Arbeiten mit Protokollen
Wenn ein Mietgegenstand
ausgeliefert oder
zurückgenommen wird, werden Auslieferungs- bzw. Rücknahmeprotokolle erstellt. Über diese Protokolle können weitere Funktionen genutzt werden.
Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie mit Protokollen arbeiten können und ist in folgende Abschnitte unterteilt:
- Protokollkarte
- Mehrere Mietgegenstände im Protokoll verarbeiten
- Mehrere Kontakte im Protokoll hinterlegen
- Mietenddatum im Rücknahmeprotokoll festlegen
- Zusatztexte im Protokoll hinterlegen
- (Service-)Artikellarte aus Protokoll heraus öffnen
Protokollkarte
Dieser Abschnitt beschreibt die einzelnen Felder einer Protokollkarte.
| Option | Aktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Allgemein | Nr. | In diesem Feld steht die Nummer der Protokollkarte. |
| Debitorennr. | In diesem Feld steht die Nummer des Debitors, für den der Mietvertrag abgewickelt wird. | |
| Debitorenname | In diesem Feld steht der Name des Debitors, für den der Mietvertrag abgewickelt wird. | |
| Protokollkontakt | Optional In diesem Feld können Sie einen Kontakt aus einer Liste eintragen, über den das jeweilige Protokoll abgewickelt wird. Die Liste an Kontakten, aus der Sie auswählen können, ist auf die Firmennummer der Kundennummer des Vertrags gefiltert. | |
| Zuständigkeitseinheit | Optional In diesem Feld können Sie eine interne Zuständigkeitseinheit für den Mietvertrag angeben. | |
| Zuständige Person (Service) | Optional In diesem Feld können Sie einen internen Ansprechpartner für die Serviceverarbeitung dieses Auftrags angeben. | |
| Zuständige Person (Transport) | Optional In diesem Feld können Sie einen internen Ansprechpartner für die Transportverarbeitung dieses Auftrag angeben. | |
| Lagerort | In diesem Feld steht der Lagerort, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird. | |
| Buchungsdatum | Optional In diesem Feld können Sie das Datum eingeben, an dem die Buchung vorgenommen wird. | |
| Ihre Referenz | Optional In diesem Feld können Sie eine Debitorrenreferenz eingeben, falls dies zur Identifikation erforderlich ist. | |
| Verarbeiten in | Optional Wählen Sie aus der Liste eine App aus, mit der das Protokoll extern verarbeitet werden soll. | |
| Status | Status | In diesem Feld wird Ihnen der aktuelle Status des Protokolls angezeigt. |
| Auslieferungsstatus bzw. Rücknahmestatus | In diesem Feld wird Ihnen der aktuelle Status der Auslieferung bzw. Rücknahme des Mietgegenstands angezeigt. | |
| Adresse | Name (Adresse) | Optional In diesem Feld steht der Name der Person oder des Unternehmens, an den dieses Protokoll gerichtet ist. |
| Lief. an Code | Optional Wenn Sie einem Lieferadresse einen Lieferadresscode zugewiesen haben, können Sie diesen in dieses Feld eintragen, um die restlichen Lieferadressinformationen automatisch eintragen zu lassen. | |
| Adresse | Optional In diesem Feld steht der erste Teil der Anschrift, meist die Straße mit Hausnummer im zielortsüblichen Format. | |
| Adresse 2 | Optional Dieses Feld kann verwendet werden, falls Zusatzinformationen zur Anschrift wie c/o angegeben werden sollen. | |
| Ort | In diesem Feld steht der dritte Teil der Anschrift, meist der konkrete Ort im zielortsüblichen Format. | |
| Bundesregion | Optional In diesem Feld können Sie zusätzlich ein Bundesland oder Kanton angeben, um Verwechslungen mit gleich klingenden Ortsnamen zu vermeiden oder den Lieferanten eine grobe Zielortorientierung zu geben. | |
| PLZ-Code | In diesem Feld steht der zweite Teil der Anschrift, meist die Postleitzahl im zielortsüblichen Format. | |
| Länder-/Regionscode | In diesem Feld steht der Code für das Zielland für die Auslieferung. Dieses Feld muss bei grenzüberschreitenden Auslieferungen zwingend angegeben werden. Bei inländischen Auslieferungen ist es optional. | |
| Kontakt Telefonnr. | Optional In diesem Feld können Sie eine Telefonnummer für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. Dies ist nützlich, falls der Lieferant Rücksprache mit dem Debitor halten muss. | |
| Mobiltelefonnr. | Optional In diesem Feld können Sie eine Mobiltelefonnummer für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. | |
| Kontakt E-Mail | Optional In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. | |
| Lieferungsinformationen | Zustellercode | Optional In dieser Dropdownliste können Sie einen Code für den Lieferanten auswählen. Dies kann ein interner Zusteller sein oder ein externer wie ein Paketdienst oder eine Spedition. |
