Einrichtung
Wird in der ECM-Abteilung der Punkt Einrichtung ausgewählt, so erhält man eine Übersicht über die unterschiedlichen Einrichtungspunkte der Schnittstelle, die nachfolgend näher beschrieben werden.
ECM-Einrichtung
Die zentrale Einrichtung der Schnittstelle wird in der ECM Einrichtung vorgenommen. Die Einrichtungsseite bietet dabei in separaten Reitern die Möglichkeit, eine entsprechende Einrichtung für die unterschiedlichen Funktionsbereiche der Schnittstelle vorzunehmen. Die Reiter bieten dabei u. a. Einrichtungsmöglichkeiten für:
- den Datenexport,
- den Dateiablageexport,
- den Belegexport und -import,
- den Belegaufruf,
- den Belegmonitor.
Die ECM-Einrichtung bietet nachfolgende Einrichtungsfelder und Funktionen:
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Allgemein | |
| Zielsystem | Hier ist auszuwählen, welches DMS-System angeschlossen werden soll. Zur Auswahl stehen: • d.3 • Shareflex Entsprechend der Auswahl werden weitere Einrichtungsregister ein- bzw. ausgeblendet. |
| Archivierungsmodus | An dieser Stelle kann der Archivierungsmodus der Schnittstelle gewählt werden. Es kann Archiv oder Workflow gewählt werden. Für die Einrichtung Workflow wartet NAV auf eine Freigabe des Belegs aus ECM, bevor der Beleg in NAV gebucht werden kann. Ist Archiv ausgewählt stehen die Register Belegimport und Belegmonitor nicht zur Verfügung. Der Archivmodus sollte nur ausgewählt werden, wenn keine Eingangsbelege aus dem DMS in NAV importiert werden sollen. |
| Datenexport | |
| Datenexport Aktiv | Wenn der Datenexport aktiviert ist, werden die in der ECM-Exporteinrichtung hinterlegten Tabellendaten exportiert. |
| Sofortexport Daten | Ist dieser Haken gesetzt, können Datenexporte aus der Schnittstelle sofort durchgeführt werden. Andernfalls werden die Exporte immer durch einen Dienst intervallmäßig getätigt. Für den Sofortexport muss dies aber auch in der ECM-Exporteinrichtung pro Tabelle definiert sein. |
| Datenexport Hauptverzeichnis | In diesem Feld kann ein Hauptpfad für die ECM-Datenexporte angelegt werden. Innerhalb dieses Hauptverzeichnisses werden Unterordner für die einzelnen Exporttabellen angelegt. |
| Vorlagemandantenfunktion | Wenn die Vorlagemandantenfunktion aktiviert ist, werden die automatischen Exporttrigger für Datenbankänderungen deaktiviert. Der Aufruf muss dann in die Vorlagemandantensynchronisation implementiert werden. Siehe dazu Abschnitt Vorlagemandantenfunktion. |
| Dateiablageexport | |
| Dateiablage Aktiv | Wenn die Dateiablage aktiviert ist, wird die ECM Drop Zone an verschiedenen Stellen von Microsoft Dynamics NAV zur Belegablage aktiviert. |
| Sofortexport Dateiablage | Ist dieser Haken gesetzt, werden Dateiablageexporte der Schnittstelle sofort durchgeführt. Andernfalls werden die Exporte durch einen Dienst intervallmäßig getätigt. |
| Dateiablagepfad | Gibt den Dateiablagepfad an. |
| Dateiablage Antwortpfad | Gibt den Dateiablage Antwortpfad an. |
| Belegexport | |
| Belegexport Aktiv | Wenn der Belegexport aktiviert ist, werden NAV-Belege automatisch archiviert. |
| Sofortexport Belege | Ist dieser Haken gesetzt, werden Belegexporte der Schnittstelle sofort durchgeführt. Andernfalls werden die Exporte durch einen Dienst intervallmäßig getätigt. |
