Einrichtung
Wird in der ELO-Abteilung der Punkt Einrichtung ausgewählt, so erhält man eine Übersicht über die
unterschiedlichen Einrichtungspunkte der Schnittstelle, die nachfolgend näher beschrieben werden.
ELO-Einrichtung
Die zentrale Einrichtung der Schnittstelle wird in der ELO-Einrichtung vorgenommen. Die Einrichtungsseite bietet dabei in separaten Reitern die Möglichkeit, eine entsprechende Einrichtung für die unterschiedlichen Funktionsbereich der Schnittstelle vorzunehmen. Die Reiter bieten dabei u. a. Einrichtungsmöglichkeiten für:
- den Datenexport,
- den Dateiablageexport,
- den Belegexport und -import,
- die ELO-Link-Einrichtung,
- Benutzer und
- Dimensionen.
Die ELO-Einrichtung bietet nachfolgende Einrichtungsfelder und Funktionen:
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Archivierungsmodus | An dieser Stelle kann der Archivierungsmodus der Schnittstelle gewählt werden. Es kann Archiv oder Workflow gewählt werden. Für die Einrichtung Workflow wartet NAV auf eine Freigabe des Belegs aus ELO, bevor der Beleg in NAV gebucht werden kann. |
| Datenexport Aktiv | Wenn der Datenexport aktiviert ist, werden die in der ELO-Exporteinrichtung hinterlegten Tabellendaten exportiert. |
| Sofortexport Daten | Ist dieser Haken gesetzt, werden Datenexporte der Schnittstelle sofort durchgeführt. Andernfalls werden die Exporte durch einen Dienst intervallmäßig getätigt. |
| Datenexport Hauptverzeichnis | In diesem Feld kann ein Hauptpfad für die ELO-Datenexporte angelegt werden. Innerhalb dieses Hauptverzeichnisses werden Unterordner für die einzelnen Exporttabellen angelegt. |
| Prozess Aktiv | Ist dieser Haken gesetzt, so kann die Funktionalität des ELO-Prozesses genutzt werden. Der Prozess kann hierüber separat vom Datenexport aktiviert und deaktiviert werden. Weitere Informationen zum Prozess in Kapitel 3.7. |
| Dateiablage Aktiv | Wenn die Dateiablage aktiviert ist, wird die ELO Drop Zone an verschiedenen Stellen von Microsoft Dynamics NAV zur Belegablage aktiviert. |
| Sofortexport Dateiablage | Ist dieser Haken gesetzt, werden Dateiablageexporte der Schnittstelle sofort durchgeführt. Andernfalls werden die Exporte durch einen Dienst intervallmäßig getätigt. |
| Dateiablagepfad | Gibt den Dateiablagepfad an. |
| Dateiablage Antwortpfad | Gibt den Dateiablage Antwortpfad an. |
| Belegexport Aktiv | Wenn der Belegexport aktiviert ist, werden NAV-Belege automatisch archiviert. |
| Sofortexport Belege | Ist dieser Haken gesetzt, werden Belegexporte der Schnittstelle sofort durchgeführt. Andernfalls werden die Exporte durch einen Dienst intervallmäßig getätigt. |
| Belegexportpfad | Gibt den Belegexportpfad an. |
| Belegexport | Antwortpfad Gibt den Belegexport Antwortpfad an. |
| Belegzeilen für Belege exportieren | Aktiviert die Funktion, Zeileninformationen beim Export von Belegen zusätzlich zu exportieren. Durch die Zeileninformationen kann eine vertiefende Verschlagwortung in ELO-DMS vorgenommen werden. |
| Archiviere Einkauf beim Buchen | Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Einkaufsbelege direkt beim Buchen archiviert. |
| Archiviere Verkauf beim Buchen | Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Verkaufsbelege direkt beim Buchen archiviert. |
| Archiviere Service beim Buchen | Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Servicebelege direkt beim Buchen archiviert. |
| ELO Belegaufruf URL | An dieser Stelle wird der ELO-Belegaufruf Link eingerichtet. |
| ELO Aktenaufruf URL | An dieser Stelle wird der ELO-Aktenaufruf Link eingerichtet. |
| ELO PostBox URL | An dieser Stelle wird der ELO-PostBoxaufruf Link eingerichtet. |
| Betragsprüfung | Ist der Haken gesetzt, wird für EK-Belege aus ELO vor dem Buchen geprüft, ob die importieren Beträge aus ELO mit den Beträgen des Belegs in NAV übereinstimmen. |
| Belegimportpfad | Gibt den Importpfad für Belege an. |
| Sachbuchungen trennen | Ist dieser Haken in der Einrichtung gesetzt, werden beim Buchen von EK-Belegen die Zeilenbeschreibungen in die Sachposten geschrieben. |
