Important
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Contacts
Ce chapitre contient toutes les informations importantes sur la création et la gestion des contacts. Dans le contexte de Aptean MachinePortalOnline, les entreprises et les personnes (employés) sont désignées sous le terme de contacts. Toutes les informations nécessaires sur les entreprises et les personnes (employés) sont stockées dans des fiches contact. Ce chapitre est divisé dans les sections suivantes :
- Création d'un contact
- Attribution de personnes à une entreprise en tant qu'employés
- Modification des contacts
- Suppression des contacts
Création d'un contact
Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts dans Aptean MachinePortalOnline. Ceux-ci sont classés par entreprise et personne et sont triés par ordre alphabétique par défaut sur la page Contacts. Les entreprises sont mises en évidence en gras. Les personnes qui ont été attribuées à une entreprise spécifique en tant qu'employés sont listées sous cette entreprise. Si plusieurs personnes ont été attribuées à une entreprise, l'entreprise est listée en premier, suivie des contacts personnes par ordre alphabétique. Les sections suivantes décrivent comment ajouter une entreprise ou une personne en tant que contact.
Création d'un contact entreprise
Procédez comme suit pour créer un contact entreprise :
- Cliquez sur Contacts > Contacts dans la barre de navigation.
- Cliquez sur Nouveau dans la barre d'actions.
- Une nouvelle Fiche Contact s'ouvre.
- Sélectionnez Entreprise dans le champ Type du Récapitulatif Général.
- Complétez les informations de l'entreprise selon le tableau suivant :
| Champ | Description |
|---|---|
| N° | Une fois que vous appuyez sur la touche ENTRÉE, ce champ est renseigné automatiquement par le système. |
| Nom | Ce champ est obligatoire. Saisissez le nom complet de l'entreprise. |
| Nom 2 | Vous pouvez saisir ici des informations supplémentaires sur le nom de l'entreprise. |
| ID externe | Vous pouvez saisir ici un identifiant externe (par exemple un numéro provenant d'un autre logiciel). |
| Type | Si vous souhaitez créer un contact entreprise, sélectionnez la valeur Entreprise dans ce champ. |
| N° d'entreprise | Dans ce champ, le numéro d'entreprise est saisi. Si vous avez sélectionné Entreprise dans le champ Type, la valeur du champ N° sera transférée automatiquement. |
| Nom de l'entreprise | Ce champ est automatiquement renseigné par le système en fonction du numéro d'entreprise. |
| Terme de recherche | Vous pouvez saisir ici un terme de recherche pour l'entreprise. |
| Adresse | Saisissez le nom de la rue et le numéro de l'adresse de l'entreprise. |
| Adresse 2 | Vous pouvez saisir ici des informations supplémentaires concernant l'adresse, par exemple 'boîte aux lettres à l'arrière du bâtiment'. |
| Code postal | Saisissez le code postal de la ville où se trouve l'entreprise. |
| Ville | Saisissez le nom de la ville où se trouve l'entreprise. |
| État fédéral | Saisissez le nom de l'état fédéral. |
| Code pays/région | Saisissez le code du pays/région où se trouve l'entreprise. |
| Téléphone | Saisissez le numéro de téléphone de l'entreprise. |
| Téléphone mobile | Saisissez le numéro de téléphone mobile de l'entreprise. |
| Saisissez l'adresse e-mail de l'entreprise. | |
| Page d'accueil | Saisissez l'adresse de la page d'accueil de l'entreprise. |
| Code vendeur | Vous pouvez ici attribuer l'entreprise à un vendeur spécifique. |
| Code de salutation | Ce champ est uniquement utilisé pour les fiches contact personne. Laissez ce champ vide lors de la création d'une entreprise. |
| N° d'achats de machines | Ce champ indique le nombre d'achats de machines. Pour les entreprises nouvellement créées, aucune donnée n'est affichée. |
| Total des ventes de machines | Ce champ indique le total de toutes les ventes de machines. Pour les entreprises nouvellement créées, aucune donnée n'est affichée. |
| Champ de filtre 1 | Le libellé de ce champ dépend de votre configuration, c'est-à-dire qu'il est possible que ce champ soit libellé différemment dans votre logiciel. Saisissez ici les informations spécifiques à la configuration. |
| Champ de filtre 2 | Voir Champ de filtre 1. |
| Champ de filtre 3 | Voir Champ de filtre 1. |
| Champ de filtre 4 | Voir Champ de filtre 1. |
Conseil
Si vous souhaitez créer une autre fiche contact, cliquez sur l'icône plus en haut de la fiche contact.
Vous avez créé avec succès un contact entreprise.
Création d'un contact personne
Procédez comme suit pour créer une fiche contact pour une personne :
- Cliquez sur Contacts > Contacts dans la barre de navigation.
- Cliquez sur Nouveau dans la barre d'actions.
- Une nouvelle Fiche Contact s'ouvre.
- Sélectionnez Personne dans le champ Type du Récapitulatif Général.