| Belegexportpfad | Gibt den Belegexportpfad an. |
| Belegexport Antwortpfad | Gibt den Belegexport Anwortpfad an. |
| Belegzeilen für Belege exportieren | Aktiviert die Funktion, Zeileninformationen beim Export von Belegen zusätzlich zu exportieren. Durch die Zeileninformationen kann eine vertiefende Verschlagwortung in ECM-DMS vorgenommen werden. |
| Archiviere Einkauf beim Buchen | Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Einkaufsbelege direkt beim Buchen archiviert. |
| Archiviere Verkauf beim Buchen | Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Verkaufsbelege direkt beim Buchen archiviert. |
| Archiviere Service beim Buchen | Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Servicebelege direkt beim Buchen archiviert. |
| ECM Link | |
| d.3 | |
| ECM Belegaufruf URL | An dieser Stelle wird der ECM-Belegaufruf Link für den Full-Client eingerichtet. |
| ECM Aktenaufruf URL | An dieser Stelle wird der ECM-Aktenaufruf Link für den Full-Client eingerichtet. |
| ECM Mandantenparameter | An dieser Stelle wird eingerichtet, über welchen Parameter die Mandantennr. Aus der Einrichtung übergeben wird. |
| d.3-One URL | Der Pfad zum Aufruf des d.3-One wird an dieser Stelle eingerichtet. |
| Archiv UID | Zur Verwendung des d.3-One-Aufrufes muss eine Archiv UID gesetzt werden. |
| d.3-One Sortierung | Die standardmäßige Sortierung der Aufrufergebnisse kann an dieser angepasst werden. |
| d.3-One Mandantenparameter | An dieser Stelle wird eingerichtet, über welchen Parameter die Mandantennr. Aus der Einrichtung übergeben wird. |
| Shareflex | |
| Shareflex Domäne | An dieser Stelle wird die Domäne für den Shareflex Beleg/Aktenaufruf hinterlegt. |
| Shareflex Seitensammlung | An dieser Stelle wird die Seitensammlung für den Shareflex Belege/Aktenaufruf hinterlegt. |
| Shareflex Seitenname | An dieser Stelle wird der Seitenname für den Shareflex Belege/Aktenaufruf hinterlegt. |
| Belegimport | |
| Betragsprüfung | Ist der Haken gesetzt, wird für EK-Belege aus dem ECM vor dem Buchen geprüft, ob die importieren Beträge aus dem ECM mit den Beträgen des Belegs in NAV übereinstimmen. |
| Barcode im EK prüfen | Ist der Haken gesetzt, wird für EK-Belege aus dem ECM-vor dem Buchen geprüft, ob ein ECM-Barcode vorhanden ist. Ansonsten bricht das Buchen mit Fehler ab. |
| Buchen nur mit abgeschlossenem Workflow | Ist der Haken gesetzt, wird für EK-Belege aus dem ECM vor dem Buchen geprüft, ob der Haken Workflow abgeschlossen gesetzt ist. Dieser wird aus dem dem ECM-Workflow übermittelt oder im NAV Workflow gesetzt. |
| Sachbuchungen trennen | Ist dieser Haken in der Einrichtung gesetzt, werden beim Buchen von EK-Belegen die Zeilenbeschreibungen in die Sachposten geschrieben. Es erfolgt keine Saldierung der Zeilen auf Postenebene, wenn dieselben Buchungsinformationen vorliegen. |
| Keine Wareneingangszuordnung erlauben | Ist dieses Feld aktiviert, werden Eingangsrechnung dennoch aus der Schnittstelle erstellt, auch wenn keine Wareneingangszuordnung in NAV hergestellt werden kann. Andernfalls bleiben die Rechnungen im Import mit einem Fehler stehen, dass nicht genügend Lieferungen für diese Rechnungen vorhanden sind. |
