Option die Option Erstes Rechnungsintervall aus.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten, das Intervall festzulegen.

• Tragen Sie entweder im Feld Erstes Rechnungsintervall (Tage) die Anzahl der Tage nach dem Startdatum des Vertrags ein, nach denen die Rechnung erstellt werden soll. Das Datum wird automatisch im Feld Erstes Rechnungsdatum berechnet und eingetragen.
• Oder tragen Sie das gewünschte erste Rechnungsdatum direkt in das Feld Erstes Rechnungsdatum ein.

Wenn nach Freigabe des Mietvertrags von einem ersten Rechnungsintervall auf eine Mindestmietdauer gewechselt werden soll, ist ein Zusatzvertrag nötig.

Mindestmietdauer festlegen

Eine Mindestmietdauer legt den Zeitraum fest, der in jedem Fall vom Kunden zu bezahlen ist, auch wenn alle Mietgegenstände vor Ende dieses Zeitraums zurückgegeben werden. Gehen Sie zum Festlegen der Mindestmietdauer wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, für den Sie eine Mindestmietdauer festlegen möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
• Wählen Sie im Feld Erstes Rechnungsintervall Option die Option Mindestmietdauer aus.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten, die Mindestmietdauer festzulegen.

• Tragen Sie entweder im Feld Mindestmiete bis (Tage) die Anzahl der Tage nach dem Startdatum des Vertrags ein, bis zu denen Miete gezahlt werden soll. Das Datum wird automatisch im Feld Enddatum Mindestmiete berechnet und eingetragen.
• Oder tragen Sie das gewünschte Enddatum der Mindestmiete direkt in das Feld Enddatum Mindestmiete ein.

Wenn nach Freigabe des Mietvertrags von einer Mindestmietdauer auf ein erstes Rechnungsintervall gewechselt werden soll, ist ein Zusatzvertrag nötig.

Benutzerdefinierte Kalender aktualisieren

Sie können für einen Mietvertrag benutzerdefinierte Kalender erstellen. Dieser Kalender wird vertragsspezifisch mit den Rechnungskalendern von Mietklassen, Mietklassenpaketen und Mietgegenständen synchronisiert.

Um einen benutzerdefinierten Kalender zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen, oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, für den Sie einen benutzerdefinierten Kalender erstellen möchten.
• Wählen Sie im Inforegister Allgemein in der Dropdownliste Erstes Rechnungsintervall die Option Benutzerdefinierten Kalender erstellen aus.
• Die Seite Bearbeiten - Benutzerdefinierte Kalenderposten öffnet sich.
• Das Feld Datum gibt das Datum an, welches Sie bearbeiten möchten.
• Das Feld Tag gibt den Wochentag des ausgewählten Datums an.
• Aktivieren Sie das Feld Frei, um das ausgewählte Datum als freien Tag zu markieren.
• Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung für den freien Tag ein.
• Schließen Sie die Seite Bearbeiten - Benutzerdefinierte Kalenderposten.
• Ihre ausgewählten freien Tage werden nun den Rechnungskalendern in den Vertragszeilen hinzugefügt.

Sie haben erfolgreich einen benutzerdefinierten Kalender aktualisiert.

Zusatzerlöse

Einrichtung von Zusatzerlösen

Sie können Zusatzerlöse einrichten, die Sie in Mietverträgen und Mietklassen verwenden können und die Sie mit Zusatzkosten aus Anmietungsverträgen verknüpfen können.
Um Zusatzerlöse für Verträge einzurichten gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Einrichtung Zusätzliche Vertragserlöse über die Schnellsuche (ALT + Q) in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Die Seite Einrichtung Zusätzliche Vertragserlöse wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu > Neu.

Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich einen Zusatzerlös eingerichtet.

Zusatzerlöse hinzufügen

Sie können den Zeilen Ihres Mietvertrags Zusatzerlöse hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, dem Sie Zusatzerlöse hinzufügen möchten.
• Navigieren Sie zu dem Bereich Zeilen.
• Klicken Sie auf die Zeile der Mietklasse, der Sie Zusatzerlöse hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf Funktionen > Zusatzerlös hinzufügen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Funktionen angezeigt wird.

• Es wird ein neues Fenster geöffnet.
• Klicken Sie in der Spalte Standard-Beschreibung auf die Bezeichnung des Postens, den Sie übernehmen möchten.

• Das Fenster wird automatisch geschlossen und der ausgewählte Posten wird den vorhandenen Zeilen hinzugefügt.

• Es wird wieder der Mietvertrag angezeigt.
• Sie können den Mietvertrag nun freigeben oder weitere Änderungen vornehmen.

Variable Erlöse hinzufügen

Sie können den Zeilen ihres Mietvertrags variable Erlöse hinzufügen, die entweder für den gesamten Mietvertrag gelten oder nur für eine bestimmte Mietklasse bzw. Mietklassenpaket.

Variable Erlöse für eine Mietklasse bzw. Mietklassenpaket hinzufügen

Sie können variable Erlöse hinzufügen, die sich auf eine bestimmte Mietklasse bzw. ein Mietklassenpaket beziehen. Dies sind unerwartet auftretende Kosten, die Sie frei definieren können, wie z. B. Wartezeiten, die dem Debitor in Rechnung gestellen werden sollen.

Um einer Mietklasse bzw. einem Mietklassenpaket variable Erlöse hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, dem Sie zusätzliche Erlöse hinzufügen möchten.
• Navigieren Sie zu dem Bereich Zeilen.
• Fügen Sie eine neue Mietklasse bzw. Mietklassenpaket hinzu. Sobald Sie einem Vertrag eine Mietklasse bzw. ein Mietklassenpaket hinzufügen, wird die vorher von Ihnen für diese Mietklasse bzw. Mietklassenpaket eingerichtete Zeile für variable Kosten automatisch in den Vertragszeilen angezeigt.
• Wählen Sie diese Zeile aus.

• Klicken Sie auf Fakturierung > Variabler Erlös.
• Die Seite zum Hinzufügen von variablen Erlösen wird angezeigt.

• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben der nachfolgenden Tabelle aus.

• Um den Erlös hinzuzufügen, klicken Sie auf Genehmigung > Anforderung genehmigen.
• Damit die Erlöszeile auf dem Rechnungsplan angezeigt wird, klicken Sie auf Aktionen > Rechnung > Rechnungsplan neu berechnen.
• Sie haben einen variablen Erlös hinzugefügt, der sich auf eine bestimmte Mietklasse bzw. ein Mietklassenpaket bezieht.

Variable Vertragserlöse hinzufügen

Sie können auch variable Erlöse hinzufügen, die sich auf den gesamten Mietvertrag beziehen, wie z. B. Lieferkosten, die dem Debitor für jede Auslieferung in einem Mietvertrag in Rechnung gestellt werden sollen.

Hinweis

Bevor Sie einem Mietvertrag variable Erlöse hinzufügen können, müssen Sie diese erst einrichten. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Einrichtung Zusätzliche Vertragserlöse über die Schnellsuche (ALT+Q) in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Es wird eine Liste aller eingerichteten Vetragserlöse angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Vertragserlös einzurichten.
• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.