| Zustellertransportartencode | Optional In dieser Dropdownliste können Sie einen Code für die Zustellart auswählen. Dies kann z. B. eine Standardlieferfrist von 7 Tagen, eine Expresslieferung oder eine Speditionslieferung sein. | |
| Transportzeit | Optional In diesem Feld können Sie die voraussichtliche Lieferzeit eintragen. Wenn Sie unter 18 – Zustellertransportartencode einen Code ausgewählt haben, wird die dort hinterlegte Transportzeit automatisch übernommen. | |
| Zusatztext | In diesem Inforegister ist es möglich, Zusatztexte anzulegen, die dann im gedruckten Protokoll angezeigt werden. Weitere Informationen zum Hinterlegen von Zusatztexten finden Sie hier. | |
| Attribute Auslieferungs-/Rücknahmeobjekt | In dieser Tabelle werden die Attribute angezeigt, die in einem Mietvertrag vergeben wurden. Weitere Informationen zum Zuweisen von Attributen finden Sie hier. |
Auslieferungs- bzw. Rücknahmezeilen einer Protokollkarte
Dieser Abschnitt beschreibt die einzelnen Spalten in den Auslieferungs- bzw. Rücknahmezeilen einer Protokollkarte.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Status | In dieser Spalte wird der Status der Auslieferungs- oder Rücknahmezeile angezeigt. |
| Protokollart | In dieser Spalte wird angegeben, ob es sich bei dieser Protokollzeile um eine Auslieferungs- oder Rücknahmezeile handelt. |
| Objektart | In dieser Spalte wird angegeben, ob es sich bei dem Mietgegenstand in dieser Protokollzeile um einen Artikel, Serviceartikel oder um eine Ressource handelt. |
| Objektnr. | In dieser Spalte wird die (Service-)Artikelnummer des Mietgegenstands angegeben. Dieses Feld ist nur ausgefüllt, falls ein spezifischer Mietgegenstand reserviert oder eingeplant wurde. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen. |
| Objektbeschreibung | In dieser Spalte wird die Bezeichnung des Mietgegenstands angegeben, wie sie im (Service-)Artikel hinterlegt ist. Dieses Feld ist nur ausgefüllt, falls ein spezifischer Mietgegenstand reserviert oder eingeplant wurde. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen. |
| Objektbeschreibung 2 | Siehe Objektbeschreibung |
| Menge | In dieser Spalte wird die Menge der Mietgegenstände angegeben, die ausgeliefert bzw. zurückgenommen werden sollen. |
| Einheitencode | In dieser Spalte wird der Code der Maßeinheit angegeben, in der der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen wird. |
| Lagerortcode | In dieser Spalte wird der Code des Lagerorts angegeben, an den der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen wird. Weitere Informationen zu Lagerorten finden Sie im Kapitel Mietgegenstände. |
| Lagerplatzcode | In dieser Spalte wird der Code des Lagerplatzes angegeben, an den der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen wird. Weitere Informationen zu Lagerplätzen finden Sie im Kapitel Einrichtung Lagerplätze. |
| Kommissionierungsliste vorhanden | In dieser Spalte wird angegeben, ob die Protokollzeile in einem Kommissionierungsbeleg verwendet wird. |
| Aktueller Lagerort | In dieser Spalte wird der Lagerort angegeben, an dem sich der Mietgegenstand derzeit befindet. |
| Verfügbare Menge | In dieser Spalte wird angegeben, wie viele der ausgewählten Mietgegenstände am aktuellen Lagerort vorhanden sind. |
| Menge zu verarbeiten | In dieser Spalte wird die Menge angegeben, die in diesem Protokoll verarbeitet werden soll. |
| Menge für Verkauf | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, wie viele der zurückgenommenen Mietgegenstände weiterverkauft werden sollen. Dies ist nur möglich, wenn dem ausgewählten Lagerort für die Rücknahme ein Verkaufslagerort zugewiesen wurde. Wenn der Mietgegenstand weiterhin vermietet werden soll, lassen Sie diese Spalten frei. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Mietgegenstand zur Reparatur zurücknehmen. |
| Menge für Ausschuss | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, wie viele der zurückgenommenen Mietgegenstände nicht mehr einsatzbereit sind und als Ausschuss deklariert werden sollen. Dies ist nur möglich, wenn dem ausgewählten Lagerort für die Rücknahme ein Verkaufslagerort zugewiesen wurde. Wenn der Mietgegenstand weiterhin vermietet werden soll, lassen Sie diese Spalten frei. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Mietgegenstand zur Reparatur zurücknehmen. |
| Einheitencode (Verarbeitung) | In dieser Spalte wird der Code der Maßeinheit der Mietgegenstände angegeben, die verarbeitet werden sollen. |
| Art der Unterbrechung | In dieser Spalte wird die Art der Unterbrechung des Mietvertrags angegeben, je nachdem, ob der Mietgegenstand ausgeliefert oder zurückgenommen wird. |
| Verarbeitete Menge | In dieser Spalte wird die verarbeitete Menge angegeben, nachdem das Protokoll gebucht wurde. |
