Anmietungsverträge

Wenn Sie eine Anmietungsanfrage gestellt und ein passendes Angebot erhalten haben, können Sie einen Anmietungsvertrag mit dem gewünschten Anbieter abschließen, sodass der Artikel an Sie oder direkt an Ihren Kunden geliefert wird.

Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten:

• Anmietungsvertrag erstellen
  • Anmietungsvertrag aus einer Anmietungsanfrage heraus erstellen
  • Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellen
  • Anmietungsvertrag freigeben
  • Anmietungsvertrag abschließen
• Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag verknüpfen
• Verknüpfung zwischen einem Anmietungsvertrag und einem Mietvertrag entfernen
• Anmietungsbemerkungen hinzufügen
• Vertragsstatus Anmietung
  • Belegstatus Anmietung
  • Bestätigungsstatus
• Attribute hinzufügen und bearbeiten
• Mietklassenbasierte Anmietungszeilen hinzufügen
• E-Mail-Einrichtungen in Anmietungsverträgen aufrufen
• Vertragsbasierte Textzeilen hinzufügen
• Zusatzkostenstellen für Anmietungsverträge einrichten
• Zusatzkosten einem Anmietungsvertrag hinzufügen
• Serviceartikel über Anmietungsvertrag anlegen
• Übersicht über angemietete Gegenstände

Anmietungsvertrag erstellen

Wenn Sie das Angebot eines Anbieters annehmen möchten, können Sie einen Anmietungsvertrag auch über die Seite Anmietungsverträge anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller bereits vorhandenen Anmietungsverträge wird angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag anzulegen.

• Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus. Gegebenenfalls müssen Sie zunächst Mehr anzeigen auswählen, damit alle Felder angezeigt werden.

• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie auf Verwalten > Mietklasse hinzufügen, um den Anmietungsvertrag eine Mietklasse hinzuzufügen.
• Der Assistent zum Hinzufügen von Mietklassen wird geöffnet.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen/Mietklassenpaketen – Schritt 1

Der obere Bereich ist für das Filtern der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete vorgesehen. Im unteren Bereich werden Ihnen die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

• Wählen Sie unter Mietklasse/Mietklassenpaket aus, ob Sie nach Mietklassen oder Mietklassenpaketen filtern möchten. Wenn Sie das Feld frei lassen, werden Ihnen beide Mietarten angezeigt.

• Um eine Mietklasse hinzuzufügen, tragen Sie in die Spalte Ausgewählte Menge die gewünschte Menge ein. Das Feld Ausgewählte Einheit wird automatisch ausgefüllt.
  *Es muss ein Wert ≥1,00 eingegeben werden. Beim Wert 0,00 in der Spalte Ausgewählte Menge wird die Mietklasse nicht übernommen.
• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit der Mietklasse über die Spalte Ausgewählte Einheit. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
• Optional In der Spalte Verknüpfte Mietklassen vorhanden können Sie sehen, ob verknüpfte Mietklassen vorhanden sind. Durch Klicken auf Ja öffnet sich ein Fenster, in dem die verknüpften Mietklassen angezeigt werden. Verknüpfte Mietklassen werden automatisch mit in den Mietbeleg hinzugefügt.
• Wenn Sie die gewünschte(n) Menge(n) ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

• Um ein Mietklassenpaket hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.

• Wenn Sie die gewünschten Pakete ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 2

Im nächsten Schritt können Sie Zusatzerlöse für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Zusatzerlöse werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Anlegen einer Mietklasse).

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Preiszeilen, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Preiszeilen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der dritte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 3

Im nächsten Schritt können Sie Vertragskomponenten für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragskomponenten werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragskomponenten zuweisen). Wenn keine Vertragskomponenten für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragskomponenten, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragskomponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Preiszeilen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der vierte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 4

Im nächsten Schritt können Sie Vertragstexte für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragstexte werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragstexte zuweisen). Wenn keine Vertragstexte für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragstexte, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragstexte ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um ggf. die Auswahl der Vertragskomponenten zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• Es wird der fünfte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 5

• Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
• Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
  • Optional Sie können den Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen auch neu starten, indem Sie auf Starten klicken. Die vorherigen Eingaben bleiben erhalten und der erste Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen wird angezeigt.

• Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
• Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
• Prüfen Sie nach Abschluss des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen die Parameter der einzelnen Zeilen und passen Sie diese optional nach Bedarf an.

