Aktualisiert: 12.05.2026

Service Power BI App for Aptean Equipment DMS

Die Service Power BI App for Aptean Equipment DMS bietet wertvolle Einblicke in Service- und Werkstattprozesse. Sie unterstützt Benutzer bei der Analyse von Serviceaufträgen, Bearbeitungszeiten, Erlösen und Ressourcenauslastung. Dies bildet eine solide Grundlage, um die Servicequalität kontinuierlich zu steigern, die operative Effizienz zu erhöhen und die Gesamtwirtschaftlichkeit zu verbessern. Dieses Kapitel beschreibt die folgenden Berichtsseiten:

Allgemeine Filter

Die folgenden Seitenfilter werden auf mehreren Seiten angezeigt. Sie funktionieren im gesamten Bericht auf dieselbe Weise und werden daher an dieser Stelle einmalig dokumentiert.

Filter Funktion Verfügbar auf
Geschäftsjahr Wählt das auf der Seite angezeigte Geschäftsjahr aus. Alle Seiten außer Abrechnungseffizienz und Standortansicht, die stattdessen einen Zeitraumfilter verwenden
Debitor Filtert nach einem bestimmten Debitor. Servicerechnungsstatistik, Servicerechnungszeilen, Serviceauftragsstatistik, Wartungsvertragsübersicht, Wartungsvertragsstatistik
Shortcutdimensionen 3–8 Zusätzliche Dimensionsfilter. Die Bezeichnungen richten sich nach den in Ihrem System eingerichteten Dimensionsnamen. Servicerechnungsübersicht, Servicerechnungsstatistik, Serviceauftragsübersicht, Gutschriftsübersicht
Globale Dimension 1 und 2 Filtert nach Ihren beiden Hauptanalysedimensionen (in der Regel Abteilung und Projekt/Kostenstelle) Servicerechnungsübersicht, Servicerechnungsstatistik, Serviceauftragsübersicht, Gutschriftsübersicht

Service Invoice Overview

Die Seite Service Invoice Overview bietet eine Zusammenfassung der fakturierten Serviceerlöse. Sie zeigt, wie sich der Umsatz auf Serviceauftragsarten und Techniker verteilt und wie sich die fakturierten Beträge monatlich entwickeln.

Seitenspezifische Filter:

  • Serviceauftragsart – Filtert nach Serviceauftragsart.
  • Stornierte und Servicerechungskorrekturen werden ausgeschlossen. Das Techniker-Diagramm zählt nur Lohnleistungszeilen. Dies sind Hintergrundfilter.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Rechnungsbetrag pro Serviceauftragsart Fakturierter Betrag Der fakturierte Betrag, aufgeteilt nach Serviceauftragsart.
Serviceauftragsart Serviceauftragsart (Kategorie).
Rechnungsbetrag pro Techniker Fakturierter Betrag Der fakturierte Arbeitsbetrag je Techniker (Balkendiagramm).
Ressourcencode Techniker-Kennung (Achse).
Serviceauftragsart Farbcodierte Legende nach Serviceauftragsart.
Ressourcenname Name des Technikers (wird beim Hover angezeigt).
In Rechnung gestellte Serviceaufträge Fakturierter Betrag Der fakturierte Betrag der Serviceaufträge je Monat (Säulendiagramm).
Fakturierter Betrag Vorjahr Der fakturierte Betrag für das vorherige Geschäftsjahr.
Jahr/Monat Monatliche Zeitachse.

Service Invoice Statistics

Die Seite Service Invoice Statistics listet alle gebuchten Servicerechnungen mit detaillierten Kosten- und Gewinndaten auf. Sie können per Drilldown die einzelnen Rechnungszeilen anzeigen.

Seitenspezifische Filter:

  • Nr. – Filtert nach einer bestimmten gebuchten Servicerechnung.
  • Auftragsnr. – Filtert nach einer bestimmten Auftragsnummer.
  • Serviceauftragsart – Filtert nach Serviceauftragsart.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Servicerechnungen Nr./Debitorennr./Name/Belegdatum Identifikationsdaten jeder gebuchten Servicerechnung.
Lohnleistung/Teile/Ressourcen/Kosten Der Rechnungsbetrag, aufgeteilt in Lohnleistung, Teile und sonstige Ressourcen/Kosten.
Einstandspreis Die gesamten regulierten Kosten der Rechnung in Mandantenwährung.
Betrag Der Gesamtbetrag der Rechnung.
DB reguliert (MW) Der regulierte Deckungsbeitrag der Rechnung in Mandantenwährung.
DB reguliert % Die regulierte Deckungsbeitragsmarge der Rechnung.

