Aktualisiert: 26.09.2024

Dokumentation Aptean Equipment DMS x Continia Document Output

Aptean Equipment DMS x Continia Document Output verbindet unsere ERP-Lösung mit Continia Document Output und ermöglicht es, Geschäftsbelege direkt aus den gewohnten Seiten heraus zu versenden, zu drucken oder zu speichern. Dazu werden einige Funktionen im Bereich der Inzahlungnahme und Einkaufsbelege ergänzt, welche den täglichen Arbeitsablauf deutlich vereinfachen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Einführung

Mit Aptean Equipment DMS x Continia Document Output können Sie:

  • Inzahlungnahmen, gebuchte Inzahlungnahmen und gebuchte Inzahlungnahmeanlieferungen mit Continia Document Output verarbeiten.
  • Warenausgänge buchen und gleichzeitig den Lieferschein mit Continia Document Output drucken oder per E-Mail versenden.
  • archivierte Arbeitskarten automatisch über Continia Document Output als Anlage an gebuchte Servicerechnungen anhängen.
  • archivierte Arbeitskarten direkt aus der gebuchten Servicerechnung über Continia Document Output an den Kunden versenden.
  • Arbeitskarten direkt mit Continia Document Output verarbeiten.
  • Checklisten über Continia Document Output an Servicedokumente anhängen.
  • vordefinierte E-Mail-Vorlagen für unsere ERP-Lösung importieren.

Inzahlungnahmen

Das Inzahlungnahme-Modul in unserer ERP-Lösung verwaltet den Ankauf und die Verarbeitung gebrauchter Maschinen und Fahrzeuge. Diese App ergänzt den Inzahlungnahme-Workflow um vollständige Continia Document Output Unterstützung und ist auf den folgenden Seiten sowie Karten verfügbar:

  • Inzahlungnahmen
  • Gebuchte Inzahlungnahmen
  • Gebuchte Inzahlungnahmeanlieferungen

Die Continia Document Output-Infobox auf der rechten Seite der Inzahlungnahmen zeigt die folgenden Informationen:

Feld Beschreibung
Bestätigungsempfänger Dieses Feld gibt den für die Bestätigung konfigurierten Empfänger an.
Rücksendungsempfänger Dieses Feld gibt den Empfänger für den Rückgabebeleg an.
Verkaufsgutschriftsempfänger Dieses Feld gibt den Empfänger für die Verkaufsgutschrift an.

Warenausgänge

Beim Buchen von Warenausgängen über das Lagermodul von Microsoft Dynamics Business Central können Sie den Lieferschein nun direkt von den Warenausgangs-Seiten aus senden oder drucken. Die Funktionen sind auf den folgenden Seiten sowie Karten verfügbar:

  • Warenausgänge
  • Gebuchte Warenausgänge

Die Continia Document Output-Infobox auf der rechten Seite der Warenausgänge zeigt die folgenden Informationen:

Feld Beschreibung
Empfänger Dieses Feld zeigt die direkt am Warenausgang konfigurierte E-Mail-Adresse (E-Mail Vorlage für Warenausgänge).
Lieferempfänger Dieses Feld zeigt die E-Mail-Adresse aus dem verknüpften Verkaufsauftrag/Einkaufsauftrag (E-Mail Vorlage für Lieferungen).

Dazu stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
E-Mail öffnen Diese Aktion öffnet den E-Mail-Editor mit dem Lieferschein als Anhang.
E-Mail senden Diese Aktion sendet den Lieferschein sofort als E-Mail.
PDF drucken Diese Aktion druckt den Lieferschein als PDF.
PDF speichern Diese Aktion speichert den Lieferschein als PDF.
Buchen und drucken Diese Aktion bucht den Warenausgang und druckt den Lieferschein sofort (nur auf dem Warenausgang).
Buchen und senden Diese Aktion bucht den Warenausgang und sendet den Lieferschein sofort (nur auf dem Warenausgang).

Hinweis

Ist die Option Druckdialog in der Continia Document Output-Einrichtung aktiviert, öffnet die Aktion Buchen und drucken einen Druckerauswahldialog, anstatt das Dokument in die Druckwarteschlange zu befördern.

Druckdialog

Der Warenausgang ist mit dem zugrunde liegenden Verkaufsauftrag verknüpft. Wenn Sie eine Continia Document Output-Funktion nutzen, ermittelt die App automatisch den zugehörigen Verkaufslieferschein und verwendet es als Quelle für den E-Mail- oder Druckauftrag. Damit entspricht das Dokument, das Ihr Kunde erhält, exakt dem im Verkaufsmodul gebuchten Beleg.