| Keine Rücksendungszuordnung erlauben | Ist dieses Feld aktiviert, werden Eingangsgutschriften dennoch aus der Schnittstelle erstellt, auch wenn keine Rücksendungszuordnung in NAV hergestellt werden kann. Andernfalls bleiben die Gutschriften im Import mit einem Fehler stehen, dass nicht genügend Rücksendungen für diese Gutschrift vorhanden sind. |
| Zu- und Abschlagsaufteilung | Es kann zwischen den Optionen Zu gleichen Teilen, Betrag und Manuell die Aufteilung von Zu- und Abschlägen beim Belegimport gewählt werden. Durch die Schnittstelle werden die Zu-und Abschläge importiert und anhand der Option auf die Artikelzeilen verteilt. |
| Fakturierte Bestellzeilen ausblenden | Ist diese Option aktiviert, so werden auf EK-Bestellungen bereits komplett abgerechnete Zeilen (Menge = Fakturierte Menge) ausgeblendet. |
| NAV-Workflow aktivieren | Ist diese Option aktiviert, lässt sich der Workflow zur Belegweitergabe aus der Schnittstelle nutzen. |
| Nur Belege aus der eigenen Abteilung weitergeben | Die Belegweitergabe aus dem Workflow kann nur für Belege erfolgen, deren Workflow Abteilung mit der eigenen Abteilung aus der Benutzer Einrichtung übereinstimmt. |
| Belege beim Buchen an Buchhaltung weitergeben | Ist diese Option aktiviert und es wird eine Einkaufsrechnung gebucht, dann wird die Workflow Abteilung automatisch in die in der Abteilungseinrichtung als Buchhaltung definierte Abteilung weitergegeben. |
| Belegmonitor | |
| Kalkulationsbasis | Ist der Belegmonitor lizensiert, so kann an dieser Stelle eine Kalkulationsbasis zur Markierung der Belege im Monitor definiert werden. |
| Periode grüne Markierung | Eine Datumsformel (z. B. -2W, -5T) deklariert ab welchem relativen Datum der Belegmonitoreintrag dessen Farbe von grün auf gelb ändert. |
| Periode gelbe Markierung | Eine Datumsformel (z. B. -2W, -5T) deklariert ab welchem relativen Datum der Belegmonitoreintrag dessen Farbe von gelb auf rot ändert. |
| ECM-Status nach Buchung | An dieser Stelle kann eingerichtet werden, welchen ECM-Status die Belege nach der Buchung im Belegmonitor erhalten sollen. |
| Gelöschte Belege im Belegmonitor behalten | Ist der Haken gesetzt, sind EK-Belege aus d.3, die gelöscht wurden, auch weiterhin im Belegmonitor zu sehen. |
| Datenaufbewahrungsdauer | |
| Export Aufbewahrungsdauer | Gibt an, wie lange ECM-Export Posten in NAV aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Zeit werden die Datenexporte gänzlich gelöscht. Im Fall der Dateiablage oder der Reportexporte werden nur die PDF-Dateien oder Anhänge aus der Datenbank gelöscht. |
| Geb. Importe berücksichtigen | Ist der Haken gesetzt, werden die Dokumentenimportposten zu geb. Belegen unter Berücksichtigung der Export Aufbewahrungsdauer gelöscht. |
Vorlagemandantenfunktion
Die Aktivierung der Vorlagemandantenfunktion bewirkt, dass kein automatischer Stammdatenexport mehr, ausgelöst durch die Events OnDatabseInsert, OnDatabaseModify, OnDatabaseDelete, OnDatabaseRename in Codeunit 1, durchgeführt wird. Ausgenommen davon sind die Tabellen 122 (Purch Inv. Header) und 124 (Purch. Cr. Memo Header), da diese für das Update in der Eingangsbelegverarbeitung benötigt werden.