• Navigieren Sie in den Vertragszeilen zur Option VK-Preis Ohne MwSt. und geben Sie den mit dem Kreditor vereinbarten Preis für die Mietklasse ein.
• Tragen Sie unter Einheitencode die Einheit des zu fakturierenden Preises ein. Die Angaben in dieser Spalte werden auf Ihrer Rechnung aufgelistet.
• Tragen Sie unter Preistyp ein, wie die Abrechnung der Mietklasse erfolgen soll. Die Angaben in dieser Spalte werden auf Ihrer Rechnung aufgelistet.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails und tragen Sie unter Rechnungsfrequenz die Häufigkeit der Fakturierung ein.

Im Anschluss kann der Anmietungsvertrag freigegeben werden.

Anmietungsvertrag aus einer Anmietungsanfrage heraus erstellen

Wenn Sie das Angebot eines Anbieters annehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit, mit dem gewünschten Anbieter einen Anmietungsvertrag abzuschließen. Sie können diesen Anmietungsvertrag direkt aus einer freigegebenen Anmietungsanfrage heraus stellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsanfragen über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller vorhandenen Anmietungsanfragen wird angezeigt.
• Öffnen Sie die Anmietungsanfrage, die Sie in einen Anmietungsvertrag umwandeln möchten.

• Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Vertrag anlegen.
• Es wird ein Popupfenster geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob Sie den neuen Vertrag öffnen möchten.
• Klicken Sie auf Ja, um den neuen Vertrag zu öffnen.
• Der neu angelegte Anmietungsvertrag wird angezeigt. Die Informationen aus Ihrer Anmietungsanfrage wurden im Vertrag übernommen.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Tragen Sie unter VK-Preis Ohne MwSt. den mit dem Kreditor vereinbarten Preis für die Mietklasse ein.
• Tragen Sie unter Einheitencode die Einheit des zu fakturierenden Preises ein. Die Angaben in dieser Spalte werden auf Ihrer Rechnung aufgelistet.
• Tragen Sie unter Preistyp ein, wie die Abrechnung der Mietklasse erfolgen soll. Die Angaben in dieser Spalte werden auf Ihrer Rechnung aufgelistet.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails und tragen Sie unter Rechnungsfrequenz die Häufigkeit der Fakturierung ein.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben, um den Vertrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.

Sobald Sie einen Amietungsvertrag freigeben, wird der Beleg für diesen Vertrag automatisch archiviert. Das Archiv können Sie über die Menüleiste aufrufen. Klicken Sie hierfür auf Zugehörig > Vertrag > Historie > Archiv. Anschließend wird das Anmietungsarchiv geöffnet, in dem Sie alle archvierten Belege einsehen können.

Anmietungsvertrag aus einem Mietvertrag heraus erstellen

Sie können auch direkt einen Anmietungsvertrag über einen regulären Mietvertrag abschließen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller bereits vorhandenen Mietverträge wird angezeigt.
• Öffnen Sie einen Mietvertrag, der einen Mietgegenstand enthält, für den Sie einen Anmietungsvertrag erstellen möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Vertragsobjekte.
• Wählen Sie den Mietgegenstand aus, für den Sie einen Anmietungvertrag abschließen möchten.
• Klicken Sie auf Anmietung > Anmietungvertrag erstellen.

• Ein Popupfenster wird geöffnet, in dem Sie wählen können, mit welchem Kreditor der Anmietungsvertrag abgeschlossen werden soll.
• Klicken Sie auf Ja, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
  Ein neues Popupfenster wird geöffnent, in dem Sie wählen können, ob Sie den neu erzeugten Vertrag öffnen möchten.
• Klicken Sie auf Ja, um den neuen Anmietungsvertrag zu öffnen.
• Der neu angelegte Anmietungsvertrag wird angezeigt. Die Informationen aus dem regulären Vertrag wurden übernommen.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Tragen Sie unter VK-Preis Ohne MwSt. den mit dem Kreditor vereinbarten Preis für die Mietklasse ein.
• Tragen Sie unter Einheitencode die Einheit des zu fakturierenden Preises ein. Die Angaben in dieser Spalte werden auf Ihrer Rechnung aufgelistet.
• Tragen Sie unter Preistyp ein, wie die Abrechnung der Mietklasse erfolgen soll. Die Angaben in dieser Spalte werden auf Ihrer Rechnung aufgelistet.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails und tragen Sie unter Rechnungsfrequenz die Häufigkeit der Fakturierung ein.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben, um den Vertrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.
• Der Belegstatus wird in Freigegeben geändert.

Anmietungsvertrag freigeben

Um einen Anmietungsvertrag freizugeben, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Anmietungsvertrags auf Status > Freigeben, um den Anmietungsvertrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.

• Der Status Vertrag wird in Inaktiv geändert.
• Klicken Sie zum Drucken des Anmietungsvertrags auf Drucken und Senden > Vertrag drucken...