Spalte	Beschreibung
Aktiv	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Vertragserlöszeile aktivieren möchten.
Standard-Beschreibung	Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für die Vertragserlöszeile an, wie z. B. Variable Kosten. Diese Beschreibung wird später in der Vertragszeile angezeigt.
Anforderung	Wählen Sie hier aus, ob die Vertragserlöszeile Notwendig, Empfohlen oder Optional ist.
Preiscode	Geben Sie hier den Preiscode an. Um später im Mietvertrag variable Vertragserlöse hinzufügen zu können, müssen Sie dieses Feld leer lassen.
Einheitencode (bei Registrierung)	Geben Sie hier die Einheit an, mit der die Zeile fakturiert wird, wenn als Preistyp Einmalig oder bei Registrierung hinterlegt ist.
Preistyp	Wählen Sie hier den Preistyp für die Vertragserlöszeile aus. Um später im Mietvertrag variable Vertragserlöse hinzufügen zu können, müssen Sie hier Variabel auswählen.
Erlösartikelnr.	Geben Sie hier an, wie der Vertragserlös fakturiert werden soll. Für variable Kosten müssen Sie hier Pauschale auswählen.
Nur einmal fakturieren	Optional Aktivieren Sie das Auswahlkästchen in dieser Spalte, wenn die Preiszeile nur einmal fakturiert werden soll. Dies kann nur in Verbindung mit dem Preistyp Bei Auslieferung verwendet werden.
Preis notwendig	Optional Aktivieren Sie das Auswahlkästchen in dieser Spalte, wenn der Mietvertrag einen Preis für diese Zeile enthalten muss.
Zeile im Druck ausblenden	Optional Aktivieren Sie das Auswahlkästchen in dieser Spalte, wenn die Preiszeile im Druck standardmäßig ausgeblendet werden soll. Dies kann nur für Kostenzeilen mit dem Preistyp Variabel eingerichtet werden.
Preisbasis	Optional Tragen Sie in dieser Spalte die Preisbasis (z.B. Tag) ein. Dies kann nur für Kostenzeilen mit dem Preistyp Wiederkehrend eingerichtet werden.
Standard-Rechnungskalender	Optional Tragen Sie in dieser Spalte die in Rechnung zu stellenden Tage ein. Ist dieses Feld nicht ausgefüllt, werden alle Tage in Rechnung gestellt.
AGB-Code	Optional Tragen Sie in dieser Spalte einen AGB-Code für diese Zusatzerlöszeile ein.
Vertragsart	Optional Geben Sie in dieser Spalte an, ob diese Zusatzerlöszeile für Alle Vertragsarten oder nur für eine Auswahl gelten soll. Wird die Option Auswahl ausgewählt, erscheint in der Menüzeile der Seite die Option Vertragsart. Um die gewünschten Vertragsarten aus einer Liste auszuwählen, wählen Sie Vertragsart > Vertragsarten auswählen aus der Menüzeile. Um die gewünschten Vertragsarten frei hinzuzufügen, wählen Sie Vertragsart > Vertragsartenzuordnung aus der Menüzeile.

• Schließen Sie die Seite Einrichtung Zusätzliche Vertragserlöse.
• Sie haben eine Erlöszeile eingerichtet, die Sie später Ihrem Vertrag hinzufügen können.

Um den Zeilen Ihres Vertrags nun variable Vertragserlöse hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, dem Sie zusätzliche Vertragserlöse hinzufügen möchten.
• Navigieren Sie zu dem Bereich Zeilen.
• Fügen Sie eine neue Mietklasse bzw. Mietklassenpaket hinzu. Sobald Sie einem Vertrag eine Mietklasse bzw. ein Mietklassenpaket hinzufügen, werden die vorher von Ihnen unter Einrichtung Zusätzliche Vertragserlöse eingerichteten Zeilen automatisch oben in den Vertragszeilen aufgelistet. Falls diese nicht automatisch eingefügt werden, können Sie dies im Register Zeilen über Funktionen > Allgemeinen Zusatzerlös hinzufügen noch nachträglich tun.
• Wählen Sie die Zeile aus, der Sie Erlöse hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf Fakturierung > Variabler Erlös.

• Die Seite zum Hinzufügen von variablen Vertragserlösen wird abgezeigt.
• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben der nachfolgenden Tabelle aus.

• Um den Erlös hinzuzufügen, klicken Sie auf Genehmigung > Anforderung genehmigen.
• Damit die Erlöszeile auf dem Rechnungsplan angezeigt wird, klicken Sie auf Aktionen > Rechnung > Rechnungsplan neu berechnen.
• Sie haben einen variablen Erlös hinzugefügt, der sich auf den gesamten Vertrag bezieht.

Zusatzkomponenten hinzufügen

Sie können den bereits hinzugefügten Mietklassen Ihres Mietvertrags nachträglich Zusatzkomponenten hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, dem Sie Zusatzkomponenten hinzufügen möchten.
• Navigieren Sie zu dem Bereich Zeilen.
• Klicken Sie auf die Zeile der Mietklasse, der Sie Zusatzkomponenten hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf Funktionen > Zusatzkomponenten hinzufügen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Zeile angezeigt wird.

• Es wird das Fenster Mietklassen-/Mietklassenkomponenten auswählen geöffnet.
• Wählen Sie die Komponente aus, die dem Mietvertrag hinzugefügt werden soll. Es können nur Artikel bzw. Ressourcen hinzugefügt werden, die zuvor als Mietkomponente gekennzeichnet wurden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.
• Es wird wieder der Mietvertrag mit aktualisierten Vertragszeilen angezeigt.
• Sie können den Mietvertrag nun freigeben oder weitere Änderungen vornehmen.

Attribute hinzufügen

Sie können den Mietklassen Ihres Mietvertrags bestimmte Attribute hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag.
• Fügen Sie eine neue Mietklasse hinzu, der Sie vorher Attribute zugewiesen haben.
• Wählen Sie die Mietklasse in den Vertragszeilen aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Objektattribute.
• Die vorher von Ihnen für diese Mietklasse hinterlegten Attribute werden angezeigt.

• Füllen Sie das Feld Attributwert aus.
• Aktivieren Sie bei Bedarf das Auswahlkästchen in der Spalte Im Protokoll drucken, wenn die Attribute im gedruckten Protokoll enthalten sein sollen. Deaktivieren Sie das Auswahlkästchen, wenn die Attribute nicht im gedruckten Protokoll enthalten sein sollen.
• Ihre Auswahl wird automatisch gespeichert.

Textzeilen hinzufügen

Sie können den bereits hinzugefügten Mietklassen Ihres Mietvertrags nachträglich Textzeilen hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, dem Sie Textzeilen hinzufügen möchten.
• Navigieren Sie zu dem Bereich Zeilen.
• Klicken Sie auf die Zeile der Mietklasse, der Sie Textzeilen hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf Verwalten > Textzeilen hinzufügen.

• Es wird der Vertragstext-Assistent geöffnet.
• Tragen Sie in der Spalte Vertragstext den gewünschten Text ein, der hinzugefügt werden soll.

• Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie mit OK.
• Es wird wieder der Mietvertrag mit aktualisierten Vertragszeilen angezeigt.
• Sie können den Mietvertrag nun freigeben oder weitere Änderungen vornehmen.

Bemerkungen hinzufügen

Es ist möglich, einem Mietvertrag oder Zusatzvertrag Bemerkungen hinzuzufügen, um bestimmte Informationen zu teilen oder Notizen zu machen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Mietvertrag, dem Sie Bemerkungen hinzufügen möchten.
• Wählen Sie Vertrag > Bemerkungen aus der Menüzeile.
• Es wird eine Liste aller Bemerkungen geöffnet.

• In der Spalte Datum wird automatisch das aktuelle Arbeitsdatum eingetragen. Das Datum kann bei Bedarf geändert werden.
• Geben Sie in die Spalte Bemerkung Ihre Notizen oder Anmerkungen ein. Formatierungen oder Listen sind nicht möglich.
• Schließen Sie die Seite Bemerkungen.

Die im Mietvertrag oder Zusatzvertrag hinterlegten Bemerkungen werden nun auch in dem Bereich Bemerkungen im Info-Bereich (ALT+F2) angezeigt.
Bemerkungen aus Mietangeboten oder Zusatzverträgen werden bei Umwandlung in einen Mietvertrag bzw. Aktivierung automatisch in den Mietvertrag übernommen.