- Complétez les informations du contact personne selon le tableau suivant :
| Champ | Description |
|---|---|
| N° | Une fois que vous appuyez sur la touche ENTRÉE, ce champ est renseigné automatiquement par le système. |
| Nom | Ce champ est obligatoire. Cliquez sur les trois points dans le champ pour ouvrir l'Assistant. Dans l'Assistant, vous pouvez saisir le Code de salutation, le Titre, les Initiales, le Prénom, le Deuxième prénom, le Nom et le Code langue du contact. |
| Nom 2 | Vous pouvez saisir ici des informations supplémentaires sur le nom de la personne. |
| ID externe | Vous pouvez saisir ici un identifiant externe (par exemple un numéro provenant d'un autre logiciel). |
| Type | Si vous souhaitez créer un contact personne, sélectionnez la valeur Personne dans ce champ. |
| N° d'entreprise | Laissez ce champ vide. La procédure pour attribuer une personne à une entreprise est décrite dans cette section : Attribution de personnes à une entreprise en tant qu'employés. |
| Nom de l'entreprise | Laissez ce champ vide. |
| Terme de recherche | Vous pouvez saisir ici un terme de recherche pour la personne. |
| Adresse | Saisissez le nom de la rue et le numéro où se trouve la personne/l'entreprise associée. |
| Adresse 2 | Vous pouvez saisir ici des informations supplémentaires concernant l'adresse, par exemple 'boîte aux lettres à l'arrière du bâtiment'. |
| Code postal | Saisissez le code postal de la ville où se trouve la personne/l'entreprise associée. |
| Ville | Saisissez le nom de la ville où se trouve la personne/l'entreprise associée. |
| État fédéral | Saisissez le nom de l'état fédéral. |
| Code pays/région | Saisissez le code du pays/région où se trouve la personne/l'entreprise associée. |
| Téléphone | Saisissez le numéro de téléphone/poste de la personne. |
| Téléphone mobile | Saisissez le numéro de téléphone mobile de la personne. |
| Saisissez l'adresse e-mail de la personne. | |
| Page d'accueil | Saisissez l'adresse de la page d'accueil de la personne/l'entreprise associée. |
| Code vendeur | Vous pouvez ici attribuer la personne à un vendeur spécifique. |
| Code de salutation | Sélectionnez une salutation pour la personne. |
| Code de poste | Vous pouvez saisir ici le code du poste occupé par la personne. |
| N° d'achats de machines | Ce champ indique le nombre d'achats de machines. Pour les employés (personnes) nouvellement créés, aucune donnée n'est affichée. |
| Total des ventes de machines | Ce champ indique le total de toutes les ventes de machines. Pour les employés (personnes) nouvellement créés, aucune donnée n'est affichée. |
| Champ de filtre 1 | Le libellé de ce champ dépend de votre configuration, c'est-à-dire qu'il est possible que ce champ soit libellé différemment dans votre logiciel. Saisissez ici les informations spécifiques à la configuration. |
| Champ de filtre 2 | Voir Champ de filtre 1. |
| Champ de filtre 3 | Voir Champ de filtre 1. |
| Champ de filtre 4 | Voir Champ de filtre 1. |
Conseil
Si vous souhaitez créer un autre contact, cliquez sur l'icône plus en haut de la fiche contact. Remplissez les champs comme décrit précédemment.
Vous avez créé avec succès une fiche contact pour une personne.
Attribution de personnes à une entreprise en tant qu'employés
Vous pouvez attribuer des contacts personnes à une entreprise. Procédez comme suit :
Remarque
Pour la description suivante, nous partons du principe que la fiche contact de la personne et la fiche contact de l'entreprise ont déjà été créées.
- Cliquez sur Contacts > Contacts dans la barre de navigation.
- Ouvrez la Fiche Contact de la personne que vous souhaitez attribuer à une entreprise.
- Cliquez sur l'icône de crayon en haut de la fiche contact pour activer le mode modification. Le mode modification est activé lorsque l'icône de crayon est entourée.
- Sélectionnez l'entreprise pour laquelle la personne travaille dans la liste déroulante du champ N° d'entreprise. Vos modifications sont enregistrées automatiquement.
- Fermez la fiche contact.
- Actualisez la page (F5).
Vous avez attribué avec succès un contact personne à une entreprise en tant qu'employé. La fiche contact de la personne sera désormais affichée sous l'entreprise attribuée dans la liste Contacts.
Modification des contacts
Vous pouvez modifier les contacts stockés dans le système. Procédez comme suit :
- Cliquez sur Contacts > Contacts dans la barre de navigation.
- Ouvrez la Fiche Contact que vous souhaitez modifier.
- Activez le mode modification en cliquant sur l'icône de crayon en haut de la fiche contact. Le mode modification est activé lorsque l'icône de crayon est entourée.
- Modifiez les informations selon vos besoins et confirmez vos modifications en appuyant sur ENTRÉE.
- Fermez la fiche contact.
- Actualisez la page (F5).
Vous avez modifié et mis à jour avec succès un contact.
Suppression des contacts
Vous pouvez supprimer les contacts stockés dans le système. Procédez comme suit :
Remarque
La suppression d'un contact ne peut pas être annulée. Si des offres ou des offres de reprise ont été créées pour ce contact, la fiche contact ne peut pas être supprimée.
- Cliquez sur Contacts > Contacts dans la barre de navigation.
- Ouvrez la Fiche Contact que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur l'icône de corbeille en haut de la page pour supprimer la fiche contact.
- Confirmez la boîte de dialogue avec Oui.
Vous avez supprimé avec succès un contact.