• Es wird ein Popupfenster geöffnet.

• Klicken Sie auf Senden an..., wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und klicken Sie abschließend auf OK, um eine lokale Kopie des Anmietungsvertrags zu speichern.
  oder
  Klicken Sie auf Drucken, um eine PDF-Datei des Anmietungsvertrags in einem neuen Browserfenster zu öffnen.
  oder
  Klicken Sie auf Vorschau & schließen, um eine Vorschau des Anmietungsvertrags in einem weiteren Popupfenster zu öffnen.
  oder
  Klicken Sie auf Abbrechen, um den Druckvorgang abzubrechen.
• Falls Sie auf Senden an..., Drucken oder Vorschau geklickt haben, kann der Anmietungsvertrag nun bestätigt werden.
• Klicken Sie zum Bestätigen des Anmietungsvertrags auf Status > Bestätigen.

• Der Status Vertrag wird in Aktiv geändert.
• Der Anmietungsvertrag ist nun erstellt und bestätigt.
• Ab jetzt werden die Objektzeilen in einem neuen Register aufgeführt und können über die Schaltfläche Verwalten weiterbearbeitet werden, z. B. den nächsten Status verwalten (siehe Prozessablauf), Umlagerungsaufträge erstellen oder Zeilen zusammenführen.

Anmietungsvertrag abschließen

Ein Anmietungsvertrag kann abgeschlossen werden, wenn alle Mietgegenstände zurückgenommen und alle Rechnungsbelege gebucht wurden. Um einen Anmietungsvertrag abzuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller bereits vorhandenen Anmietungsverträge wird angezeigt.
• Öffnen Sie den Anmietungsvertrag, den Sie abschließen möchten.
• Wählen Sie Aktionen > Funktionen > Vertrag abschließen.
• Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie darauf hingewiesen werden, dass für einen abgeschlossenen Vertrag keine neuen Rechnungen erstellt oder gebucht werden können. Wenn Sie den Anmietungsvertrag abschließen möchten, bestätigen Sie mit Ja.
• Der Anmietungsvertrag erhält den Vertragsstatus Geschlossen.

Um das Abschließen des Anmietungsvertrags aufzuheben, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie Aktionen > Funktionen > Abgeschlossenen Vertrag zurücksetzen.
• Der Anmietungsvertrag erhält den Vertragsstatus Abschließender Ausgleich.

Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag verknüpfen

Um einen Anmietungsvertrag mit einem Mietvertrag zu verknüpfen gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Anmietungsverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen Anmietungsvertrag.
• Wählen Sie im Register Zeilen die Option Funktionen > Verknüpfung erstellen aus.

• Es öffnet sich das Fenster Vertragszeilen, in dem Sie mögliche Mietverträge zum Verknüpfen auswählen können. In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit nach bestimmten Mietverträgen zu filtern.
• Wählen Sie den gewünschten Mietvertrag aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Der Anmietungsvertrag ist nun mit dem gewünschten Mietvertrag verknüpft.

Verknüpfung zwischen einem Anmietungsvertrag und einem Mietvertrag entfernen

Um die Verknüpfung zwischen einem Anmietungsvertrag und einem Mietvertrag zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Anmietungsverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen Anmietungsvertrag.
• Wählen Sie im Register Zeilen die Option Funktionen > Verknüpfung entfernen aus.

• Es öffnet sich ein Dialogfenster, ob Sie wirklich sicher sind, die bestehende Verknüpfung zu einem Mietvertrag entfernen zu wollen.
• Wenn Sie die Verknüpfung entfernen möchten, bestätigen Sie mit Ja.
• Der Anmietungsvertrag ist nun nicht mehr mit dem gewünschten Mietvertrag verknüpft.

Anmietungsbemerkungen hinzufügen

Es ist möglich, einem Anmietungsvertrag Bemerkungen hinzuzufügen, um bestimmte Informationen zu teilen oder Notizen zu machen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Anmietungsverträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um einen neuen Anmietungsvertrag zu erstellen oder öffnen Sie einen vorhandenen offenen Anmietungsvertrag, dem Sie Bemerkungen hinzufügen möchten.
• Wählen Sie Vertrag > Bemerkungen aus der Menüzeile.
• Es wird eine Liste aller Bemerkungen geöffnet.

• In der Spalte Datum wird automatisch das aktuelle Arbeitsdatum eingetragen. Das Datum kann bei Bedarf geändert werden.
• Geben Sie in die Spalte Bemerkung Ihre Notizen oder Anmerkungen ein. Formatierungen oder Listen sind nicht möglich.
• Schließen Sie die Seite Bemerkungen.