| Keine Wareneingangszuordnung erlauben | Ist dieses Feld aktiviert, werden Eingangsrechnungen dennoch aus der Schnittstelle erstellt, auch wenn keine Wareneingangszuordnung in NAV hergestellt werden kann. Andernfalls bleiben die Rechnungen im Import mit einem Fehler stehen, dass nicht genügend Lieferungen für diese Rechnungen vorhanden sind. |
| Keine Rücksendungszuordnung erlauben | Ist dieses Feld aktiviert, werden Eingangsgutschriften dennoch aus der Schnittstelle erstellt, auch wenn keine Rücksendungszuordnung in NAV hergestellt werden kann. Andernfalls bleiben die Gutschriften im Import mit einem Fehler stehen, dass nicht genügend Rücksendungen für diese Gutschrift vorhanden sind. |
| Zu- und Abschlagsaufteilung | Es kann zwischen den Optionen Zu gleichen Teilen, Betrag und Manuell die Aufteilung von Zu- und Abschlägen beim Belegimport gewählt werden. Durch die Schnittstelle werden die Zu- und Abschläge importiert und anhand der Option auf die Artikelzeilen verteilt. |
| Export Aufbewahrungsdauer | Gibt an, wie lange ELO-Exportposten in NAV aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Zeit werden die Datenexporte gänzlich gelöscht. Im Fall der Dateiablage oder der Reportexporte werden nur die PDF-Dateien oder Anhänge aus der Datenbank gelöscht. |
ELO-Mandanteneinrichtung
In der ELO-Mandanteneinrichtung findet eine Überleitung der NAV-Mandanten und der ELO-Mandanten statt. Es werden dabei die Mandanten der beiden Systeme miteinander verknüpft. Zusätzlich wird in dieser Einrichtung ein Mandantenwährungscode hinterlegt.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Mandantenname | An dieser Stelle werden die NAV-Mandanten für eine Verknüpfung ausgewählt. |
| ELO Mandantennr. | In der ELO-Mandantennr. kann die Nummer des jeweiligen ELO-Mandanten eingetragen werden. |
| Mandantenwährungscode | Der Mandantenwährungscode wird entweder automatisch nach Auswahl eines Mandanten aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung gezogen oder kann manuell hinterlegt werden. |
ELO-Exporteinrichtung
In der ELO-Exporteinrichtung werden die Exportpfade für die Archivierung hinterlegt. Zusätzlich kann eingerichtet werden, ob Vorgabe Dimensionswerte mit exportiert werden sollen.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Die Tabellen für den Datenexport können in dieser Spalte eingerichtet werden. |
| Name | Hier wird der Tabellenname aus der Spalte Tabellennr. angezeigt. |
| Exportpfad | Hier wird der Exportpfad für den jeweiligen Datensatz der Tabelle angegeben. |
| Export | Vorgabedimensionen Ist dieser Haken aktiviert, werden die Vorgabedimensionen für den ausgewählten Datensatztyp exportiert. |
| Sofortexport | Ist der Haken gesetzt, werden Datensätze dieser Tabelle sofort exportiert. Dazu muss der Haken Sofortexport Daten in der ELO-Einrichtung gesetzt sein. |
| Card Page ID | An dieser Stelle kann die Nummer der Kartenansicht für die entsprechende Tabelle hinterlegt werden. |
| Page Name | Zeigt den Namen der Kartenansicht aus Card Page ID an. |
| List Page ID | An dieser Stelle kann die Nummer der Listenansicht für die entsprechende Tabelle hinterlegt werden. |
| Page Name | Zeigt den Namen der Listenansicht aus List Page ID an. |
Eine beispielhafte Einrichtung der Exportpfade könnte wie folgt aussehen:
ELO-Ablagekategorien
In der Einrichtung der ELO-Ablagekategorien werden die Kategorien für die Drop Zone / Dateiablage (Factbox) hinterlegt. Dabei wird eingerichtet, mit welchem Kategoriencode Dateien archiviert werden, wenn diese über die Dateiablage über die entsprechende Tabelle hinzugefügt werden.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Hier wird die Tabellennr. für die ELO-Dateiablage hinterlegt. Der Datensatz gibt damit an, welche Kategorien bei der Verwendung der Drop Zone an dieser Tabelle zur Auswahl stehen. |
| Name | Hier wird der Tabellenname aus der Spalte Tabellennr. angezeigt. |
| Kategoriencode | Hier kann der Kategoriencode für die Ablagekategorie eingegeben werden. |
| Kategorienname | Hier kann der Kategorienname für die Ablagekategorie eingegeben werden. |
ELO-Link-Einrichtung
In der ELO-Link-Einrichtung werden Einrichtungen für die Parameter-Übersetzung zwischen NAV und ELO-DMS hinterlegt. Es wird dabei eingerichtet mit welchem Aufrufparameter und welchem ELO-Profil-Namen bestimmte Tabellendaten verwendet werden.
