Dokumentation TRASER Rental 365 x Continia Document Capture
Mit dieser App können Sie den Workflow zwischen Continia Document Capture und TRASER Rental 365 verbessern. Dazu wird eine Funktion im Bereich der Anmietungsrechnungen hinzugefügt, die den täglichen Arbeitsablauf deutlich vereinfacht.
Dieses Kapitel ist in folgende Abschnitte unterteilt:
Integration in das TRASER Role Center
Um einen besseren Überblick über die über Continia Document Capture eingehenden Rechnungen zu erhalten, haben wir die Rechnungen im Zusammenhang mit Anmietungsrechnungen in einem neuen Stapel dargestellt.
Um einen besseren Arbeitsablauf zu schaffen, haben wir die folgenden zusätzlichen Stapel zu den Continia Document Capture Aktivitäten hinzugefügt:
Anmietungsgenehmigung – Rechnungen
- Offene Anmietungsrechnungen
- Anmietungsrechnungen zur Genehmigung
- Freigegebene Anmietungsrechnungen
Anmietungsgenehmigung - Gutschriften
- Offene Anmietungsrechnungen
- Anmietungsrechnungen zur Genehmigung
- Freigegebene Anmietungsrechnungen
Neue Belegkategorie
Im Zuge der Implementierung einer neuen Belegkategorie für Anmietungen wurde die Möglichkeit geschaffen, Anmietungsrechnungen von den Kreditoren zu erhalten und sie in Continia Document Capture zu verarbeiten. Dabei erfolgt ein Auslesen der Vertragsnummern und eine automatische Übernahme der Vertragsinhalte in die Einkaufsrechnung bzw. Einkaufsgutschrift.
In den Belegkategorien befindet sich standardmäßig unter Bereit zur Registrierung eine neue Kategorie namens Anmietungsbelege. Diese Kategorie ermöglicht die automatisierte Erfassung eingehender Dokumente und die Generierung von Anmietungsrechnungen, wobei der Prozess analog zur bekannten Verarbeitung von Einkaufsrechnungen erfolgt. Funktionen entsprechen nahezu der Einkaufsrechnungsverarbeitung.
Automatische Datenerkennung
Im Belegkopf des Belegjournals der neuen Kategorie wurden die Felder Startdatum, Enddatum und Anmietungsvertragsnummer implementiert. Diese Felder sind nicht obligatorisch. Wurden jedoch keine Angaben zum Start- bzw. Enddatum aus dem Dokument extrahiert, wird beim Registrieren eine Abfrage angezeigt.
Auswahl der passenden Anmietungsverträge
Auf Grundlage der ausgelesenen Vertragsnummer öffnet Continia Document Capture eine gefilterte Ansicht, in der alle relevanten Anmietungsverträge des Kreditors angezeigt werden. Der Anwender hat die Möglichkeit, einzelne Vertragszeilen auszuwählen, Zeilen abzuwählen oder aber auch alle zu übernehmen. Diese Ansicht dient ausschließlich der Zuordnung der Belegdaten zu den entsprechenden Vertragspositionen.
Automatische Erstellung der Anmietungsrechnung
Nach erfolgter Selektion generiert das System automatisch eine Anmietungsrechnung inklusive der zugehörigen Vertragszeilen sowie der aus dem Dokument extrahierten Rechnungsdaten. Die Preise müssen aktuell noch manuell ergänzt werden. Die automatisch erzeugte Rechnung kann anschließend wie gewohnt geprüft, ergänzt, freigegeben und gebucht werden.