Mietvertrag mit verbrauchsbasierter Abrechnung erstellen

Es ist möglich, den Mietpreis für einen Mietvertrag auf Grundlage von Verbrauchsdaten festzulegen. Gehen Sie zum Einrichten wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, dem Sie eine verbrauchsbasierte Preiszeile hinzufügen möchten.
  
  oder
  
  Erstellen Sie einen neuen verbrauchsbasierten Mietvertrag. Informationen zum Erstellen eines neuen Mietvertrags finden Sie unter Mietvertrag anlegen.
• Fügen Sie dem Vertrag eine Mietklasse mit dem Preistyp Verbrauch hinzu und wählen Sie die gewünschte Verbrauchsart aus. Informationen zum Hinzufügen von Verbrauchsdaten zu einer Mietklasse finden Sie unter Mietklasse anlegen.
• Registrieren Sie die jeweiligen Verbrauchsdaten in den einzelnen Prozessphasen, um diese in den Rechnungsplan aufzunehmen. Nutzen Sie hierzu die entsprechenden Protokolle für Rücknahme oder Mietaussatz.
• Die registrierten Werte werden in den Rechnungsplan aufgenommen und gemäß dem Rechnungszyklus fakturiert. Informationen zum Erstellen von Rechnungen finden Sie unter Rechnung aus einem Mietvertrag heraus stellen.

Tipp

Sie können die in einem Mietvertrag angefallenen Verbrauchsdaten mit den Verbrauchsdaten des Artikels oder Serviceartikels synchronisieren. Auf diese Weise wird der Verbrauch aus dem Mietauftrag in das Verbrauchsprotokoll des Artikels bzw. Serviceartikels aufgenommen und aufaddiert.
Gehen Sie zum Synchronisieren der Verbrauchsdaten wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Verbrauchsarten.
• Es wird eine Liste aller eingerichteten Verbrauchsarten geöffnet.
• Die Spalte Verbrauchscode gibt die Bezeichnung der Verbrauchsart an, die im Rahmen von Mietverträgen verwendet wird.
• Die Spalte Verbrauchsschnittstellenart gibt die Bezeichnung der Verbrauchsart an, die im Artikel bzw. Serviceartikel verwendet wird.
• Weisen Sie dem Verbrauchscode die entsprechende Verbrauchsschnittstellenart und den zugehörigen Einheitencode zu, damit die registrierten Verbrauchsdaten aus Mietverträgen dem entsprechenden Artikel bzw. Serviceartikel hinzugefügt werden.

• Schließen Sie die Seite Verbrauchsdaten.

Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen

Sie können einer Mietvertragszeile einen spezifischen Mietgegenstand zuweisen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn der Debitor aus Personal- oder Kompatibilitätsgründen eine bestimmte Maschine benötigt.

Gehen Sie zum Zuweisen einer spezifischen Objektnummer zu einer Mietvertragszeile wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, dessen Zeile Sie eine spezifische Objektnummer zuweisen möchten.
• Klicken Sie in die Zeile des Mietgegenstands, dem Sie eine spezifische Objektnummer zuweisen möchten.
• Klicken Sie auf Zeile > Funktionen > Objektnr. hinzufügen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Zeile angezeigt wird.

• Es wird ein neues Fenster geöffnet.
• Wählen Sie im unteren Bereich unter Mietreservierungsmatrix einen verfügbaren Mietgegenstand aus.
• Wählen Sie aus der Menüleiste Auswählen > Auswählen.

• Der Mietvertragszeile wird in der Spalte Objektnr. die Nummer des ausgewählten Mietgegenstands hinzugefügt.

• Der Mietgegenstand für diese Zeile ist nun eingeplant, d. h. er kann nicht mehr für andere Mietverträge reserviert oder eingeplant werden.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Spezifische Objektnummer bearbeiten bzw. löschen

Möchten Sie eine spezifische Objektnummer bearbeiten oder löschen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, dessen spezifische Objektnummer Sie bearbeiten bzw. aus dem Sie eine spezifische Objektnummer löschen möchten.
• Klicken Sie in die Zeile des Mietgegenstands, dessen spezifische Objektnummer Sie bearbeiten bzw. löschen möchten.
• Klicken Sie auf Funktionen > Objektnr. entfernen, um die spezifische Objektnummer zu löschen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Funktionen angezeigt wird.

• Die spezifische Objektnummer ist nun gelöscht.
• Optional Vergeben Sie eine neue Objektnummer. Informationen hierzu finden Sie unter Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Zusatzvereinbarungen hinzufügen

Sie können im Mietvertrag Zusatzvereinbarungen hinzufügen, die nicht an eine Mietklasse bzw. Mietklassenpaket gebunden sind. Diese Zusatzvereinbarungen beziehen sich auf den gesamten Vertrag und werden später auf dem gebuchten Beleg angezeigt.

Hinweis

Damit Sie einem Mietvertrag Zusatzvereinbarungen hinzufügen können, müssen Sie Standardtextcodes für die Zusatzzeilen definieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Standardtextcodes über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Standardtextcodes wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Code zu definieren.

• Geben Sie unter Code einen aussagekräftigen Code zur Kennzeichnung des Standardtextes an.
• Geben Sie unter Beschreibung eine genaue Beschreibung des Standardtextes an.
• Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Um Textbausteine für einen Standardtextcode zu hinterlegen, welche später im Mietvertrag übernommen werden, klicken Sie in der Menüleiste auf Textbausteine.
• Die Seite Textbaustein wird geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Die Seite zum Einrichten von Textbausteinen wird geöffnet.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in eine beliebige Zeile, um einen Textbaustein hinzuzufügen.
• Fügen Sie unter Text einen Text ein.
• Navigieren Sie anschließend zum Inforegister Miete.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Zusatzvereinbarungen Mietvertrag, damit der Textbaustein für Zusatzvereinbarungen im Mietvertrag angezeigt wird.
• Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Sie können den Standardtextcode nun in Mietverträgen verwenden. Die definierten Textbausteine werden im Mietvertrag übernommen.

Um Zusatzvereinbarungen zum Mietvertrag hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, dem Sie Zusatzvereinbarungen hinzufügen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zusatzvereinbarungen.
• Wählen Sie unter Nr. einen Standardtextcode für die Zusatzvereinbarung aus der Dropdownliste aus.

• Die vorher definierten Beschreibungen und Textbausteine werden automatisch übernommen, sobald Sie einen Standardtextcode auswählen.

• Sie können die Textbausteine bei Belieben verändern oder erweitern.
• Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Anschließend können Sie den Mietvertrag freigeben.

Vertrags- und AGB-Texte erstellen

Mit Vertrags- und AGB-Texten können Sie für jeden Mietauftrag individuelle Texte festlegen oder Standardtexte definieren, die für alle Mietangebote oder Mietverträge gelten. Es können auch Texte für Zusatzverträge oder Vertragsvorlagen angelegt werden. Die in einem Mietvertrag hinterlegten Texte können mit angedruckt werden, damit diese in ausgedruckter Form an den Kunden übergeben oder abgelegt werden können.

Vertragstexte erstellen

Gehen Sie zum Hinzufügen von Vertragstexten wie folgt vor.

• Öffnen Sie die Seite Vertragstextliste über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Vertragstexte angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Vertragstext zu erstellen.

• Es wird eine neue Textkarte geöffnet.

• Wählen Sie im Inforegister Vertragskopftext in der Dropdownliste Belegart aus, ob Sie Textzeilen für ein Angebot, einen Vertrag, einen Zusatzvertrag oder eine Vertragsvorlage hinzufügen möchten.
• Optional Wählen Sie in der Dropdownliste Sprachcode die Sprache aus, in der die Textzeilen verfasst sind. Dies ist sinnvoll, falls Sie Mietaufträge in verschiedenen Sprachen abwickeln.
• Fügen Sie Textzeilen hinzu, indem Sie je nach Bedarf unter Starttext vorhanden, Vermietertext vorhanden, Mietertext vorhanden und Nachtext vorhanden auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken.

• Es wird der Text-Editor geöffnet.
• Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um Text hinzuzufügen und zu formatieren.

