Mit Belegen arbeiten

Dieses Kapitel behandelt die Arbeit mit Belegen in Aptean Equipment DMS x Continia Document Capture. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Automatische Artikelerkennung
• Mit Kreditorenverbänden arbeiten
• Neue Artikel automatisch aus dem Katalog erstellen
• Rechnungsabgleich-Differenzen anzeigen

Automatische Artikelerkennung

Beim Erfassen eines Belegs liest das System die Artikelnummern aus der Kreditorenrechnung. Diese App fügt eine intelligente Suche hinzu, die versucht, diese Nummern den Artikeln in Microsoft Dynamics Business Central zuzuordnen:

• Zuerst wird geprüft, ob eine bestehende Übersetzungsregel für die erfasste Nummer existiert.
• Falls nicht, werden die Artikelreferenzen des Kreditors durchsucht, um den passenden internen Artikel zu finden.
• Es kann auch mit unformatierten Referenznummern gesucht werden, was hilfreich ist, wenn Kreditoren unterschiedliche Formate verwenden (z. B. führende Nullen, Bindestriche).
• Wenn die Nummer einem Katalogartikel (Nicht-Lagerartikel) entspricht, wird automatisch ein neuer Artikel erstellt. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt Neue Artikel automatisch aus dem Katalog erstellen.

All dies geschieht im Hintergrund. Nach Abschluss des Erfassungsprozesses sehen Sie den korrekten Artikel in den Belegzeilen.

Mit Kreditorenverbänden arbeiten

Einige Kreditoren gehören zu einer Gruppe, in der mehrere Tochtergesellschaften oder Debitoren denselben Katalog verwenden. Wenn Verband aktivieren für eine Vorlage eingeschaltet ist, durchsucht das System automatisch die Artikelreferenzen aller verbundenen Kreditoren oder Debitoren (verknüpft über die Eink. von Kred.-Nr.).

Für Verkaufsbelegvorlagen kann Ihr Administrator auch eine feste Kreditorennummer im Abschnitt Partnerhändler der Vorlage hinterlegen. Dies gibt dem System an, welche Kreditorenreferenzen bei der Auflösung von Artikelnummern verwendet werden sollen.

Neue Artikel automatisch aus dem Katalog erstellen

Wenn ein Kreditor Ihnen eine Rechnung für einen Artikel sendet, der in Ihren Katalogartikeln (Nicht-Lagerartikeln) existiert, aber noch nicht als regulärer Artikel angelegt wurde, übernimmt die App dies automatisch:

• Ein neuer Standardartikel wird automatisch aus dem Katalogeintrag erstellt.
• Wenn bereits ein Artikel mit demselben Kreditor und derselben Kreditorenartikelnummer existiert, wird dieser verknüpft, anstatt ein Duplikat zu erstellen.
• Die übliche Benachrichtigung "Artikel erstellt" wird nicht angezeigt. Der Prozess läuft im Hintergrund, um Ihren Arbeitsablauf nicht zu unterbrechen.

Rechnungsabgleich-Differenzen anzeigen

Nachdem eine erfasste Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen wurde, möchten Sie möglicherweise wissen, ob die Beträge übereinstimmen. Die App fügt ein Feld Differenz Rechnungsabgleich hinzu, das Ihnen die monetäre Differenz zwischen dem aus dem Kreditorenbeleg erfassten Betrag und dem Bestellbetrag anzeigt.

Sie finden dieses Feld auf folgenden Seiten:

• Einkaufsrechnung und Einkaufsgutschrift (Kopf und Zeilen)
• entsprechenden Listenseiten
• Geb. Einkaufsrechnung und Geb. Einkaufsgutschrift (Kopf und Zeilen)

Das Feld ist schreibgeschützt und wird automatisch aktualisiert. Ein Wert von Null bedeutet, dass keine Differenz besteht.