Um den Stammdatenexport mit einem Vorlagemandaten zu ermöglichen, muss beim Synchronisieren der Daten aus dem Vorlagemandanten in die Zielmandanten der entsprechende Aufruf aus der ECM-Schnittstelle implementiert werden. Dabei muss dem Aufruf der bearbeitete Datensatz als RecordRef übergeben werden und der Mandantenname des Zielmandanten. Die Funktionsaufrufe aus der Codeunit 5446257 ECM General Mgt. Lauten:
- HandleInsert(RecRef,CompanyName)
- HandleModify(RecRef,CompanyName)
- HandleDelete(RecRef,CompanyName)
- HandleRename(RecRef,xRecRef,CompanyName)
ECM-Mandanteneinrichtung
In der ECM-Mandanteneinrichtung findet eine Überleitung der NAV-Mandanten und der ECM-Mandanten statt. Es werden dabei die Mandanten der beiden Systeme miteinander verknüpft. Zusätzlich wird in dieser Einrichtung ein Mandantenwährungscode hinterlegt.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Mandantenname | An dieser Stelle werden die NAV-Mandanten für eine Verknüpfung ausgewählt. |
| ECM Mandantennr. | In der ECM-Mandantennr. kann die Nummer des jeweiligen ECM-Mandanten eingetragen werden. |
| Mandantenwährungscode | Der Mandantenwährungscode wird entweder automatisch nach Auswahl eines Mandanten aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung gezogen oder kann manuell hinterlegt werden. |
| Barcode Präfix | Wenn an dieser Stelle ein Barcode Präfix hinterlegt ist, so erfolgt beim Import der Belegdaten aus dem Workflow eine Prüfung zur Zuordnung zu einem NAV-Mandanten. |
| Barcode Suffix | Wenn an dieser Stelle ein Barcode Suffix hinterlegt ist, so erfolgt beim Import der Belegdaten aus dem Workflow eine Prüfung zur Zuordnung zu einem NAV-Mandanten. |
ECM-Exporteinrichtung
In der ECM-Exporteinrichtung werden die Exportpfade für die Archivierung hinterlegt. Zusätzlich kann eingerichtet werden, ob Vorgabe Dimensionswerte mit exportiert werden sollen.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Die Tabellen für den Datenexport können in dieser Spalte eingerichtet werden. |
| Name | Hier wird der Tabellenname aus der Spalte Tabellennr. angezeigt. |
| Exportpfad | Hier wird der Exportpfad für den jeweiligen Datensatz der Tabelle angegeben. |
| Export Vorgabedimension | Ist dieser Haken aktiviert, werden die Vorgabedimensionen für den ausgewählten Datensatztyp exportiert. |
| Sofortexport | Ist der Haken gesetzt, werden Datensätze dieser Tabelle sofort exportiert. Dazu muss der Haken Sofortexport Daten in der ECM-Einrichtung gesetzt sein. |
| Filter | Zeigt an, ob für diese Tabelle ein Filter unter Export Filter hinterlegt wurde. |
| Card Page ID | An dieser Stelle kann die Nummer der Kartenansicht für die entsprechende Tabelle hinterlegt werden. |
| Page Name | Zeigt den Namen der Kartenansicht aus Card Page ID an. |
| List Page ID | An dieser Stelle kann die Nummer der Listenansicht für die entsprechende Tabelle hinterlegt werden. |
| Page Name | Zeigt den Namen der Listenansicht aus List Page ID an. |
Eine beispielhafte Einrichtung der Exportpfade könnte wie folgt aussehen:
Export Filter
Mit der Funktion Export Filter ist es möglich, die Datensätze, die beim Export berücksichtigt werden, einzugrenzen. Für alle Felder der Tabelle lassen sich Filterkriterien hinterlegen. Dabei können auch die bekannten Filter-Operatoren (>,<,=,*,|,..,etc.) aus Microsoft Dynamics NAV / Business Central genutzt werden. Eine mögliche Einrichtung kann folgendermaßen aussehen:
Die gezeigte Einrichtung bewirkt, dass nur Sachkonten mit gefülltem Namen und der Kontoart Posting (Konto) exportiert werden. Ausgeschlossen werden dadurch bspw. Summenkonten.
Export Felder
Mit der Funktion Export Felder kann eingerichtet werden, welche Felder im Export mit rausgeschrieben werden sollen. Dadurch kann zum Einen die Datenmenge verringert werden, zum Anderen kann diese die Verarbeitung der Datenexporte im DMS erleichtern. Um ein Feld vom Export auszuschließen, muss einfach der Haken in der Spalte Export zu dem jeweiligen Feld entfernt werden. Der Export berücksichtigt grundsätzlich nur Felder, die in der Einrichtung angelegt sind. Enthält ein Datensatz ein Feld, das bisher nicht angelegt war, wird dieses automatisch ergänzt und mit exportiert.
Um die Felder zu einer Tabelle einzurichten kann auch die Funktion Felder einrichten im Reiter Aktionen genutzt werden.