Die im Anmietungsvertrag hinterlegten Bemerkungen werden nun auch in dem Bereich Bemerkungen im Info-Bereich (ALT+F2) angezeigt.
Bemerkungen aus Anmietungsanfragen werden bei Umwandlung in einen Anmietungsvertragvertrag automatisch in den Anmietungsvertrag übernommen.

Vertragsstatus Anmietung

Ein Anmietungsvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Vertragsstatus. Der derzeitige Status des Anmietungsvertrags kann im Register Allgemein des Anmietungsvertrags eingesehen werden. Der Vertragsstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Vertragsstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Belegstatus Anmietung

Ein Anmietungsvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Belegstatus. Der derzeitige Status des Anmietungsvertrags kann im Register Allgemein des Anmietungsvertrags eingesehen werden. Der Belegstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Belegstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Bestätigungsstatus

Ein Anmietungsvertrag durchläuft in seiner Verarbeitung mehrere Bestätigungsstatus. Der derzeitige Status des Anmietungsvertrags kann im Register Allgemein des Anmietungsvertrags eingesehen werden. Der Bestätigungsstatus wird vom System automatisch gesetzt. Im Folgenden wird dargestellt, welche Bestätigungsstatus es gibt und wann diese vom System gesetzt werden.

Attribute hinzufügen und bearbeiten

Sie können den Mietklassen Ihrer Anmietungsanfrage bzw. Ihres Anmietungsvertrages Attributwerte verschiedener Art hinzufügen, die dann bei der Suche nach passenden Artikeln verwendet werden können. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffen Sie die Seite Anmietungsanfragen bzw. Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Anfragen bzw. Verträge angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um eine neue Anmietungsanfrage bzw. einen neuen Anmietungsvertrag zu erstellen oder öffnen Sie eine vorhandene offene Anfrage bzw. Vertrag.
• Fügen Sie eine neue Mietklasse hinzu, der Sie vorher Attribute zugewiesen haben.
• Wählen Sie die Mietklasse in den Vertragszeilen aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Objektattribute.
• Die vorher von Ihnen für diese Mietklasse hinterlegten Attribute werden angezeigt.

• Füllen Sie das Feld Attributwert aus.
• Ihre Auswahl wird automatisch gespeichert.

Mietklassenbasierte Anmietungszeilen hinzufügen

Sie können in der Mietklassenkarte Anmietungszeilen definieren. Diese werden in der Anmietungsanfrage oder dem Anmietungsvertrag übernommen und ermöglichen Ihnen, Ihrer Anfrage oder Ihrem Vertrag Hinweistexte oder Abrechnungszeilen hinzuzufügen. Um mietklassenbasierte Anmietungszeilen zu definieren, damit Sie diese einer Anmietungsanfrage bzw. einen Anmietungsvertrag hinzufügen können, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietklassen über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller vorhandenen Mietklassen wird angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um eine neue Mietklasse anzulegen oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Mietklasse, der Sie Anmietungszeilen zuweisen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Anmietung > Anmietung Einrichtung.

• Füllen Sie die Spalten anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.

• Nachdem Sie alle Angaben eingegeben haben, schließen Sie die Seite Anmietungseinrichtung. Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.
• Sobald Sie einer Anmietungsanfrage bzw. einem Anmietungsvertrag eine Mietklasse hinzufügen, werden die vorher von Ihnen hinterlegten Anmietungszeilen automatisch mit in die Vertragszeilen übernommen.

E-Mail-Einrichtungen in Anmietungsverträgen aufrufen

Sie können in Anmietungsverträgen E-Mail-Einrichtungen aufrufen und anpassen, die zuvor in den Kontakten hinterlegt wurden. Darüber können die Absender-E-Mail-Adressen je nach Belegart verwaltet werden.
Um in einem Anmietungsvertrag eine E-Mail-Einrichtung aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Anmietungsverträge wird angezeigt.
• Erstellen Sie einen neuen Anmietungsvertrag oder wählen Sie einen Anmietungsvertrag mit dem Belegstatus Offen aus.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Kontakt > E-Mail-Adressen.
• Die Seite Vertrag E-Mails wird angezeigt.
• Im Feld Art wählen Sie die E-Mail-Szenarien aus, die für diese E-Mail zutreffen sollen.
• Im Feld E-Mail geben Sie die gewünschte E-Mail ein. Sie können durch das Klicken auf die drei Punkte auch aus den E-Mails in der Kontaktkarte wählen, sofern Sie bereits einen Kontakt im Anmietungsvertrag angegeben haben.
• Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine E-Mail-Einrichtung für einen Anmietungsvertrag vorgenommen.