Service Invoice Lines (Drilldown)

Über einen Drilldown von einer Rechnung aus öffnet sich diese Detailansicht mit den einzelnen Zeilenpositionen.

Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Rechnungskopf Nr./Debitorennr./Name/Belegdatum/Verantwortlicher/Serviceauftragsart Kopfdaten der angezeigten Rechnung.
Betrag Der Gesamtbetrag der Rechnung.
Rechnungszeilen Serviceartikelnr./Seriennr./Serviceartikelbeschreibung Die Maschine (der Serviceartikel), auf die sich die Zeile bezieht.
Nr./Beschreibung/Menge/Einheit Identifikationsfelder für jede Zeilenposition.
Einstandspreis/VK-Preis ohne MwSt./Zeilenrabatt % Kosten, Preis und Rabatt der Zeile.
Betrag Der Gesamtbetrag der Zeile.
DB reguliert (MW)/DB reguliert % Der regulierte Deckungsbeitrag und die regulierte Deckungsbeitragsmarge der Zeile.

Service Order Overview

Die Seite Service Order Overview gibt Ihnen einen vorausschauenden Überblick über offene Serviceaufträge. Sie zeigt den gesamten offenen Betrag nach Auftragsart und Techniker, eine monatliche Serviceauftragsprognose sowie die Entwicklung des offenen Auftragsvolumens im Zeitverlauf.

Seitenspezifische Filter:

  • Es werden nur offene Serviceaufträge berücksichtigt. Das Techniker-Diagramm zählt nur Lohnleistungszeilen. Dies sind Hintergrundfilter.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Offener Betrag pro Serviceauftragstyp Offener Betrag Der offene Betrag, aufgeteilt nach Serviceauftragsart.
Auftragsart Serviceauftragsart (Kategorie).
Offener Betrag pro Techniker Offener Betrag Der offene Arbeitsbetrag je Techniker (Balkendiagramm).
Ressourcencode Techniker-Kennung (Achse).
Auftragsart Farbcodierte Legende nach Serviceauftragsart.
Ressourcenname Name des Technikers (wird beim Hover angezeigt).
Serviceauftragsprognose Betrag Der prognostizierte eingehende Serviceauftragsbetrag je Monat, aufgeteilt nach Kategorie (Säulendiagramm).
Menge Die Anzahl eingehender Aufträge (wird beim Hover angezeigt).
Kategorie Farbcodierte Legende nach Prognosekategorie.
Monat Monatliche Zeitachse.
Offene Serviceaufträge Offener Betrag Der offene Serviceauftragsbetrag je Monat (Flächendiagramm).
Jahr/Monat Monatliche Zeitachse.

Billing Efficiency

Die Seite Billing Efficiency hilft Ihnen zu verstehen, wie effizient Ihre Werkstatt verfügbare Stunden in fakturierte Stunden umsetzt. Sie zeigt die Abrechnungseffizienz je Standort und ermöglicht es Ihnen, den P&L-Effekt einer höheren Zieleffizienz zu simulieren. Die Seite verwendet anstelle des Geschäftsjahresfilters einen Zeitraumfilter (WTD/MTD/QTD/YTD).

Seitenspezifische Filter:

  • Zeitraum (WTD/MTD/QTD/YTD) – Legt den Zeitraum fest, für den die Abrechnungseffizienz berechnet wird (Week to Date, Month to Date, Quarter to Date oder Year to Date).
  • Ziel Abrechnungseffizienz % – Schieberegler, mit dem Sie den P&L-Effekt einer höheren Abrechnungseffizienz simulieren können.
  • Globale Dimension 1 und 2 – Filtert nach Ihren beiden Hauptanalysedimensionen.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Effizienz der Rechnungsstellung in % nach Standort Abrechnungseffizienz Fakturierte Stunden geteilt durch verfügbare Stunden je Standort/Zuständigkeitseinheit (Balkendiagramm).
Zuständigkeitseinheit Standort oder Zuständigkeitseinheit (Achse).
Kennzahlen (Karten) Abrechnungseffizienz Die Gesamtabrechnungseffizienz für den ausgewählten Zeitraum.
Durchschnittlicher Stundenverrechnungssatz Arbeit Der durchschnittliche Stundenverrechnungssatz für Arbeit.
P&L-Effekt Der über den Schieberegler Ziel Abrechnungseffizienz % simulierte P&L-Effekt beim Erreichen der Zielabrechnungseffizienz.