Primärschlüsselfelder müssen exportiert werden und lassen sich daher nicht ausschließen.
ECM-Ablagekategorien
In der Einrichtung der ECM-Ablagekategorien werden die Kategorien für die Drop Zone / Dateiablage (Factbox) hinterlegt. Dabei wird eingerichtet, mit welchem Kategoriencode Dateien archiviert werden, wenn diese über die Dateiablage über die entsprechende Tabelle hinzugefügt werden.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Hier wird die Tabellennr. für die ECM-Dateiablage hinterlegt. Der Datensatz gibt damit an, welche Kategorien bei der Verwendung der Drop Zone an dieser Tabelle zur Auswahl stehen. |
| Name | Hier wird der Tabellenname aus der Spalte Tabellennr. angezeigt. |
| Kategoriencode | Hier kann der Kategoriencode für die Ablagekategorie eingegeben werden. |
| Kategorienname | Hier kann der Kategorienname für die Ablagekategorie eingegeben werden. |
ECM-Link-Einrichtung
In der ECM-Link-Einrichtung werden Einrichtungen für die Parameter-Übersetzung zwischen NAV und ECM-DMS hinterlegt. Es wird dabei eingerichtet mit welchem Aufrufparameter der Beleg- bzw. Aktenaufruf erfolgt.
Die folgende Tabelle erläutert die Felder der ECM-Link-Einrichtung:
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Aufruftyp | Zur Auswahl für den Aufruftyp stehen Beleg oder Akte. Über diese Optionsauswahl wird der Belegaufruf für d.3/Shareflex eingerichtet. Für Shareflex Aufrufe, ist lediglich die Art Akte einzurichten, da Belege über die Antwort-ID, die aus der Schnittstelle zurückgeliefert wird, direkt aufgerufen wird. |
| Tabellennr. | Hier wird die Herkunftstabelle des ECM-Aufrufes eingerichtet. |
| Name | Hier wird der Tabellenname aus der Spalte Tabellennr. angezeigt. |
| Dokumentenart | In dieser Spalte wird der Parameter des Aufrufs eingerichtet. |
| Anz. Parameter | Ist ein Indikator dafür, wieviele Felder in der ECM-Feld-Link-Einrichtung hinterlegt sind. |
Die folgende Tabelle erläutert die Felder der ECM-Feld-Link-Einrichtung:
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Feldnr. | In der Feldnr. kann ein Tabellenfeld der vorher ausgewählten Tabelle eingetragen werden. |
| Feldname | Hier wird der Feldname aus der Spalte Feldnr. angezeigt. |
| ECM Parameter | An dieser Stelle kann ein Parameter für den ECM-Aufruf eingetragen werden. Dieser Parameter wird für den Aufruf für den Full-Client verwendet. |
| d.3-One Parameter | An dieser Stelle kann ein Parameter für den d.3-One Aufruf eingetragen werden. |
| Shareflex Datentyp | Die Aufruf-Parameter für Shareflex benötigen einen Datentyp. Dieser kann aus folgenden Typen ausgewählt werden: • TextContains • BooleanEquals • NumericEqual • SingleLookupEquals • DateEqualsOne |
ECM-Report-Einrichtung
Die ECM-Report -inrichtung steuert mit welchen Einstellungen Belege aus Microsoft Dynamics NAV archiviert werden. Es können dabei Berichtsoptionen hinterlegt werden, die für jeden archivierten Beleg bei der automatischen Archivierung während des Buchens verwendet werden.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Report ID | Hier kann eine Report ID für NAV-Berichte eingegeben werden. |
| Report Name | Hier wird der Report Name aus der Spalte Report ID angezeigt. |
| Archivierung Aktiv | Für die eingetragenen Datensätze kann mithilfe dieses Hakens die Archivierung des Beleges aktiviert werden. |
| Mehrfacharchivierung aktiv | Ist diese Option archiviert, kann ein Beleg mehrfach archiviert werden. Andernfalls wird pro Beleg geprüft, ob für die Kombination aus Report ID, Tabellennr. und Primärschlüssel bereits ein Reportexportposten existiert. |
| Berichtsoption vorhanden | Zeigt an, ob Standard Berichtsoptionen hinterlegt wurden (s.u.). |
Hinweis
Bei Nutzung der gefilterten Archivierung sollte der Aufgabewarteschlangenposten für den Reportexport, sofern dieser eingerichtet ist, deaktiviert werden, da sich die beiden Aufrufe sonst gegenseitig unterbrechen können.