Vertragsbasierte Textzeilen hinzufügen

Sie können einer Anmietungsanfrage und einem Anmietungsvertrag auch Textzeilen hinzufügen, die sich nicht auf eine bestimmte Mietklasse sondern auf den gesamten Vertrag beziehen. Dies ist beispielsweise hilfreich, um dem Kreditor weitere Informationen zur Lieferung mitzuteilen. Um vertragsbasierte Textzeilen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsanfragen bzw. Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller bereits vorhandenen Anfragen bzw. Verträge wird angezeigt.
• Legen Sie eine neue Anmietungsanfrage bzw. einen neuen Anmietungsvertrag an oder öffnen Sie eine vorhandene Anmietungsanfrage bzw. einen vorhandenen Anmietungsvertrag.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in eine leere Zeile.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Verwalten > Textzeilen hinzufügen.

• Der Assistent zum Anlegen von Vertragstexten wird geöffnet.
• Geben Sie unter Vertragstext einen aussagekräftigen Text ein wie z.B. Hinweistexte oder Informationen für Lieferanten. Sie können beliebig viele Textzeilen hinzufügen.
• Klicken Sie auf OK, damit die Textzeile hinzugefügt wird. Vertragsbasierte Textzeilen werden später auf allen Belege gedruckt.

Zusatzkostenstellen für Anmietungsverträge einrichten

Sie können für einen Anmietungsvertrag Zusatzkosten selbst definieren und hinzufügen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Einrichtung Zusatzkosten Vertrag über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Einrichtung Zusatzkosten Vertrag wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu > Neu.

• Geben Sie nun die gewünschten Einstellungen für Ihre Zusatzkostenstelle an.
  Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Ihre Einstellungen werden automatisch gespeichert.
• Schließen Sie die Seite Einrichtung Zusatzkosten Vertrag

Sie haben erfolgreich eine Zusatzkostenstelle definiert.

Zusatzkosten einem Anmietungsvertrag hinzufügen

Um eine eingerichtete Zusatzkostenstelle einem Anmietungsvertrag hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Anmietungsverträge wird angezeigt.
• Wählen Sie den gewünschten Anmietungsvertrag aus oder erstellen Sie einen neuen Anmietungsvertrag.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Funktionen > Allgemeine Zusatzkosten hinzufügen.
• Die Seite Zusatzkosten auswählen wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Zusatzkostenstelle.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Liste bearbeiten.
• Geben Sie in das Feld Einstandspreis den gewünschten Preis ein.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  Sie haben erfolgreich eine Zusatzkostenstelle hinzugefügt.

Serviceartikel über Anmietungsvertrag anlegen

Sie können einen Serviceartikel während des Anmietungsprozesses direkt über den Anmietungsvertrag anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Anmietungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller bereits vorhandenen Anmietungsverträge wird angezeigt.
• Legen Sie einen neuen Anmietungsvertrag wie unter Anmietungsvertrag anlegen an oder öffnen Sie einen vorhandenen Anmietungsvertrag.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Wählen Sie die Mietklasse aus, für die Sie einen Serviceartikel anlegen möchten. Es ist nur möglich, einen Serviceartikel anzulegen, wenn Sie unter Objektnummernart die Option Intern ausgewählt haben.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > Serviceartikel erstellen.

• Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.

• Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf OK, um den Serviceartikel zu erstellen.
• Ihre Angaben werden in die Vertragszeilen aufgenommen.

Übersicht über angemietete Gegenstände

Sie haben die Möglichkeit, sich eine Übersicht über angemietete Gegenstände anzeigen zu lassen. Diese ist hilfreich, um auf einen Blick beispielsweise Informationen über das Startdatum und voraussichtliche Enddatum der Anmietung zu erhalten sowie über den Kreditor, von dem angemietet wurde und ob der angemietete Gegenstand eingegangen oder zurückgenommen wurde. Des Weiteren können über diese Seite direkt zugehörige Anmietungs- oder Mietverträge aufgerufen werden. Um die Übersicht über angemietete Gegenstände aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Gemietete Gegenstände über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Eine Liste aller angemieteten (Service-)Artikel wird angezeigt.

Um einen zum (Service-)Artikel zugehörigen Anmietungs- oder Mietvertrag aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie in der Liste den gewünschten (Service-)Artikel.
• Wählen Sie Verträge > Anmietungsvertrag öffnen bzw. Mietvertrag öffnen aus der Menüleiste.
• Der zum (Service-)Artikel zugehörige Anmietungs- oder Mietvertrag wird geöffnet.

Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über das Arbeiten mit Anmietungsprotokollen.

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