Im Text-Editor arbeiten

Der Text-Editor umfasst eine Menüleiste oben (grüner Rahmen) und einen Eingabebereich unten (blauer Rahmen). In der Menüleiste werden Formatierungen für ausgewählte Inhalte im Eingabebereich festgelegt.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die einzelnen Funktionen in der Menüleiste:

Funktion	Beschreibung	Optionen
Absatz	Über diese Funktion legen Sie das Absatzformat fest.	Paragraph (Standardabsatz), Heading 1 (Überschrift 1), Heading 2 (Überschrift 2), Heading 3 (Überschrift 3)
Schriftgröße	Über diese Funktion legen Sie die Schriftgröße für den markierten Text fest. Es können nur die vorhandenen Schriftgrößen ausgewählt werden.	9, 11, 13, Default (Standard-Schriftgröße), 17, 19, 21
Schriftart	Über diese Funktion legen Sie die Schriftart für den markierten Text fest. Es können nur die vorhandenen Schriftarten ausgewählt werden.	Default (Standard-Schriftart), Arial, Courier New, Georgia, Lucida Sans Unicode, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana
Fettdruck	Über diese Funktion formatieren Sie den markierten Text als fettgedruckt.
Kursivdruck	Über diese Funktion formatieren Sie den markierten Text als kursiv gedruckt.
Link	Über diese Funktion fügen Sie einen Link auf eine Webseite hinzu. • Schreiben Sie zuerst den Beschreibungstext für den Link. • Markieren Sie den Beschreibungstext und klicken Sie auf das Symbol Link. Es wird ein Eingabefenster für die Linkadresse geöffnet. • Tragen Sie die vollständige Zieladresse für den Link ein und bestätigen Sie die Eingabe per Klick auf das grüne Häkchen.
Auflistung	Über diese Funktion erstellen Sie eine Liste mit Spiegelstrichen (Bulletpoints). Über die Funktionen Einzug erhöhen und Einzug verringern können Sie Auflistungsebenen ein-/ausrücken, um hierarchische Auflistungen zu erstellen.
Aufzählung	Über diese Funktion erstellen Sie eine Liste mit durchnummerierter Aufzählung. Über die Funktionen Einzug erhöhen und Einzug verringern können Sie Aufzählungsebenen ein-/ausrücken, um hierarchische Aufzählungen zu erstellen.
Einzug erhöhen	Über diese Funktion rücken Sie den ausgewählten Absatz ein (eine Ebene nach rechts). Bei den Funktionen Auflistung und Aufzählung können hiermit untergeordnete Elemente für hierarchische Darstellungen erstellt werden.
Einzug verringern	Über diese Funktion rücken Sie den ausgewählten Absatz aus (eine Ebene nach links). Bei den Funktionen Auflistung und Aufzählung können hiermit übergeordnete Elemente für hierarchische Darstellungen erstellt werden.
Zitat	Über diese Funktion wird am linken Rand des Abschnitts ein grauer Balken erstellt und der Text eingerückt. Des Weiteren wird der Schriftschnitt in Kursivdruck geändert.
Tabelle hinzufügen	Über diese Funktion wird zentriert auf der Seite eine Tabelle hinzugefügt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Tabelle anpassen.
Aktion rückgängig	Über diese Funktion wird die zuletzt vorgenommene Aktion (Texteingabe, Formatierung usw.) rückgängig gemacht. Es lassen sich alle Aktionen, die seit dem letzten Öffnen des Text-Editors ausgeführt wurden, rückgängig machen.
Aktion wiederherstellen	Über diese Funktion können fälschlicherweise rückgängig gemachte Aktionen (Texteingabe, Formatierung usw.) wiederhergestellt werden. Es lassen sich alle Aktionen, die seit dem letzten Öffnen des Text-Editors rückgängig wurden, wiederherstellen, sofern zwischenzeitlich keine neuen Aktionen ausgeführt wurden.

• Tragen Sie im Eingabebereich entsprechende Inhalte ein und wenden Sie gewünschte Formatierungen an.

Tabelle hinzufügen

Einfache Tabellen können sehr schnell erstellt werden, es sind aber auch komplexe Varianten möglich. Gehen Sie zum Erstellen einer Tabelle wie folgt vor:

• Klicken Sie in einer leeren Zeile auf das Symbol Tabelle hinzufügen.
• Es wird ein Dropdownfenster mit mehreren Zellen geöffnet, die der Anzahl von Zeilen und Spalten der zu erstellenden Tabelle entsprechen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle, die die letzte Zeile und letzte Spalte der neuen Tabelle bestimmt. Der Bereich links und oberhalb der Zelle wird blau markiert und bildet die neue Tabelle.

• Klicken Sie auf die Zelle, um eine Tabelle mit der ausgewählten Anzahl von Zeilen und Spalten zu erstellen.
• Tragen Sie Text in die Zellen ein und formatieren Sie ihn gemäß den Funktionen in der Menüleiste.

Es gibt auch tabelleneigene Funktionen, mit denen Spalten, Zeilen und Zellen gesondert bearbeitet werden können:

Spaltenoptionen

Zeilenoptionen

Zellenoptionen

• Schließen Sie den Text-Editor.
• Optional Fügen Sie weitere Texte im Inforegister Vertragskopftext hinzu.
• Optional Fügen Sie weitere Texte im Inforegister Vertragszeilentext hinzu. Diese Texte werden den entsprechenden Abschnitten des Vertrags hinzugefügt.
  • Wählen Sie in der Spalte Zeilenart aus, ob Sie einen Zusatztext, Text für Mietgegenstände, Text für Zahlungsform und -bedingungen, AGB-Text oder Text für Zusatzvereinbarungen hinzufügen möchten.
  • Wählen Sie in der Spalte Zeilenkopf vorhanden aus, ob der zugehörige Vertragszeilentext eine Überschrift aufweisen soll.
    • Klicken Sie zum Hinzufügen einer Überschrift auf Nein und bearbeiten Sie den Text im Text-Editor.
    • Ist nun ein Text hinterlegt, steht in der Zelle Ja.
  • Wählen Sie in der Spalte Zeilenstarttext vorhanden aus, ob der zugehörige Vertragszeilentext einen zusätzlichen Text vor den entsprechenden Vertragszeilen aufweisen soll.
    • Klicken Sie zum Hinzufügen einer Überschrift auf Nein und bearbeiten Sie den Text im Text-Editor.
    • Ist nun ein Text hinterlegt, steht in der Zelle Ja.
  • Wählen Sie in der Spalte Zeilennachtext vorhanden aus, ob der zugehörige Vertragszeilentext einen zusätzlichen Text nach den entsprechenden Vertragszeilen aufweisen soll.
    • Klicken Sie zum Hinzufügen einer Überschrift auf Nein und bearbeiten Sie den Text im Text-Editor.
    • Ist nun ein Text hinterlegt, steht in der Zelle Ja.
• Schließen Sie die Textkarte.

AGB-Texte erstellen

Gehen Sie zum Hinzufügen von AGB-Texten wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Allgemeine Geschäftsbedingungen über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller AGB-Texte angezeigt.
• Wählen Sie Neu aus der Menüleiste, um einen neuen AGB-Text zu erstellen.
• Es wird eine neue Karte für Allgemeine Geschäftsbedingungen geöffnet.

• Tragen Sie im Inforegister Allgemein in das Feld AGB-Code eine aussagekräftige Bezeichnung für den AGB-Text ein.
• Tragen Sie in das Feld Gültig ab das Datum ein, ab dem dieser AGB-Text gelten soll.
• Optional Tragen Sie in das Feld Gültig bis ein Datum ein, bis zu dem dieser AGB-Text gültig ist.
• Um nun eine Seite zum AGB-Text hinzuzufügen, klicken Sie im Inforegister Text für Allgemeine Geschäftsbedingungen in der Spalte Inhalt vorhanden auf Nein.
• Es wird der Text-Editor geöffnet.
• Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um Text hinzuzufügen und zu formatieren.