| Warenausg.-Datum bzw. Rücknahmedatum | In dieser Spalte wird das Datum angegeben, an dem der Mietgegenstand versandt bzw. zurückgenommen sein soll. |
| Warenausg.-Zeit Präfix bzw. Rücknahmezeit Präfix | In dieser Spalte wird angegeben, ob der Mietgegenstand bis zu einer bestimmten Zeit oder ab einer bestimmten Zeit ausgeliefert bzw. zurückgenommen werden soll. |
| Warenausg.-Zeit bzw. Rücknahmezeit | In dieser Spalte wird angegeben, zu welcher Zeit der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen werden soll. |
| Anlieferungsdatum | Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird angegeben, an welchem Datum der Mietgegenstand spätestens beim Debitor angeliefert sein soll. |
| Anlieferungszeit Präfix | Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird angegeben, ob der Mietgegenstand bis zu einer bestimmten Zeit oder ab einer bestimmten Zeit angeliefert werden soll. |
| Anlieferungszeit | Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird angegeben, zu welcher Zeit der Mietgegenstand angeliefert werden soll. |
| Startdatum Vermietung | Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird das Startdatum der Mietperiode eingetragen. |
| Gewünschtes Startdatum Mietperiode | Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird das gewünschte Startdatum der Mietperiode angegeben, wie es in der Vertragszeile definiert ist. |
| Enddatum Vermietung registriert | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, ob das Enddatum der Vermietung registriert wurde. |
| Enddatum Vermietung | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird das registrierte Enddatum angegeben, das im Vertrag hinterlegt wurde. |
| Vollständige Rücknahme | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, ob das Buchen der Protokollzeile zu einer vollständigen Rücknahme der Vertragszeile führt. Dieses Auswahlkästchen muss aktiviert sein, um das Mietenddatum registrieren zu können. |
| Mietende gemeldet an Datum | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird das Datum angegeben, an dem das Enddatum der Mietperiode gemeldet wurde. |
| Mietende gemeldet an Uhrzeit | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird die Uhrzeit angegeben, an dem das Enddatum der Mietperiode gemeldet wurde. |
| Neuer Mietstatus Objekt | Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte müssen Sie bei Buchen der Protokollzeile einen neuen Mietstatus für den Mietgegenstand festlegen. Nähere Informationen zu den Mietstatus finden sie unter Mietstatus. |
| Verbrauchsartencode 1 | In dieser Spalte wird die erste zu registrierende Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen. |
| Verbrauchswert 1 | In dieser Spalte wird der Wert der ersten zu registrierenden Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen. |
| Verbrauchsartencode 2 | In dieser Spalte wird die zweite zu registrierende Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen. |
| Verbrauchswert 2 | In dieser Spalte wird der Wert der zweiten zu registrierende Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen. |
| Anlieferungskommentar bzw. Rücknahmekommentar | In dieser Spalte kann ein Kommentar zur Auslieferung bzw. Rücknahme eingetragen werden. |
Mehrere Mietgegenstände im Protokoll verarbeiten
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Mietgegenstände auf einmal in einem Protokoll zu verarbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie ein Auslieferung- bzw. Rücknahmeprotokoll. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den entsprechenden Abschnitten.
- Wählen Sie Prozess > Weitere Zeile hinzufügen aus der Menüzeile.
- Es wird ein neues Fenster mit allen weiteren Mietvertragszeilen geöffnet.
- Wählen Sie die Objektzeile aus, die Sie dem Protokoll hinzufügen möchten und klicken Sie dann auf OK.
- Die zusätzliche Zeile wird dem Bereich Auslieferungszeilen bzw. Rücknahmezeilen hinzugefügt und kann in demselben Protokoll verarbeitet werden.
Mehrere Kontakte im Protokoll hinterlegen
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kontakte in einem Protokoll zu hinterlegen. Dadurch hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen anderen Ansprechpartner anzurufen, falls der Hauptkontakt nicht erreichbar ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie ein Auslieferungs- bzw. Rücknahmeprotokoll. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den verlinkten Abschnitten.
- Öffnen Sie das Register Kontakte.
- Wenn Sie im Feld Protokollkontakt im Register Allgemein einen Kontakt ausgewählt haben, wird dieser bereits in der Tabelle aufgeführt.