Arbeitskarten

Arbeitskarten werden in unserer ERP-Lösung verwendet, um die an einem Serviceartikel (Maschine oder Fahrzeug) durchgeführten Servicearbeiten zu dokumentieren. Diese App ergänzt die Arbeitskarten um die folgenden Continia Document Output-Funktionen, mit denen Sie den Nachweis direkt an den Kunden senden können:

Aktion Beschreibung
E-Mail öffnen Diese Aktion öffnet den E-Mail-Editor mit der Arbeitskarte als Anhang.
E-Mail senden Diese Aktion sendet die Arbeitskarte sofort als E-Mail.
E-Mail in Warteschlange Diese Aktion legt die Arbeitskarte als E-Mail in die Warteschlange.
PDF drucken Diese Aktion druckt die Arbeitskarte als PDF.
PDF speichern Diese Aktion speichert die Arbeitskarte als PDF.

Zusätzlich zeigt die Continia Document Output-Infobox auf der rechten Seite der Arbeitskarte den Arbeitskartenempfänger an.

Archivierte Arbeitskarten in Servicerechnungen

Wenn ein Serviceauftrag fakturiert wird, archiviert unsere ERP-Lösung zugehörige Arbeitskarten. Diese App ermöglicht es, diese archivierten Arbeitskarten als PDF-Anhänge beizufügen, wenn die gebuchte Servicerechnung über Continia Document Output versendet wird. Außerdem zeigt die Continia Document Output-Infobox der gebuchten Servicerechnung das Feld Arbeitskartenempfänger, damit Sie den Empfänger auf einen Blick prüfen können.

Debitoreneinrichtung

Um die archivierten Arbeitskarten beim Versand einer Servicerechnung automatisch anzuhängen, müssen Sie die Funktion zunächst auf der entsprechenden Debitorenkarte aktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Debitorenkarte des zutreffenden Kunden.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Lieferung.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Arbeitskarte senden.

Arbeitskarte senden

Ist diese Einstellung aktiv, werden beim Verarbeiten einer Servicerechnung über Continia Document Output die archivierten Arbeitskarten automatisch als PDFs erzeugt und der ausgehenden E-Mail angehängt. Ist in der Continia Document Output E-Mail-Vorlage für Servicerechnungen die Option Alle Berichte zu einem Dokument zusammenführen aktiviert, werden alle einzelnen Arbeitskarten der Rechnung zu einem einzigen PDF zusammengefasst. Andernfalls wird jeder Nachweis als separate Datei angehängt.

Berichte zusammenführen

Manuelle Aktionen auf gebuchten Servicerechnungen

In den Zeilen der gebuchten Servicerechnung können Sie die archivierte Arbeitskarte auch manuell mit Continia Document Output verarbeiten. Dazu stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Arbeitskarte E-Mail öffnen Diese Aktion öffnet den E-Mail-Editor mit der archivierten Arbeitskarte als Anhang.
Arbeitskarte senden Diese Aktion sendet die archivierte Arbeitskarte sofort als E-Mail.
Arbeitskarte über Warteschlange senden Diese Aktion legt die archivierte Arbeitskarte als E-Mail in die Warteschlange.
Arbeitskarte drucken Diese Aktion druckt die archivierte Arbeitskarte.
Arbeitskarte speichern Diese Aktion speichert die archivierte Arbeitskarte als PDF.

Servicerechnungszeilen

Checklisten an Servicedokumente anhängen

Mit dieser Funktion kann der Benutzer beim Versand über Continia Document Output Checklisten an gebuchte Servicerechnungen, gebuchte Servicegutschriften oder Arbeitskarten anhängen. Hierzu gibt es auf der Debitorenkarte das Feld Drucke Checklisten, über das festgelegt wird, welche Checklisten einem Dokument automatisch beigefügt werden, wenn es über Continia Document Output versendet wird.

Hinweis

Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine E-Mail-Vorlage für Checklisten vorhanden sein. Es ist wichtig, dass das Feld Bericht auf einen gültigen Bericht für Checklisten und das Feld Vorlagentabelle auf die Checklisten-Tabellen-ID gesetzt ist. Außerdem muss eine aktivierte E-Mail-Vorlagenzeile vorhanden sein.

Ist in der Continia Document Output E-Mail-Vorlage für das jeweilige Dokument die Option Alle Berichte zu einem Dokument zusammenführen aktiviert, werden alle erzeugten Dokumente zu einem einzigen PDF zusammengefasst. Andernfalls wird die Checkliste als separate Datei angehängt.

Drucke Checklisten

Import von Aptean Equipment DMS E-Mail-Vorlagen

Auf der Seite E-Mail-Vorlagen können Aptean Equipment DMS E-Mail-Vorlagen über die Aktion DMS-Vorlagen importieren importiert werden, ohne die Vorlagendateien selbst zu suchen oder anlegen zu müssen. Folgende Vorlagen werden bereitgestellt:

  • Archivierte Servicearbeitskarte
  • Inzahlungnahme
  • Tätigkeitsbericht

E-Mail-Vorlagen