Der Text-Editor umfasst eine Menüleiste oben (grüner Rahmen) und einen Eingabebereich unten (blauer Rahmen). In der Menüleiste werden Formatierungen für ausgewählte Inhalte im Eingabebereich festgelegt.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die einzelnen Funktionen in der Menüleiste:

Funktion	Beschreibung	Optionen
Absatz	Über diese Funktion legen Sie das Absatzformat fest.	Paragraph (Standardabsatz), Heading 1 (Überschrift 1), Heading 2 (Überschrift 2), Heading 3 (Überschrift 3)
Schriftgröße	Über diese Funktion legen Sie die Schriftgröße für den markierten Text fest. Es können nur die vorhandenen Schriftgrößen ausgewählt werden.	9, 11, 13, Default (Standard-Schriftgröße), 17, 19, 21
Schriftart	Über diese Funktion legen Sie die Schriftart für den markierten Text fest. Es können nur die vorhandenen Schriftarten ausgewählt werden.	Default (Standard-Schriftart), Arial, Courier New, Georgia, Lucida Sans Unicode, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana
Fettdruck	Über diese Funktion formatieren Sie den markierten Text als fettgedruckt.
Kursivdruck	Über diese Funktion formatieren Sie den markierten Text als kursiv gedruckt.
Link	Über diese Funktion fügen Sie einen Link auf eine Webseite hinzu. • Schreiben Sie zuerst den Beschreibungstext für den Link. • Markieren Sie den Beschreibungstext und klicken Sie auf das Symbol Link. Es wird ein Eingabefenster für die Linkadresse geöffnet. • Tragen Sie die vollständige Zieladresse für den Link ein und bestätigen Sie die Eingabe per Klick auf das grüne Häkchen.
Auflistung	Über diese Funktion erstellen Sie eine Liste mit Spiegelstrichen (Bulletpoints). Über die Funktionen Einzug erhöhen und Einzug verringern können Sie Auflistungsebenen ein-/ausrücken, um hierarchische Auflistungen zu erstellen.
Aufzählung	Über diese Funktion erstellen Sie eine Liste mit durchnummerierter Aufzählung. Über die Funktionen Einzug erhöhen und Einzug verringern können Sie Aufzählungsebenen ein-/ausrücken, um hierarchische Aufzählungen zu erstellen.
Einzug erhöhen	Über diese Funktion rücken Sie den ausgewählten Absatz ein (eine Ebene nach rechts). Bei den Funktionen Auflistung und Aufzählung können hiermit untergeordnete Elemente für hierarchische Darstellungen erstellt werden.
Einzug verringern	Über diese Funktion rücken Sie den ausgewählten Absatz aus (eine Ebene nach links). Bei den Funktionen Auflistung und Aufzählung können hiermit übergeordnete Elemente für hierarchische Darstellungen erstellt werden.
Zitat	Über diese Funktion wird am linken Rand des Abschnitts ein grauer Balken erstellt und der Text eingerückt. Des Weiteren wird der Schriftschnitt in Kursivdruck geändert.
Tabelle hinzufügen	Über diese Funktion wird zentriert auf der Seite eine Tabelle hinzugefügt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Tabelle anpassen.
Aktion rückgängig	Über diese Funktion wird die zuletzt vorgenommene Aktion (Texteingabe, Formatierung usw.) rückgängig gemacht. Es lassen sich alle Aktionen, die seit dem letzten Öffnen des Text-Editors ausgeführt wurden, rückgängig machen.
Aktion wiederherstellen	Über diese Funktion können fälschlicherweise rückgängig gemachte Aktionen (Texteingabe, Formatierung usw.) wiederhergestellt werden. Es lassen sich alle Aktionen, die seit dem letzten Öffnen des Text-Editors rückgängig wurden, wiederherstellen, sofern zwischenzeitlich keine neuen Aktionen ausgeführt wurden.

• Tragen Sie im Eingabebereich entsprechende Inhalte ein und wenden Sie gewünschte Formatierungen an.

Tabelle hinzufügen

Einfache Tabellen können sehr schnell erstellt werden, es sind aber auch komplexe Varianten möglich. Gehen Sie zum Erstellen einer Tabelle wie folgt vor:

• Klicken Sie in einer leeren Zeile auf das Symbol Tabelle hinzufügen.
• Es wird ein Dropdownfenster mit mehreren Zellen geöffnet, die der Anzahl von Zeilen und Spalten der zu erstellenden Tabelle entsprechen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle, die die letzte Zeile und letzte Spalte der neuen Tabelle bestimmt. Der Bereich links und oberhalb der Zelle wird blau markiert und bildet die neue Tabelle.

• Klicken Sie auf die Zelle, um eine Tabelle mit der ausgewählten Anzahl von Zeilen und Spalten zu erstellen.
• Tragen Sie Text in die Zellen ein und formatieren Sie ihn gemäß den Funktionen in der Menüleiste.

Es gibt auch tabelleneigene Funktionen, mit denen Spalten, Zeilen und Zellen gesondert bearbeitet werden können:

Spaltenoptionen

Zeilenoptionen

Zellenoptionen

• Schließen Sie den Text-Editor.

• Optional Um eine weitere Seite zum AGB-Text hinzuzufügen, klicken Sie in die nächste leere Zeile der Tabelle im Inforegister Text für Allgemeine Geschäftsbedingungen. Gehen Sie anschließend wie oben beschrieben vor.

• Optional Um einen AGB-Text zu bearbeiten, klicken Sie in der Spalte Inhalt vorhanden auf Ja in der jeweiligen Zeile. Es öffnet sich der Text-Editor und Sie können den Text der Seite bearbeiten.

• Optional Um eine neue Version des AGB-Texts zu erstellen, klicken Sie in der Menüzeile auf Neu. Die Zahl im Feld Versionsnr. wird hochgezählt und Sie müssen erneut das Feld Gültig ab ausfüllen. Die neue Version wird ebenfalls auf der Seite Allgemeine Geschäftsbedingungen aufgeführt.

AGB-Texte drucken

Gehen Sie zum Drucken von AGB-Texten wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Allgemeine Geschäftsbedingungen über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller AGB-Texte angezeigt.
• Öffnen Sie den gewünschten AGB-Text oder legen Sie einen neuen an.
• Wählen Sie Vorgang > Drucken aus der Menüzeile.
• Es öffnet sich die Seite Miet-AGB.
• Wählen Sie im Feld Drucker den gewünschten Drucker aus.
• Aktivieren Sie im Info-Register Optionen die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile ausblenden, wenn die Kopf- und Fußzeilen auf dem Ausdruck ausgeblendet werden sollen.
• Tragen Sie im Feld Anzahl Kopien ein, wie viele Ausdrucke erstellt werden sollen.
• Im Inforegister Erweitert können Sie beispielsweise einstellen, wie lange die Erstellung des Ausdrucks maximal betragen soll (Maximale Zeitgenerierungszeit) oder wie viele Zeilen auf dem Ausdruck enthalten sein können (Maximale Zeilenanzahl). Wenn die eingetragenen Werte überschritten werden, wird die Erstellung des Ausdrucks abgebrochen.
• Um den Ausdruck zu starten, wählen Sie abschließend Drucken.
• Unter Vorschau können Sie sich eine Druckvorschau anzeigen lassen.
• Unter Senden an können Sie den Ausdruck entweder als PDF- oder Microsoft-Word-Dokument herunterladen, um ihn ggf. anschließend per E-Mail versenden zu können.

Mietvertrag mit einer Kampagne verknüpfen

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, den Sie mit einer Kampagne verknüpfen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.
• Wählen Sie das Feld Kampagnennr. im Inforegister Allgemein aus. Gegebenenfalls müssen Sie zunächst Mehr anzeigen auswählen, damit das Feld angezeigt wird.

• Es öffnet sich eine Liste mit bereits angelegten Kampagnen.
• Wählen Sie aus dieser Liste entweder die gewünschte Kampagne aus oder legen Sie eine neue an.

Zahlungskonditionen einrichten

Sie können für einen Debitor bestimmte Zahlungskonditionen anlegen. Sollten Sie dann einen Mietvertrag für diesen Debitor erstellen, werden die Zahlungskonditionen automatisch im Vertrag übernommen. Informationen dazu, wie sie Zahlungskonditionen für einen Debitor anlegen, finden Sie unter Zahlungskonditionen für Debitoren pro Bereich einrichten

Alternative Mietklasse auswählen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie in einem Mietvertrag einen Mietgegenstand aus einer alternativen Mietklasse auswählen können. Dies ist hilfreich, falls ein Mietgegenstand innerhalb einer Mietklasse nicht verfügbar ist, in einer anderen Mietklasse aber schon. Somit kann der (Service-)Artikel trotzdem ausgeliefert werden. Gehen Sie zum Auswählen einer alternativen Mietklasse wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, dem Sie eine alternative Mietklasse hinterlegen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.
• Wählen Sie im Register Vertragsobjekte die Option Alternative Mietklasse > Alternative Mietklasse auswählen aus der Menüzeile.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Alternative Mietklasse angezeigt wird.