- Um dem Protokoll weitere Kontakte hinzuzufügen, klicken Sie in der Spalte Kontaktname auf die drei Punkte.
- Es öffnet sich eine Liste mit Kontakten, die mit dem Kontakt aus dem Mietvertrag verknüpft sind.
- Wählen Sie aus dieser Liste einen Kontakt aus.
- Die weiteren Spalten im Protokoll werden automatisch mit den im System hinterlegten Kontaktinformationen ausgefüllt.
- Wiederholen Sie diesen Schritt beliebig oft. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Kontakt manuell einzutragen, ohne dass er als Kontakt im System hinterlegt ist.
- Wenn Sie das Kästchen in der Spalte Standard-Kontakt aktivieren, steht dieser Kontakt immer an oberster Stelle und wird automatisch in das Feld Protokollkontakt im Register Allgemein übernommen.
Mietenddatum in Rücknahmeprotokoll festlegen
Sie haben im Rücknahmeprotokoll die Möglichkeit, das Ende der Mietperiode festzusetzen. Dies hat den Vorteil, dass dem Kunden nach diesem Datum nichts mehr versehentlich in Rechnung gestellt werden kann. Um das Mietenddatum in einem Rücknahmeprotokoll zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Um das Mietenddatum festsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
+ Das Rücknahmeprotokoll muss den Status Offen haben.
+ Die Spalte Menge zu verarbeiten in den Rücknahmezeilen des Protokolls muss gefüllt sein. Das Mietenddatum kann nur gesetzt werden, wenn die vollständige Menge zurückgenommen wird. Bei einer Teilrücknahme kann das Mietenddatum nicht festgelegt werden.
+ Alle Checklisten des Rücknahmeprotokolls müssen abgeschlossen sein. Mehr zum Arbeiten mit Checklisten finden Sie
hier.
- Öffnen Sie ein Rücknahmeprotokoll. Weitere Informationen zur Rücknahme finden Sie hier.
- Tragen Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Enddatum Vermietung das Enddatum ein, das Sie festlegen möchten. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
- Tragen Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Mietende gemeldet an Datum das Datum ein, an dem das Mietende festgelegt wurde. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
- Tragen Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Mietende gemeldet an Uhrzeit die Uhrzeit ein, an der das Mietende festgelegt wurde.
- Wählen Sie Enddatum Vermietung > Mietenddatum registrieren aus der Menüzeile.
- Das Kästchen in der Spalte Enddatum Vermietung registiert wird automatisch gesetzt. Das Feld in der Spalte Menge zu verarbeiten des Rücknahmeprotokolls kann nun nicht mehr bearbeitet werden.
- Das Datum, welches in der Spalte Enddatum Vermietung eingetragen wurde, wird automatisch im dazugehörigen Mietvertrag im Inforegister Zeilen in der Spalte Rechnung bis eingetragen.
- Wenn das Mietenddatum nachträglich korrigiert werden muss, kann das Festlegen des Mietenddatums über Enddatum Vermietung > Registrierung des Mietenddatums zurücknehmen in der Menüzeile des Rücknahmeprotokolls rückgängig gemacht werden.
Zusatztexte im Protokoll hinterlegen
Zusatztexte, die in einem Protokoll hinterlegt werden, sind auch im gedruckten Protokoll enthalten. Sie haben die Möglichkeit, einen beliebigen Text einzutragen oder mit Bausteinen aus Standardtextcodes zu arbeiten. Gehen Sie zum Hinterlegen von Zusatztexten in einem Protokoll wie folgt vor:
- Öffnen Sie ein Auslieferungs- oder Rücknahmeprotokoll.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zusatztext.
- Optional Wählen Sie in der Spalte Text-Code einen Standardtextcode aus. Die ggf. dort hinterlegten Textbausteine werden automatisch in die Spalte Zusatztext eingefügt und können dort bei Bedarf auch angepasst werden. Weitere Informationen zum Anlegen von Standardtextcodes finden Sie hier.
- Geben Sie in der Spalte Zusatztext einen beliebigen Text ein, der im gedruckten Protokoll angezeigt werden soll.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
(Service-)Artikellarte aus Protokoll heraus öffnen
Sie können den jeweiligen (Service-)Artikel direkt aus den Auslieferungs- bzw. Rücknahmezeilen eines Protokolls aufrufen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie ein Auslieferungs- oder Rücknahmeprotokoll.
- Navigieren Sie zum Inforegister Auslieferungszeilen bzw. Rücknahmezeilen.
- Wählen Sie Verwalten > Mietgegenstand aus der Menüzeile.
- Die entsprechende (Service-)Artikelkarte wird geöffnet.
Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über den Prozess der Rücknahme und Auslieferung von Mietgegenständen im Falle von Reparaturen.
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