ECM-Buchungsmapping
Das ECM-Buchungsmapping wird für den Belegimport von DMS-Belegen in NAV/BC benötigt, sofern ein Sachkonto kontiert wird, welches keine Einrichtung bezüglich der Steuerfelder hat. Es werden dabei MwSt.-Produktbuchungsgruppen und Produktbuchungsgruppen verknüpft. Das DMS liefert für Kontierungszeilen lediglich die MwSt.-Produktbuchungsgruppe zurück. Daher muss eine Produktbuchungsgruppe zum Buchen der Eingangsbelege hinterlegt werden.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| MwSt.-Produktbuchungsgruppe | Hier kann eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe ausgewählt werden. |
| Produktbuchungsgruppe | Hier kann eine Produktbuchungsgruppe zur vorher gewählten MwSt.-Produktbuchungsgruppe gewählt werden. |
ECM-Validierungseinrichtung
In der ECM-Validierungseinrichtung wird hinterlegt, in welcher Reihenfolge die Feld-Validierung bei importierten Belegen aus dem DMS erfolgt.
Die importierten Belege können z.T. nicht in der Reihenfolge der Feld-IDs aus Dynamics NAV/BC validiert und als Beleg erstellt werden. Daher wird diese Einrichtungstabelle als Basis für die Belegerstellung importierter Belege herangezogen. Die importierten Feldwerte werden dabei in der Reihenfolge nach der Spalte Validierung validiert.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Die Tabellennr. gibt an, für welche Tabelle die Validierungseinrichtung gilt. |
| Tabellenname | Hier wird der Tabellenname der ausgewählten Tabellennr. angezeigt. |
| Validierung | Hier kann durch Eintragen einer Nummer die Validierungsreihenfolge eingetragen werden. |
| Feldnr. | Diese Spalte gibt an, für welches Feld die eingerichtete Validierungsreihenfolge gilt. |
| Feldcaption | Hier wird der Feldname des ausgewählten Feldes angezeigt. |
ECM-NAV-Belegaufruf-Einrichtung
In der ECM-NAV-Belegaufruf-Einrichtung lassen sich die Pages hinterlegen, die beim Aufruf der exportierten Belege aus dem ECM-Report-Export verwendet werden. Dadurch können z.B. Masken aus zusätzlichen Modulen für den Aufruf von Belegen genutzt werden. Da unterschiedliche Belege teilweise die gleichen Basistabellen haben und sich nur in der Belegart unterscheiden, ist es hier auch möglich einen Filter einzurichten, so dass z.B. für Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge eine unterschiedliche Page hinterlegt werden kann.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Hier wird die Tabellennr. für den Belegaufruf hinterlegt. Wenn für einen Exportposten der NAV/BC Beleg aufgerufen werden soll, wird über die Tabellennr. nach der zu verwendenden Page gesucht. |
| Tabellen Caption | Die Beschreibung der Tabelle aus Tabellennr. |
| Filter Code | Ein einzurichtender Filter Code, der steuert über welches Feld z.B. Belegarten unterschieden werden, so dass Angebote und Aufträge über unterschiedliche Pages aufgerufen werden. |
| Seitennr. | Hier wird die ID der aufzurufenden Page hinterlegt. Diese Page wird dann aufgerufen, wenn in den ECM-Report Exportposten der NAV/BC Beleg aufgerufen wird. |
| Seiten Caption | Die Beschreibung der Seite aus Seitennr. |
Öffnet man den Lookup des Filter Codes gelangt man in die Einrichtung der Filter Codes:
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Die Tabellennr. für die der Filter Code gilt. |
| Tabellen Caption | Die Beschreibung der Tabelle aus Tabellennr. |
| Filter Code | Der Code für diesen Filter |
| Feldnr. | Die Feldnr., auf die sich der Filter bezieht. |
| Feld Caption | Die Beschreibung des Feldes aus Feldnr. |