• Es öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Mietklassen.
• Wählen Sie die gewünschte Mietklasse aus.
• Das Auswahlkästchen in der Spalte Alternative Mietklasse ausgewählt wird aktiviert.
• Im Infobox-Bereich (ALT+F2) unter dem Register Objektzeilendetails können Sie unter Alternative Mietklasse sehen, welche Mietklasse jetzt stattdessen ausgewählt wurde.
• Um die alternative Mietklasse zurückzusetzen und wieder die ursprüngliche Mietklasse zu verwenden, wählen Sie im Register Vertragsobjekte die Option Alternative Mietklasse > Mietklasse zurücksetzen aus der Menüzeile.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Alternative Mietklasse angezeigt wird.

E-Mail-Einrichtungen in Mietverträgen aufrufen

Sie können in Mietverträgen E-Mail-Einrichtungen aufrufen und anpassen, die zuvor in den Kontakten hinterlegt wurden. Darüber können die Absender-E-Mail-Adressen je nach Belegart verwaltet werden.

• Klicken Sie in der Menüleiste des Mietvertrags auf Kontakt > E-Mail-Adressen.
• Die Seite Vertrag E-Mails wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Art die E-Mail-Szenarien aus, die für diese E-Mail zutreffen sollen.
• Geben Sie die gewünschte Absender-E-Mail-Adresse im Feld E-Mail ein. Sie können durch das Klicken auf die drei Punkte auch aus den E-Mail-Adressen in der Kontaktkarte wählen, sofern Sie bereits einen Kontakt im Mietvertrag angegeben haben.
• Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Für weitere Informationen zum Hinterlegen von E-Mail-Einstellungen in Kontakten klicken Sie hier.

Mehrere Kontakte im Mietvertrag hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kontakte in einem offenen Mietvertrag zu hinterlegen. Dadurch hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen anderen Ansprechpartner anzurufen, falls der Hauptkontakt nicht erreichbar ist. Wird der Mietgegenstand anschließend im Prozess weiter verarbeitet, werden diese Kontakte ebenfalls in das Protokoll übernommen. Gehen Sie zum Anlegen von Kontakten im Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, in dem Sie Kontakte hinterlegen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.

Sie haben die Möglichkeit, entweder einen Kontakt aus den mit dem Debitor verknüpften Kontakten auszuwählen oder manuell einen Kontakt einzutragen.

• Um einen mit dem Debitor verknüpften Kontakt zu hinterlegen, klicken Sie im Register Kontakte Vertrag in der Spalte Kontaktname auf die drei Punkte.

• Es öffnet sich das Fenster Kontakte, in dem die Kontakte angezeigt werden, die mit dem Debitor aus dem Mietvertrag verknüpft sind.
• Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus.
• Um einen Kontakt manuell in den Mietvertrag einzutragen, vervollständigen Sie die Informationen in der Tabelle im Register Kontakte Vertrag.
• Das Feld Kontaktart kann genutzt werden, um dem Kontakt weitere Details hinzuzufügen.
• Wird der Mietgegenstand anschließend im Prozess weiter verarbeitet, werden diese Kontakte ebenfalls in das Protokoll übernommen.

Vertragsstatus

Ein Mietvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Vertragsstatus. Der derzeitige Status des Mietvertrags kann im Register Allgemein des Mietvertrags eingesehen werden. Der Vertragsstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Vertragsstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Belegstatus

Ein Mietvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Belegstatus. Der derzeitige Status des Mietvertrags kann im Register Allgemein des Mietvertrags eingesehen werden. Der Belegstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Belegstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Status Unterschrift

Ein Mietvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Unterschriftenstatus. Der derzeitige Status des Mietvertrags kann im Register Allgemein des Mietvertrags eingesehen werden. Der Unterschriftenstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Unterschriftenstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Mietvertrag bearbeiten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Mietvertrag bearbeiten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Wurde im Mietvertrag noch nichts gebucht, kann er erneut geöffnet werden. Um einen aktiven Mietvertrag ohne vorhandene Buchungen erneut zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Status > Erneut öffnen.

• Klicken Sie auf Status > Unterschrift zurücksetzen.

• Klicken Sie auf Drucken und Senden > Vertragsdruck rückgängig....

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, den Sie bearbeiten möchten.
• Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Einige bereits gebuchte Aktionen können nicht mehr bearbeitet werden.

Hinweis

Ist der Mietvertrag nicht im Bearbeitungsmodus:

• Klicken Sie im Mietvertragskopf auf das Stift-Symbol:

• Wenn das Stift-Symbol von einem Kreis umschlossen ist, können Sie den Mietvertrag bearbeiten.

• Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Geben Sie den Vertrag wie unter Mietvertrag anlegen angegeben wieder frei.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Zeilen löschen

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, den Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie zum Löschen einer Zeile auf diese Zeile und dann auf Verwalten > Zeile löschen.
  oder
  Klicken Sie in dieser Zeile auf die drei vertikalen Punkte neben der Spalte Mietklasse/Mietklassenpaket und klicken Sie auf Zeile löschen.

• Die Zeile ist gelöscht.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Zusatzvertrag anlegen

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Zusatzverträgen finden Sie hier.

Datumskorrektur in Annahme-/Rücknahmeprotokollen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Daten eines bereits gebuchten Anlieferungs- oder Rücknahmeprotokolls nachträglich ändern können. Geändert werden können das Start- bzw. Enddatum der Vermietung oder das Warenausgangs- bzw. Rücknahmedatum. Um das Datum eines Protokolls zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

In diesem Abschnitt wird die Datumskorrektur aus einem Mietvertrag heraus aufgerufen. Die Datumskorrektur kann auch über die Seiten Gebuchte Auslieferungen oder Gebuchte Rücknahmen aufgerufen werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Rufen Sie die Seite Gebuchte Auslieferungen bzw. Gebuchte Rücknahmen auf.
• Wählen Sie aus der Liste einen Beleg aus.
• Wählen Sie Prozess > Datumskorrektur aus der Menüzeile.
• Der Datumskorrektur-Assistent wird angezeigt.

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Wählen Sie aus der Liste einen Mietvertrag aus.
• Es öffnet sich die Mietvertragskarte.
• Wählen Sie in dem Inforegister Vertragsobjekte aus der Menüleiste die Option Verwalten > Datumskorrektur aus.

• Es wird der Datumskorrektur-Assistent angezeigt.

• Wählen Sie im Inforegister Optionen die Belegart aus, die angezeigt werden soll. Bei Auslieferung werden Ihnen im unteren Abschnitt die Auslieferungsprotokolle angezeigt. Bei Rücknahme werden Ihnen im unteren Abschnitt die Rücknahmeprotokolle angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Korrekturoption aus, ob Sie das Startdatum Vermietung oder das Warenausgangsdatum bzw. das Enddatum Vermietung oder das Rücknahmedatum korrigieren möchten.
• In der Spalte Startdatum Vermietung/Warenausg.-Datum bzw. Enddatum Vermietung/Rücknahmedatum finden Sie das aktuell gebuchte Datum für das jeweilige Protokoll.
• Tragen Sie in die Spalte *Korrektur -Datum das neue Datum für die Buchung ein.

• Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie die Korrektur verarbeiten möchten.
• Das geänderte Datum wird im Mietvertrag angezeigt.

Preiscodekorrektur

Preiscodes werden für Mietklassen hinterlegt und dadurch automatisch zusammen mit der Mietklasse in den Mietvertrag eingefügt. Informationen zum Anlegen von Preiscodes in Mietklassen finden Sie unter Preiscodes für eine Mietklasse anlegen. Wenn Sie den Preiscode für eine Mietklasse nachträglich im Mietvertrag ändern möchten, haben Sie entweder die Möglichkeit, einen anderen Preiscode auszuwählen, der für diese Mietklasse hinterlegt ist, oder nur den Preis aus dem in der Mietklasse hinterlegten Preiscode in den Mietvertrag zu kopieren. Dadurch wird die Vertragszeile als manueller Preis markiert. Um eine Preiscodekorrektur innerhalb eines Mietvertrags vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Wählen Sie aus der Liste einen Mietvertrag aus.
• Es öffnet sich die Mietvertragskarte.
• Klicken Sie im Inforegister Zeilen in der Spalte Preiscode auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.