Die folgende Tabelle erläutert die Felder der ELO-Link-Einrichtung:
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Aufruftyp | Zur Auswahl für den Aufruftyp stehen Beleg, Akte oder Prozess. Über diese Optionsauswahl wird der Belegaufruf für ELO eingerichtet. |
| Tabellennr. | Hier wird die Herkunftstabelle des ELO-Aufrufes eingerichtet. |
| Name | Hier wird der Tabellenname aus der Spalte Tabellennr. angezeigt. |
| ELO Profile Name | Unter ELO Profile Name wird der Parameter des Profils für den Aufruf eingerichtet. |
Die folgende Tabelle erläutert die Felder der ELO-Feld-Link-Einrichtung:
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Feldnr. | In der Feldnr. kann ein Tabellenfeld der vorher ausgewählten Tabelle eingetragen werden. |
| Feldname | Hier wird der Feldname aus der Spalte Feldnr. angezeigt. |
| ELO-Parameter | An dieser Stelle kann ein Parameter für den ELO-Aufruf eingetragen werden. |
ELO-Report-Einrichtung
Die ELO-Report-Einrichtung steuert mit welchen Einstellungen Belege aus Microsoft Dynamics NAV archiviert werden. Es können dabei Berichtsoptionen hinterlegt werden, die für jeden archivierten Beleg bei der automatischen Archivierung während des Buchens verwendet werden.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Report ID | Hier kann eine Report ID für NAV-Berichte eingegeben werden. |
| Report Name | Hier wird der Report Name aus der Spalte Report ID angezeigt. |
| Archivierung Aktiv | Für die eingetragenen Datensätze kann mithilfe dieses Hakens die Archivierung des Beleges aktiviert werden. |
| Berichtsoption vorhanden | Zeigt an, ob Standard Berichtsoptionen hinterlegt wurden (s. u.). |
ELO-Buchungsmapping
Das ELO-Buchungsmapping wird für den Belegimport von ELO-DMS-Belegen in NAV benötigt, sofern ein Sachkonto kontiert wird, welches keine Einrichtung bezüglich der Steuerfelder hat. Es werden dabei MwSt.-Produktbuchungsgruppen und Produktbuchungsgruppen verknüpft. ELO liefert für Kontierungszeilen lediglich die MwSt.-Produktbuchungsgruppe zurück. Daher muss eine Produktbuchungsgruppe zum Buchen der Eingangsbelege hinterlegt werden.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| MwSt.- Produktbuchungsgruppe | Hier kann eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe ausgewählt werden. |
| Produktbuchungsgruppe | Hier kann eine Produktbuchungsgruppe zur vorher gewählten MwSt.-Produktbuchungsgruppe gewählt werden. |
ELO-Validierungseinrichtung
In der ELO-Validierungseinrichtung wird hinterlegt, in welcher Reihenfolge die Feld-Validierung bei importierten Belegen aus ELO-DMS erfolgt.
Die importierten Belege können z. T. nicht in der Reihenfolge der Feld-IDs aus Dynamics NAV validiert und als NAV-Beleg erstellt werden. Daher wird diese Einrichtungstabelle als Basis für die Belegerstellung importierter Belege herangezogen. Die importierten Feldwerte werden dabei in der Reihenfolge nach der Spalte Validierung validiert.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| Tabellennr. | Die Tabellennr. gibt an, für welche Tabelle die Validierungseinrichtung gilt. |
| Tabellenname | Hier wird der Tabellenname der ausgewählten Tabellennr. angezeigt. |
| Validierung | Hier kann durch Eintragen einer Nummer die Validierungsreihenfolge eingetragen werden. |
| Feldnr. | Diese Spalte gibt an, für welches Feld die eingerichtete Validierungsreihenfolge gilt. |
| Feldcaption | Hier wird der Feldname des ausgewählten Feldes angezeigt. |
Benutzereinrichtung
In der Standard-Tabelle Benutzer Einrichtung können für die Nutzung der ELO-Schnittstelle einige Felder benutzerspezifisch eingerichtet werden.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| ELO DropZone | Ist dieses Feld für den Benutzer aktiviert, dann steht die Nutzung der ELO Drop Zone zur Verfügung. |
| ELO Barcode drucken (Einkaufslieferung) | In diesem Feld können die Optionen Nie, Auf Nachfrage und Immer gewählt werden. Die Auswahl steuert dabei, ob beim Buchen einer Einkaufslieferung ein Barcode für ELO-DMS gedruckt werden soll. |
Dimensionen
An einer Dimension kann per Einrichtung hinterlegt werden, ob diese Dimension mit den dazugehörigen Dimensionswerten für ELO-DMS exportiert werden soll. Nach der Auswahl der entsprechenden Dimensionen stehen diese zur Kontierung in ELO-DMS zur Verfügung und können für die Schnittstelle verwendet werden.
| Feldname | Funktion für die ELO-Schnittstelle |
|---|---|
| ELO Export | Ist diese Option aktiviert, werden die Dimensionen und deren Dimensionswerte exportiert. Eine entsprechende Einrichtung in der ELO-Exporteinrichtung muss dafür vorliegen. |