Location View (Drilldown)

Über einen Drilldown von einem Standort auf der Seite Billing Efficiency öffnet sich diese Detailansicht mit der Abrechnungseffizienz, aufgeteilt nach Serviceauftragsart für diesen Standort.

Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Standortkopf Name/Ort/Bundesland Der angezeigte Standort.
Abrechnungseffizienz in % nach Standort und Klasse Abrechnungseffizienz Abrechnungseffizienz für den ausgewählten Standort, aufgeteilt nach Serviceauftragsart oder Klasse (Balkendiagramm).
Zuständigkeitseinheit Standort oder Zuständigkeitseinheit (Achse).
Auftragsart Serviceauftragsart oder Klasse (Zeilen).
Kennzahlen (Karten) Abrechnungseffizienz/Durchschnittlicher Stundenverrechnungssatz Arbeit/P&L-Effekt Dieselben Kennzahlen wie auf der Seite Abrechnungseffizienz, dargestellt für den ausgewählten Standort.

Workshop Utilization

Die Seite Workshop Utilization hilft Ihnen dabei, nachzuvollziehen, wie Ihre Werkstätten ihre verfügbaren Kapazitäten nutzen. Sie zeigt fakturierte Stunden und Auslastungsraten je Monat sowie geplante Stunden je Standort und ermöglicht den Wechsel zwischen einer wöchentlichen und einer monatlichen Aufschlüsselung.

Seitenspezifische Filter:

  • Ressourcen-Nr./Ressourcengruppe Nr. – Filtert nach einem bestimmten Techniker oder einer Ressourcengruppe.
  • Serviceauftragsart – Filtert nach Serviceauftragsart.
  • Standort – Filtert nach Standort.
  • Es werden nur Arbeitsressourcengruppen berücksichtigt. Das Auslastungsdiagramm umfasst offene Serviceaufträge. Dies sind Hintergrundfilter.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Fakturierte Stunden Fakturierte Stunden Fakturierte Werkstattstunden je Monat (Säulendiagramm).
Monat Monatliche Zeitachse.
Auslastung Auslastung Werkstattauslastung (geleistete vs. verfügbare Stunden) je Monat (Säulendiagramm).
Monat Monatliche Zeitachse.
Geplante Stunden Geplante Stunden Geplante bzw. eingeteilte Stunden.
Standort Standort (Zeilen).
Wochentag/Monat Zeitliche Aufschlüsselung – der Umschalter Wochenansicht/Monatsansicht wechselt die Spalten zwischen Wochentag und Monat.

Workshop Utilization Details (Drilldown)

Über einen Drilldown von einer Ressource oder einem Zeitraum öffnet sich diese Detailansicht mit der individuellen Leistung jedes Technikers sowie der Aufteilung zwischen geleisteten und fakturierten Stunden.

Seitenspezifischer Filter:

  • Belastete Kostenstelle – Filtert nach belasteter Kostenstelle.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Ressourcenauslastung Ressourcencode/Ressourcenname/Ressourcengruppe Nr. Jeder Techniker und das Werkstattteam, dem er angehört.
Geleistete Stunden Die Stunden, die der Techniker im Zeitraum tatsächlich auf Servicearbeiten gebucht hat, unabhängig davon, ob sie einem Debitor in Rechnung gestellt wurden.
Fakturierte Stunden Der Anteil der geleisteten Stunden, der Debitoren in Rechnung gestellt wurde – die abrechenbaren Stunden, die in eine Servicerechnung eingeflossen sind. Die Differenz zwischen Geleistete Stunden und Fakturierte Stunden entspricht der nicht abrechenbaren Zeit.
Fakturierter Betrag Der für die fakturierten Stunden in Rechnung gestellte Arbeitserlös (Stunden × Stundenverrechnungssatz Arbeit) – der tatsächliche Ertrag der fakturierten Zeit des Technikers.

Credit Memo Overview

Die Seite Credit Memo Overview hilft Ihnen, Umfang und Gründe von Servicegutschriften zu überwachen. Sie zeigt die Entwicklung der Gutschriftsquote im Zeitverlauf, schlüsselt gutgeschriebene und erstattete Mengen sowie Beträge nach Art auf und visualisiert die Verteilung der Fehlerursachencodes je Standort.