• Es öffnet sich ein Dialogfenster.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

• Wählen Sie die Option Einen neuen Preiscode auswählen, wenn Sie einen anderen Preiscode für diese Vertragszeile hinterlegen möchten. Es öffnet sich das Fenster Mietpreiscodes mit allen für diese Mietklasse angelegten Preiscodes. Wählen Sie den gewünschten Preiscode aus. Dieser wird nun für die Vertragszeile übernommen.
• Wählen Sie die Option Nur Preis kopieren, wenn Sie nur den hinterlegten Preis einer anderen Mietklasse in die Vertragszeile übernehmen möchten. Es öffnet sich das Fenster Preiscode auswählen, in dem Sie eine Übersicht über alle für diese Mietklasse angelegten Preiscodes inklusive der hinterlegten Preise erhalten. Wählen Sie den gewünschten Preiscode aus. Der Preis wird nun für die Vertragszeile übernommen. Das Auswahlkästchen in der Spalte Manueller Preis der Vertragszeile wird aktiviert, wodurch angezeigt wird, dass für diese Vertragszeile ein manueller Preis hinterlegt wurde.

Mietvertrag stornieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Mietvertrag stornieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Wählen Sie den zu stornierenden Mietvertrag aus.
• Klicken Sie unter Aktionen > Funktionen auf Vertrag stornieren.

• Bestätigen Sie das Dialogfeld mit Ja.

• Der Mietvertrag wurde storniert und weist nun den Status Vertrag 'Storniert' auf.

• Der stornierte Mietvertrag wird weiterhin in der Liste aller Mietverträge angezeigt, kann jedoch nicht weiter verwendet werden.
• Um den stornierten Mietvertrag aus der Liste aller Mietverträge zu entfernen, müssen Sie den Mietvertrag archivieren. Informationen hierzu finden Sie unter Mietvertrag archivieren.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Mietvertrag archivieren

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Mietvertrag archivieren, um ihn aus der Liste aller Mietverträge zu entfernen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Wählen Sie den zu archivierenden Mietvertrag aus.
• Klicken Sie unter Aktionen > Funktionen auf Beleg archivieren.

• Das Mietvertragsfenster wird geschlossen und die Liste aller Mietverträge wird angezeigt.
• Der archivierte Mietvertrag kann im Mietarchiv eingesehen werden.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Archivierten Mietvertrag wiederherstellen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen archivierten Mietvertrag wiederherstellen. Dies kann nützlich sein, wenn ein Kunde denselben Mietvertrag erneut wünscht oder wenn der Mietvertrag als Vorlage dienen soll. Wiederherstellen bedeutet in diesem Fall nicht, dass der archivierte Mietvertrag nach Ausführen der Funktion wieder verfügbar ist. Mit dieser Funktion wird ein neuer Mietvertrag auf Basis der Daten des archivierten Mietvertrags erstellt. Gehen Sie zum Wiederherstellen eines Mietvertrags wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietarchiv über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller archivierten Mietbelege angezeigt.
• Wählen Sie den Mietvertrag aus, auf dessen Grundlage Sie einen neuen Beleg erstellen möchten.
• Wählen Sie Neu > Wiederherstellen aus der Menüleiste.

• Es öffnet sich das Fenster Beleg wiederherstellen.
• Die Felder Debitorenname und Kontaktnr. werden mit den Daten aus dem archivierten Mietvertrag vorausgefüllt. Sie können diese Felder aber auch überarbeiten und beispielsweise einen anderen Debitor eintragen.
• Füllen Sie die Felder Vertragsstartdatum, Vorauss. Startdatum Vertrag (Tage) und Vorauss. Enddatum Vertrag aus.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Preise neu berechnen, wenn die Preise für den neuen Mietvertrag neu berechnet werden sollen. Wenn Sie den Schieberegler deaktivieren, werden die Preise aus dem archivierten Mietvertrag in den neuen Mietvertrag übernommen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

• Es öffnet sich ein Dialogfenster, ob Sie den neu erstellten Mietvertrag öffnen möchten. Bestätigen Sie mit Ja, um den Mietvertrag zu öffnen. Wählen Sie Nein, wenn Sie auf der Seite Mietarchiv bleiben möchten.

Mietvertrag löschen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Mietvertrag löschen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Wählen Sie den zu löschenden Mietvertrag aus.
• Klicken Sie im Mietvertragskopf auf das Mülleimer-Symbol.

• Bestätigen Sie das Dialogfeld mit Ja.

• Der Mietvertrag ist nun gelöscht.
• Schließen Sie die Seite Mietverträge.

Kalkulationsübersicht in Mietverträgen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Kalkulationsübersicht in Mietverträgen aufrufen können. Diese gibt einen Überblick über den Mietbetrag, Beträge aus verknüpften Anmietungsbelegen und den zu erreichenden Deckungsbeitrag. Dazu wird angezeigt, ob der Deckungsbeitrag mit diesen herangezogenen Belegen erfüllt wird oder nicht. Diese Übersicht ist nützlich, um auf einen Blick zu sehen, ob eine gute Kalkulation vorliegt oder ob etwas überarbeitet werden sollte.

Die Kalkulationsübersicht kann über den Info-Box-Bereich (ALT+F2) eingeblendet werden. Sie finden diese Übersicht in der Info-Box DB Absatzplanung.

• Wenn der auf der Seite TRASER-Einrichtung Rental eingerichtete Deckungsbeitrag erfüllt wurde, wird der Wert in der Zeile DB % grün hinterlegt.
• Wenn der eingerichtete Deckungsbeitrag nicht erreicht wurde, wird der Wert in der Zeile DB % rot hinterlegt.

Mietenddatum in Mietvertrag festlegen

Sie haben in einem Mietvertrag die Möglichkeit, das Ende der Mietperiode festzusetzen, um den Rechnungsplan zu beenden, bevor das Rücknahmeprotokoll gebucht wurde. Das Festsetzen des Mietenddatums hat den Vorteil, dass dem Kunden nach diesem Datum nichts mehr versehentlich in Rechnung gestellt werden kann. Das Mietenddatum kann auch über das im Nachhinein erstellte Rücknahmeprotokoll festgelegt werden. Um das Mietenddatum in einem Mietvertrag zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie einen Mietvertrag.
• Wählen Sie im Inforegister Vertragsobjekte die Option Verwalten > Mietenddatum registrieren aus der Menüzeile.
• Es öffnet sich das Fenster Mietenddatum festlegen.

• Tragen Sie im Feld Enddatum Vermietung das Enddatum ein, das Sie festlegen möchten. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
• Tragen Sie im Feld Rücknahmedatum das Rücknahmedatum ein, an dem die Vertragsobjekte zurückgenommen wurden.
• Optional Tragen Sie im Feld Enddatum Vermietung (Kreditor) das Enddatum für den Kreditor ein. Dieses wird im Anmietungsvertrag eingetragen.
• Tragen Sie im Feld Mietende gemeldet an Datum das Datum ein, an dem das Mietende festgelegt wurde.
• Tragen Sie im Feld Mietende gemeldet um (Uhrzeit) die Uhrzeit ein, an der das Mietende festgelegt wurde.
• Das Kästchen in der Spalte Enddatum Vermietung registiert wird automatisch gesetzt. Das Feld in der Spalte Menge zu verarbeiten kann nun nicht mehr bearbeitet werden.
• Das Datum, welches im Feld Enddatum Vermietung eingetragen wurde, wird automatisch im Inforegister Zeilen in der Spalte Rechnung bis eingetragen.
• Wenn das Mietenddatum nachträglich korrigiert werden muss, kann das Festlegen des Mietenddatums über Enddatum Vermietung > Registrierung des Mietenddatums zurücknehmen in der Menüzeile des Inforegisters Vertragsobjekte rückgängig gemacht werden.