| Filterwert | Der Filterwert über den das Feld aus Feldnr. gefiltert wird. |
ECM-Workflow-Abteilungen
Ist in der ECM-Einrichtung der NAV-Workflow aktiviert, kann jeder Benutzer einer Abteilung zugeordnet werden. Diese Abteilung kann in den ECM-Workflow-Abteilungen eingerichtet werden. Eine der Abteilungen kann dann als Buchhaltung markiert werden, damit die Logik weiß, in welche Abteilung freigegebene Belege abschließend übergeben werden sollen.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Code | Der Abteilungscode, der in der Benutzer Einrichtung den Benutzern zugewiesen werden kann. |
| Beschreibung | Eine nähere Beschreibung der Abteilung |
| Buchhaltung | Ist der Haken gesetzt ist diese Abteilung als Buchhaltung markiert. Es kann nur eine Abteilung als Buchhaltung markiert werden. Wird ein Beleg an die Buchhaltung übergeben, wird nachgefragt ob eine Freigabe erfolgen soll. |
ECM-Workflowprotokoll
Im ECM-Workflowprotokoll werde alle Belegweitergaben und -freigeben die über die Funktion Beleg weitergeben in der Einkaufsrechnung erfolgen protokolliert. Dafür muss der NAV Workflow in der ECM-Einrichtung aktiviert sein. Der ECM-Workflow ist ein rudimentäres Belegrouting und sieht keine erweiterten Genehmigungsprozesse vor.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| Lfd. Nr. | Laufende Nr. des Protokollpostens. |
| Benutzer ID | ID des Benutzers, der die Belegaktion ausgeführt hat |
| Von Abteilung | Abteilung des Belegs vor der Belegaktion |
| Nach Abteilung | Abteilung des Belegs nach der Belegaktion |
| Workflow abgeschlossen | Ist der Beleg freigegeben, wird der Workflow als abgeschlossen markiert |
| Worklfow abgeschlossen Datum | Zeitstempel der Belegfreigabe |
| Gebucht | Wird der Beleg gebucht, wird ein Protokollposten erstellt. Der Beleg erhält dann das Merkmal gebucht. |
| Belegnr. | Die Belegnr. des Beleges zu dem der Protokollposten erstellt wurde |
| Belegart | Die Belegart des Beleges zu dem der Protokollposten erstellt wurde |
| ECM Barcode | Der ECM-Barcode des Beleges zu dem der Protokollposten erstellt wurde |
Benutzer Einrichtung
In der Standard-Tabelle Benutzer Einrichtung können für die Nutzung der ECM-Schnittstelle einige Felder benutzerspezifisch eingerichtet werden.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| ECM DropZone | Ist dieses Feld für den Benutzer aktiviert, dann steht die Nutzung der ECM Drop Zone zur Verfügung. |
| ECM Barcode drucken (Einkaufslieferung) | In diesem Feld können die Optionen Nie, Auf Nachfrage und Immer gewählt werden. Die Auswahl steuert dabei, ob beim Buchen einer Einkaufslieferung ein Barcode für d.3-DMS gedruckt werden soll. |
| ECM Workflow Abteilung | Hier kann einem Benutzer ein der Workflow Abteilungen die in der Einrichtung hinterlegt wurden zugewiesen werden. Ein Benutzer kann Mitglied genau einer Abteilung sein. Das Feld ist nur sichtbar, wenn der NAV Workflow in der Einrichtung aktiviert ist. |
Dimensionen
An einer Dimension kann per Einrichtung hinterlegt werden, ob diese Dimension mit den dazugehörigen Dimensions werden für ECM-DMS exportiert werden soll. Nach der Auswahl der entsprechenden Dimensionen stehen diese zur Kontierung in ECM-DMS zur Verfügung und können für die Schnittstelle verwendet werden.
| Feldname | Funktion für die ECM-Schnittstelle |
|---|---|
| ECM Export | Ist diese Option aktiviert, werden die Dimensionen und deren Dimensionswerte exportiert. Eine entsprechende Einrichtung in der ECM-Exporteinrichtung muss dafür vorliegen. |