Seitenspezifischer Filter:

  • Serviceauftragsart – Filtert nach Serviceauftragsart.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Offene Servicegutschriften Betrag Offene Servicegutschriften Betrag Der Gesamtwert aktuell offener Servicegutschriften.
Offene Servicegutschriften Offene Servicegutschriften Die Anzahl aktuell offener Servicegutschriften.
Anzahl Servicegutschriften & Reklamationsrate Anzahl Gutschriften/Anzahl Gutschriften VJ Die Anzahl der Servicegutschriften je Monat für das laufende und das vorherige Jahr (Säulen).
Reklamationsrate/Reklamationsrate VJ Die Reklamationsrate (Anteil der Gutschriften an den Rechnungen) für das laufende und das vorherige Jahr (Linie).
Monat Monatliche Zeitachse.
Erstattet vs. Gesamt nach Art Menge gesamt/Menge erstattet Fakturierte im Vergleich zu erstatteten Mengen je Kategorie. Ein begleitendes Diagramm zeigt denselben Vergleich als Beträge.
Kategorie Zeilenkategorie (Achse).
Servicegutschriften nach Problemursachencode Anzahl Gutschriften Die Anzahl der Gutschriften je Fehlerursachencode.
Fehlerursachencode Fehlerursachencode (Kategorie).
Reklamationsrate nach Lagerort Reklamationsrate Die Reklamationsrate nach Lagerort.
Standort Standort (Gruppierung).

Credit Memo Statistics

Die Seite Credit Memo Statistics bietet eine zeilenweise Auflistung aller Servicegutschriften mit ihren Fehlerursachencodes und Beträgen.

Seitenspezifische Filter:

  • Nr./Serviceartikelnr. – Filtert nach einer bestimmten Gutschrift oder einem bestimmten Serviceartikel.
  • Serviceauftragsart – Filtert nach Serviceauftragsart.
  • Fehlerursachencode – Filtert nach Fehlerursachencode.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Servicegutschriften Nr./Beschreibung/Serviceartikelnr./Externe Belegnr. Identifikationsfelder jeder Gutschriftzeile.
Serviceauftragsart/Debitorennr./Name/Buchungsdatum Kopfdaten und Debitorenfelder.
Betrag Der Betrag der Gutschriftzeile.
Fehlerursachencode Der der Gutschrift zugewiesene Fehlerursachencode.

Warranty Claim Overview

Die Seite Warranty Claim Overview gibt Ihnen einen visuellen Überblick über die Garantieantragsaktivität. Sie zeigt, wie sich die Anträge auf Garantiearten verteilen, wie sich die Kosten auf eingereichte, erstattete und abgeschriebene Beträge aufteilen, und wie lange der Antragsprozess in den einzelnen Phasen dauert.

Seitenspezifische Filter:

  • Hersteller/Hersteller-Kred.-Nr. – Filtert nach Hersteller.
  • Analysieren nach (Betrag/Anzahl) – Wechselt die Antragsart-Diagramme zwischen Betrag und Anzahl.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Betrag Garantieanträge pro Antragsart Garantieantragsbetrag Der gesamte Garantieantragsbetrag je Garantieart.
Antragsart Antragsart (Kategorie).
Anzahl Garantieanträge nach Antragsart Anzahl Garantieanträge Die Anzahl der Garantieanträge je Garantieart.
Antragsart Antragsart (Kategorie).
Kosten & Rückerstattung Gesamt/Eingereicht/Erstattet/Abgeschrieben Die Garantiekosten, aufgeteilt in Gesamtbetrag, an den Hersteller eingereichten Betrag, erstatteten Betrag und als Aufwand abgeschriebenen Betrag.
Kategorie Kostenkategorie (Achse).
Bearbeitungszeit nach Antragsart Ausfallzeit/Zeit bis zur Einreichung/Zeit bis zur Gutschrifterstellung/Zeit bis zur Gutschriftbuchung Durchschnittliche Bearbeitungszeit-Kennzahlen in Tagen je Garantieart – hilft, Engpässe im Antragsprozess zu erkennen.
Antragsart Antragsart (Achse).

Warranty Claim Statistics

Die Seite Warranty Claim Statistics bietet eine detaillierte Auflistung aller Garantieanträge mit Status, Salden und Klassifizierungsdaten.