Anmietungsanfrage aus Mietvertrag heraus erstellen

Sie können eine Anmietungsanfrage bereits aus einem Mietvertrag heraus anlegen, bevor dieser freigegeben wurde. Dies ist wichtig, um beispielsweise vorab prüfen zu können, ob der Kreditor den angefragten Mietgegenstand rechtzeitig liefern könnte. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Anmietungsanfragen erhalten Sie im Abschnitt Anmietungsanfragen. Gehen Sie zum Erstellen einer Anmietungsanfrage aus einem Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, aus dem Sie eine Anmietungsanfrage erstellen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.
• Markieren Sie die gewünschten Vertragszeilen, für die eine Anmietungsanfrage erstellt werden soll.
• Wählen Sie im Register Zeilen die Option Anmietung > Anmietungsanfrage erstellen aus der Menüleiste.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Anmietung angezeigt wird.

• Es öffnet sich das Fenster Kreditoren.
• Wählen Sie den gewünschten Kreditoren zur Anlieferung des Mietgegenstandes aus.
• Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster aus, ob Sie die soeben erstellte Anmietungsanfrage direkt öffnen möchten.
• Wenn Sie die erstellte Anmietungsanfrage nachträglich öffnen möchten, können Sie dies über die Option Anmietung > Anmietungsbeleg öffnen in der Menüzeile des Registers Zeilen tun.

Wenn bereits ein Anmietungsbeleg aus einem Mietvertrag heraus erstellt wurde, ist dies über die Spalte Anmietungsbeleg vorhanden im Register Zeilen über ein Ja erkennbar. Durch Klicken auf Ja wird die Liste der vorhandenen Anmietungsbelege geöffnet, die mit diesem Mietvertrag verknüpft sind.

Anmietungsvertrag aus Mietvertrag heraus erstellen

Sie können einen Anmietungsvertrag bereits aus einem Mietvertrag heraus anlegen, bevor dieser freigegeben wurde. Dies ist wichtig, um beispielsweise vorab prüfen zu können, ob der Kreditor den angefragten Mietgegenstand rechtzeitig liefern könnte. Gehen Sie zum Erstellen eines Anmietungsvertrags aus einem Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, aus dem Sie einen Anmietungsvertrag erstellen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.
• Markieren Sie die gewünschten Vertragszeilen, für die ein Anmietungsvertrag erstellt werden soll.
• Wählen Sie im Register Vertragsobjekte die Option Anmietung > Anmietungsvertrag erstellen aus der Menüleiste.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Anmietung angezeigt wird.

• Es öffnet sich das Fenster Kreditoren.
• Wählen Sie den gewünschten Kreditoren zur Anlieferung des Mietgegenstandes aus.
• Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster aus, ob Sie den soeben erstellten Anmietungsvertrag direkt öffnen möchten.
• Wenn Sie den erstellten Anmietungsvertrag nachträglich öffnen möchten, können Sie dies über die Option Anmietung > Anmietungsbeleg öffnen in der Menüzeile des Registers Zeilen tun.
• Der soeben erstellte Anmietungsvertrag ist nun automatisch mit dem Mietvertrag verknüpft.

Wenn bereits ein Anmietungsbeleg aus einem Mietvertrag heraus erstellt wurde, ist dies über die Spalte Anmietungsbeleg vorhanden im Register Zeilen über ein Ja erkennbar. Durch Klicken auf Ja wird die Liste der vorhandenen Anmietungsbelege geöffnet, die mit diesem Mietvertrag verknüpft sind.

Anmietungsvertrag mit Unterschreiben des Mietvertrags erstellen

Hinweis

Um einen Anmietungsvertrag mit Unterschreiben des Mietvertrags erstellen zu können, müssen die folgenden Vorraussetzungen erfüllt sein:

• Es existiert eine verknüpfte Anmietungsanfrage für mindestens eine Zeile des Mietvertrags.
• Der Mietvertrag darf noch nicht unterschrieben sein.

Gehen Sie zum Erstellen eines Anmietungsvertrags bei Unterschreiben eines Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, aus dem Sie einen Anmietungsvertrag erstellen möchten oder erstellen Sie einen neuen Vertrag.
• Geben Sie den Mietvertrag frei und kennzeichen Sie ihn als unterschrieben. Weitere Informationen zum Freigeben eines Mietvertrags finden Sie hier.

• Wenn nun verknüpfte Anmietungsanfragen existieren, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die verknüpften Anfragen zu Anmietungsverträgen umwandeln möchten.

• Wenn Sie Nein wählen, wird der Mietvertrag unterschrieben und die verknüpften Anmietungsanfragen bleiben bestehen.
• Wenn Sie mit Ja bestätigen, öffnet sich eine Liste mit den verknüpften Anmietungsanfragen.
• Wählen Sie die gewünschte Anmietungsanfrage aus, die Sie in einen Mietvertrag umwandeln möchten.
• Die ausgewählte Anmietungsanfrage wird geöffnet und kann manuell in einen Anmietungsvertrag umgewandelt werden.

Mietende-Registrierungen oder Mietunterbrechungen gesammelt in einer E-Mail senden

Sie können auch eine E-Mail bezüglich einer Mietpause oder der Mietenddaten für alle Zeilen oder für Zeilen, die noch nicht per E-Mail verschickt wurden, gleichzeitig versenden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Öffnen Sie den gewünschten Mietvertrag.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken und Senden > E-Mail Mietpause... oder E-Mail Mietende....
• Wählen Sie im Dialogfenster E-Mail für alle Zeilen senden, um für alle Zeilen eine E-Mail zu senden oder wählen Sie E-Mail für noch nicht vorher per E-Mail gesendete Zeilen senden, um eine E-Mail für alle noch nicht gesendeten Zeilen zu senden.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie haben erfolgreich Mietunterbrechungen oder Mietenddaten in einer gesammelten E-Mail versendet.

Verkaufsauftrag aus einem Mietvertrag heraus erstellen

Sie haben die Möglichkeit, einen Verkaufsauftrag für einen Artikel direkt aus einem Mietvertrag zu erstellen. Dies können Sie für einen oder mehrere Artikel gleichzeitig tun.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Wählen Sie einen Mietvertrag mit einem zurückgenommen Artikel aus, der verkauft werden soll.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktionen > Verkaufsoptionen > Verkaufsauftrag erstellen (nach Rücknahme).
• Der Verkaufs- und Ausschuss-Assistent wird angezeigt.
• Die Felder Kontext, Vertragsnr. und Auftragsart im Inforegister Optionen wurden bereits ausgefüllt.
• Geben Sie dem Feld Lagerortcode im Inforegister Optionen einen Wert.
• Im Zeilenregister VK-/Ausschussposten werden die Artikel aufgelistet, die in den Verkaufsauftrag mit einbezogen werden sollen.
• Die Felder Mietvertragsnr., Objektart, Objektnr. und Verfügbare Menge (Basis) wurden automatisch ausgefüllt.
• Geben Sie dem Feld Besitzerlagerortcode einen Wert.
• Füllen Sie optional das Feld Besitzerlagerort-Beschreibung aus.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK
• Es wird ein Hinweis eingeblendet, dass die ausgewählten Objekte des Verkaufsauftrages deaktiviert werden.
• Bestätigen Sie diesen Hinweis mit Ja.
• Ein Dialogfenster öffnet sich, ob Sie den neuen Verkaufsauftrag öffnen wollen.
• Bestätigen Sie dies mit Ja.
• Die Seite Bearbeiten - Verkaufsauftrag wird angezeigt.

Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag aus einem Mietvertrag erstellt.

Tabelle 'Schieberegler'

In der folgenden Tabelle wird der Status der Schieberegler für dieses Kapitel erläutert.

Symbol	Status	Beschreibung
	Nicht aktiv	Die Option ist nicht aktiviert und die zugehörige Funktion ist nicht verfügbar.
	Aktiv	Die Option ist aktiviert und die zugehörige Funktion ist verfügbar.

Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über Mietpreise und Mietrabatte.

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