Seitenspezifische Filter:

  • Nr. – Filtert nach einem bestimmten Garantieantrag.
  • Hersteller/Antragsart/Status – Filtert nach Hersteller, Garantieart oder Antragsstatus.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Garantieanträge Nr./Externe Antragsnr./Auftragsbeschreibung/Serviceartikelnr. Identifikationsfelder jedes Garantieantrags.
Status/Antragsart/Einreichungsdatum/Hersteller Status- und Klassifizierungsfelder.
Debitorennr./Name Die Identifikationsdaten des Debitors.
Ursprünglicher Gesamtbetrag Der ursprüngliche Gesamtbetrag des Antrags.
Debitorensaldo/Herstellersaldo/Händlersaldo Offene Salden, aufgeteilt nach Partei (Debitor, Hersteller und Händler).

Maintenance Contract Overview

Die Seite Maintenance Contract Overview zeigt Umsatz, Kosten und Margen Ihrer Wartungsverträge. Übersichtskarten zeigen die aktuelle Anzahl an Verträgen und Serviceintervallen, während Diagramme die Ergebnisse nach Vertragskategorie und Hersteller aufschlüsseln.

Seitenspezifische Filter:

  • Serviceauftragsart – Filtert nach Serviceauftragsart.
  • Vertragsstatus – Filtert nach Vertragsstatus.
  • Sachbearbeiter – Filtert nach der für den Vertrag verantwortlichen Person.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Umsatz nach Vertragskategorie Fakturierter Betrag Der fakturierte Umsatz je Vertragskategorie (Säulendiagramm).
Kosten Die gesamten Kosten je Vertragskategorie.
Vertragskategorie Vertragskategorie (Achse).
Marge pro Hersteller Marge Die Vertragsmarge je Hersteller (Balkendiagramm).
Hersteller Hersteller (Achse).
Kennzahlen (Karten) Offene Verträge/Laufende Verträge Die Anzahl offener und laufender Wartungsverträge.
Abgeschlossene Serviceintervalle/Ausstehende Serviceintervalle Die Anzahl abgeschlossener und ausstehender Serviceintervalle.
Umsatz & Kosten Kosten Kosten im Vergleich zum Umsatz je Kategorie (Balkendiagramm).
Umsatz Geplanter Umsatz (wird beim Hover angezeigt).
Kategorie Umsatz-/Kostenkategorie (Achse und Legende).

Maintenance Contract Statistics

Die Seite Maintenance Contract Statistics bietet eine detaillierte Auflistung aller Wartungsverträge mit ihren Beträgen, Kosten und Profitabilitätskennzahlen.

Seitenspezifische Filter:

  • Serviceauftragsart/Vertragskategorie – Filtert nach Serviceauftragsart oder Vertragskategorie.
  • Vertragsstatus – Filtert nach Vertragsstatus.
  • Sachbearbeiter – Filtert nach der für den Vertrag verantwortlichen Person.
Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Wartungsverträge Nr./Serviceauftragsart/Vertragskategorie/Debitorennr./Debitorenname Identifikationsdaten jedes Wartungsvertrags.
Startdatum/Vorauss. Enddatum/Vertragsstatus/Sachbearbeiter Vertragslaufzeit- und Statusfelder.
Betrag/Fakturierter Betrag Der Gesamtbetrag des Vertrags und der bisher fakturierte Betrag.
Arbeitskostenbetrag/Artikelkostenbetrag/Ressourcen/Kosten Die Kostenaufteilung in Lohnleistung, Teile und sonstige Ressourcen/Kosten.
DB reguliert (MW)/DB reguliert % Der regulierte Deckungsbeitrag und die regulierte Deckungsbeitragsmarge des Vertrags.

Maintenance Contract Details (Drilldown)

Über einen Drilldown von einem Wartungsvertrag aus öffnet sich diese Detailansicht mit den Kennzahlen des Vertrags und seinen einzelnen Zeilen.

Visualisierung KPI/Feld Beschreibung
Vertragszusammenfassung (Karte) Vertragskategorie/Betrag/Fakturierter Betrag/Kosten/DB reguliert (MW)/DB reguliert % Kennzahlen des angezeigten Vertrags.
Vertragszeilen Nr./Serviceauftragsart/Debitorennr./Debitorenname Identifikationsfelder jeder Vertragszeile.
Betrag/Fakturierter Betrag Der Vertragsbetrag und der bisher fakturierte Betrag.
Arbeitskostenbetrag/Artikelkostenbetrag/Ressourcen/Kosten Die Kostenaufteilung in Lohnleistung, Teile und sonstige Ressourcen/Kosten.
DB reguliert (MW)/DB reguliert % Der regulierte Deckungsbeitrag und die regulierte Deckungsbeitragsmarge der Zeile.